In dem Maße, in dem Tagungs- und Konferenzorte in ganz Europa vor-Ort-Veranstaltungen wieder willkommen heißen und die Zuversicht der Planer kontinuierlich weiter wächst - nachdem sie sich in den letzten Monaten vor allem in virtuellen Veranstaltungspraktiken ausdrücken musste -, rückt die Frage, wie man sowohl die persönliche und online Eventkomponente optimal miteinander verschmelzen kann, rasch auf der Tagesordnung von Eventplanern nach oben.
Ein Rückblick der letzten Monate
Da viele Länder aufgrund von Covid-19 reihenweise dem Lockdown unterlagen, mussten Eventplaner lernen, schnell zu beurteilen, welche Veranstaltungen online stattfinden sollten und konnten, welche Technologie dafür zur Verfügung standen und wie die Ziele mit dem neuen virtuellen Medium erreicht werden konnten.
Für viele war dies im Endeffekt aber eine lohnende und augenöffnende Erfahrung. Er gab Eventplanern die Zeit, die ursprünglichen Ziele und KPIs in Frage zu stellen und jede Veranstaltung auf ihren ursprünglichen Zweck zu reduzieren - ob es sich dabei nun um Schulungen, Networking, Wissensaustausch oder interne Unternehmenskommunikation handelte.
Jene virtuellen Veranstaltungen, die versuchten, die Live-Version zu replizieren, waren jedoch selten erfolgreich. Die erwartete Bereitstellung von Inhalten und das Verhalten der Teilnehmer sind online sehr unterschiedlich und mussten daher angepasst werden.
Was wir aber sehen konnten: Eventplaner passten sich an und begannen zu verstehen, welche technischen Möglichkeiten für virtuelle und online Veranstaltungen benötigt wurden, je nachdem, wie komplex ihre persönlichen Veranstaltungen gewesen waren. Man erfand sich innerhalb des verfügbaren Budgets stets neu.
Hilfe und Rat kam auch von den Marketingabteilungen, die bereits an die Durchführung von Webinar-Programmen gewöhnt waren. Sie waren in der Lage, Eventplanern, die in diese neue virtuelle Welt eintraten, Technologiepakete und bewährte Marketingverfahren näherzubringen.
Dadurch lernten Eventplaner wie Marketingexperten zu denken, womit KPIs neu definiert wurden und Teilnahmedauer, Sessionsteilnahme und Konversionsraten zunehmend an Bedeutung gewannen.
Inzwischen wurden jedoch die Gespräche mit den Veranstaltungsorten neu belebt, Grundrisse mit reduzierten Kapazitäten werden in den Planungsmix aufgenommen, und das Wohlbefinden der vor Ort eintreffenden Teilnehmer wird in Kundengesprächen ebenso diskutiert wie die Frage, wie die Teilnehmer, die noch nur online dabei sein möchten, am Besten eingebunden werden können.
Eventplaner müssen sich erneut anpassen – dieses Mal an eine hybride Welt
Aber dieses Mal sind Sie vorbereitet.
Dieses Mal bringen Sie die nötige Erfahrung und mehr Fähigkeiten mit.
Und dieses Mal können Sie Ihr gesamtes virtuelles Know-how einsetzen, um mit einem klaren Verständnis Ihre Ziele festzusetzen, den die hybride Sessions, Konferenzen oder Veranstaltungen liefern müssen.
Erfolgsbausteine Ihrer hybriden Eventstrategie
Vergessen Sie Ihr Publikum nicht
In Ihrer virtuellen, eher marketingorientierten Denkweise werden Sie zweifellos viele Daten darüber erfasst haben, wer Ihre Online-Veranstaltungen besucht hat.
Ein Blick auf diese Daten wird zeigen, wie unterschiedlich Ihr virtuelles Publikum im Vergleich zu den vor-Ort-Besuchen in der Vergangenheit war. Denn ohne die Verpflichtung, die mit einer Anmeldegebühr, eines mehrtägigen Hotelaufenthalts und eines Flugpreises einhergeht, haben Sie möglicherweise ein weitaus größeres Publikum angezogen als bei Ihren vor-Ort Veranstaltungen.
Gut möglich, dass Ihre virtuellen Teilnehmer weniger vertraut mit Ihnen und Ihren Angeboten sind. Gut möglich ist es auch, dass Ihr Jobtitel von einer größeren Erfahrung mit den Inhalten zeugt oder eben von einer Unerfahrenheit. Wie auch immer sich Ihr Publikum verändert hat, Sie werden sich überlegen müssen, wie sich auch der Inhalt und die Gesamterfahrung einer hybriden Veranstaltung ändern müssen, um dieser breiteren Attraktivität gerecht zu werden.
Denken Sie auch daran, wie viel einfacher es war, die Anmeldezahlen für Ihre virtuellen Veranstaltungen in die Höhe zu treiben, aber wie hart Sie arbeiten mussten, um sie dazu zu bringen, sich tatsächlich anzumelden und teilzunehmen.
In der neuen hybriden Welt müssen automatisierte Registrierung, personalisierte Kommunikationen, rechtzeitige Erinnerungen und sogar ein Anruftag zwischen der Schaffung von Vertrauen bei denjenigen, die sich für eine persönliche Teilnahme entschieden haben, und der Gewissheit für diejenigen, die lieber online zuschauen, dass ihr Gesamterlebnis der Veranstaltung in keiner Weise verwässert wird, ein Gleichgewicht finden
Um dies zu gewährleisten, müssen Sie über die reine Webübertragung oder das Live-Streaming der Hauptrede hinausgehen.
Mit digitalen Zwillingen umgehen können
Eventplaner müssen in der Lage sein, sowohl die virtuelle als auch die vor-Ort-Variante zu „hybridisieren“, so dass sie sich gegenseitig ergänzen und einen höheren Erlebniswert bieten.
Eine Möglichkeit, dies zu erreichen, besteht darin, eine umfassende digitale Reproduktion verschiedener Eventelemente zu erstellen, die dann zusammen mit dem physischen Event veröffentlicht oder bei Bedarf als Ersatz für bestimmte Teile abgegeben werden können.
Funktionen wie der physische Begrüßungsempfang könnten mit digitalen Teasern oder Begrüßungsvideos der Redner vor der Veranstaltung kombiniert werden.
Wenn es keinen triftigen Grund gibt, warum alle Informationen, die von der Hauptrede geliefert werden sollen, live veröffentlicht werden müssen, warum geben Sie dem Publikum dann nicht vorher online Zugang zu bestimmten Höhepunkten, damit sie Fragen vorbereiten oder die Ergebnisse in virtuellen Chaträumen diskutieren können.
Überlegen Sie, wie virtuelle Zuhörer in den Zeiten, in denen bei der physischen Veranstaltung Kaffeepausen stattfinden, besser eingebunden werden können.
Digitale Partnerschaften sollten Gamifizierungselemente enthalten, die Online-Zuschauer dafür belohnen, dass sie sich aktiver beteiligen können oder es ermöglicht, sich über LinkedIn zu vernetzen oder zu verbinden.
Interaktion mit dem Publikum schaffen
Berücksichtigen Sie bei der Planung, welche Elemente Ihrer physischen Veranstaltung live übertragen werden sollen, die Interaktion mit dem Publikum.
Die Redner auf der Bühne müssen sehen, wie die Fragen der virtuellen Teilnehmer ankommen. Redner, die von entfernten Orten aus vor Kameras sprechen, müssen wissen, dass sich ein physisches Publikum mit dem, was sie sagen, beschäftigt.
Wenn Ihre virtuellen Elemente mehrere Sessions oder sogar mehrere Tracks umfassen, um sicherzustellen, dass sie unterschiedliche Zuhörer ansprechen, dann stellen Sie sicher, dass es sich um eine von Ihnen geleitete Erfahrung handelt, die ihnen hilft, die gewünschten Inhalte zu erkunden und zu finden.
In solchen Situationen bietet eine "Homebase" für Ihre virtuellen Veranstaltungsinhalte Ihren Teilnehmern einen zentralen Ort, an dem sie Sessions erkunden und auswählen, Referenten finden und personalisierte Tagesordnungen erstellen können.
Wenn die Teilnehmer sowohl physischer als auch digitaler Veranstaltungen alle Informationen, die sie benötigen, gut organisiert an einem zentralen Ort haben, ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass sie wiederkommen und engagiert bleiben.
Inhalte und Verbindungen
Bei der Planung der hybriden Agenda ist zu überlegen, ob die Zeitzone, in der die vor-Ort-Veranstaltung stattfindet, Auswirkungen auf ein globaleres virtuelles Publikum hat. Wenn dies der Fall ist, müssen Sie möglicherweise weitere aufgezeichnete Sessions oder personalisierte virtuelle Elemente hinzufügen, damit der Inhalt für alle zugänglich ist.
Auf großartige Inhalte folgt der Aufbau von Verbindungen.
Die physische Nähe von Präsenzveranstaltungen ermöglicht es den Teilnehmern, für die Dauer der Veranstaltung eine eigene Gemeinschaft zu bilden.
Wie stellen Sie diese Verbindungen virtuell her?
Bei persönlichen Veranstaltungen findet das Networking oft organisch statt, basierend darauf, wer neben wem sitzt und welche Einführungen auf dem Messeparkett gemacht werden. Virtuelle Veranstaltungen erfordern einen strukturierten und strategischen Ansatz, bei dem das Networking bereits im Vorfeld in Form von Breakouts, virtuellen Terminen und mehr in die Agenda eingebaut wird.
Zu den langfristigen Vorteilen der Hybridisierung von Veranstaltungen gehören die Möglichkeit, die Veranstaltung schneller zu skalieren und ein virtuelles Publikum zu gewinnen, eine Bibliothek mit Inhalten auf die Beine zu stellen, die dann wiederverwendet werden kann, sowie mehr Sponsoren anzuziehen und alternative Einnahmequellen zu erschließen.
Wenn also der richtige Zeitpunkt gekommen ist, ist eine perfekte Mischung aus virtuellem und persönlichem Eventmanagement zum Greifen nahe.
