Teilnehmermanagement – so gelingt Ihnen das Herzstück des Eventmanagements

Unter dem Begriff Teilnehmermanagement versteht man sämtliche Prozesse und Aufgaben, die im Zusammenhang mit dem Verwalten von An- und Abmeldungen der Teilnehmenden für ein Event stehen. Dabei geht heutiges Teilnehmermanagement deutlich über die reine Registrierung hinaus und inkludiert ebenfalls alle Kommunikationsmaßnahmen mit den potenziellen und tatsächlichen Eventgästen, wie der Versand von Einladungen, die Erfassung von Buchungen für einzelne Sessions, Rahmenprogramme, Hotelzimmer sowie An- und Abreise im Zusammenhang stehen. Je nach Komplexität und Art des Events treffen Aspekte davon auch auf Ihre Veranstaltung zu – oder eben auch nicht. In der Praxis zählen der Check-In sowie die Erfassung von Anwesenheiten für Weiterbildungszeiten oder -punkte sowie das Tracking des Verhaltens der Teilnehmenden ebenfalls dazu.  

Während das Teilnehmermanagement sich vor einigen Jahren auf die Erstellung von Anmeldelisten und die Ausgabe von Badges konzentriert hat, sind die Aufgaben heute vielfältiger geworden und die Ansprüche gestiegen. 

Eventgäste erwarten heute einen digitalen Anmeldeprozess sowie einen digitalen Check-In – beides möglichst einfach gestaltet und schnell in der Durchführung. Konkret: Kaum jemand bringt Verständnis für lange Warteschlangen am Einlasscounter auf oder für manuell erstellte, mit großer Zeitverzögerung versendete Eventtickets oder Anmeldebestätigungen.  

Synonym für “Teilnehmermanagement” werden auch die Begriffe “Gästemanagement”, “Event-Registrierungen”, “Event-Anmeldungen” oder “Anmeldeprozesse”, “Besuchermanagement” oder “Teilnehmerkommunikation” verwendet.  

Warum gutes Teilnehmermanagement für Ihr Event so wichtig ist 

Teilnehmermanagement ist ein bedeutender Teil des Eventmanagements. Dies hat gleich mehrere Gründe, unter anderem: 

• Teilnehmermanagement ist ein zeitaufwändiger Part des Eventmanagements, d.h. hier können Sie viele Ressourcen binden oder durch schlanke Prozesse und passende Software Zeit und Personal sparen. 
• Teilnehmermanagement ist nach außen sichtbar und damit unmittelbar für Ihre Teilnehmenden spürbar, ob Sie diese Prozesse im Griff haben und wie kundenfreundlich dies gestaltet ist. 
• Teilnehmermanagement wird immer herausfordernder, da die Erwartungen der Teilnehmenden stetig steigen und zugleich deren Anmeldungen immer kurzfristiger eintreffen. 
• Teilnehmermanagement wirkt sich auf den Erfolg vieler anderer Aspekte Ihres Eventmanagements aus, z.B. ob Sie ausreichend oder viel zu viel Catering und Bestuhlung eingeplant haben oder ob alle Rechnungen der Teilnehmenden bereits bezahlt wurden. 
• Teilnehmermanagement beinhaltet den Umgang mit personenbezogenen Daten und ist spätestens seit der Einführung der DSGVO für jede:n Veranstalter:in ein sensibler Bereich. 

Schauen wir uns das Teilnehmermanagement für Events einmal genauer an – vor, während und nach der Veranstaltung. 

Teilnehmermanagement vor dem Event 

Vor dem Event geht es vor allem darum, die Daten potenzieller Teilnehmenden so bereitzustellen, dass Sie auf diese von einem zentralen Ort zugreifen und von dort aus Einladungen versenden können.  

1. Erstellen Sie eine Gästeliste 
   Vor dem Event heißt es, eine Liste aller potenziellen Gäste zusammenzustellen, die Sie dann im zweiten Schritt ansprechen wollen. Falls Sie einen offenen Kreis von Personen ansprechen wollen, entfällt dieser Schritt. 
    

2. Laden Sie die Eventgäste ein 
   Versenden Sie - am besten aus Ihrer Teilnehmermanagement-Software - die Einladungen für Ihr Event. Denken Sie dabei an einen mehrstufigen Einladeprozess, aus Save-the-Date, Einladung mit konkreten Informationen sowie mehrere Reminder. Je besser Sie Ihre Einladelisten segmentiert haben und daraus eine zielgerichtete Kommunikation ableiten, umso höher wird die Anmeldequote sein.  
    
   Beachten Sie bei den Einladungen die Anforderungen der DSGVO und denken Sie von Anfang an an die Reduzierung der No-Show-Rate – beispielsweise durch geringe Kostenbeiträge, einfache Abmeldeoptionen, FOMO-Aspekte und regelmäßige Kommunikation.  
    

3. Erfassen Sie die Anmeldungen – am besten digital 
   Der Kern des Teilnehmermanagements ist die Registrierung Ihrer Gäste; idealerweise über ein Online-Anmeldeformular, welches Sie auf Ihr Event maßgeschneidert erstellen und der Zielgruppe zur Verfügung stellen. 
    
   Fragen Sie alles ab, was Sie für das Event wissen müssen – vom Hotelzimmer, über Essgewohnheiten bis zur Sessionbuchung. Doch seien Sie sparsam, auch im Sinne der DSGVO, mit dem Erheben von Daten. Je mehr Ihre Gäste das Gefühl haben, zu viele Daten preisgeben zu müssen, desto höher ist die Abbruchquote schon im Anmeldeprozess.  
    

4. Kommunizieren Sie regelmäßig mit Ihren Event-Teilnehmenden 
   Versenden Sie unbedingt direkt nach der Anmeldung eine automatisierte Anmeldebestätigung an die angemeldete Person. Lassen Sie anschließend die Kommunikation nicht abreißen und informieren Sie in regelmäßigen Abständen über die Updates rund um Ihr Event – neue Speaker:innen, neue Session, Promis, zusätzlich verfügbare Hotels. All das ist für Ihre Gäste meist von Interesse und sorgt dafür, dass sie das gebuchte Event “auf dem Schirm behalten”. 
    
   Direkt vor dem Event sollten Sie unbedingt die letzten Anreise- oder Login-Informationen erneut versenden. Das reduziert noch einmal die No-Show-Quote. 
    

5. Halten Sie Ihre Event-Website aktuell 
   Die Event-Website ist DIE zentrale Informationsquelle für die Teilnehmenden. Halten Sie alle Informationen stets aktuell und stellen Sie sicher, dass alle wichtigen Aspekte genannt oder erklärt werden: 
    

• Wann findet was wo statt? 
• Wer spricht? 
• Warum sollte ich unbedingt daran teilnehmen? 
• Wie gelange ich als Teilnehmer:in dorthin? 
• Wen kann ich bei Fragen wie kontaktieren? 

Denken Sie auch an die Pflichtangaben wie Impressum und Datenschutzerklärung.  

Teilnehmermanagement während des Events 

• die Anzeige von Kontaktinformationen anzeigen und deren Bearbeitung, einschließlich der Aufnahme eines neuen Profilbildes, 
• Einsicht in die Registrierungsdetails, einschließlich der Tagesordnung, Antworten auf Registrierungsfragen, Tisch- und Sitzplatzzuweisungen, Bestätigungsnummer und Registrierungsart 
• das Einsehen von Zahlungsinformationen sowie die Durchführung einer neuen Zahlung oder Spende  
• die Einsicht in die Teilnehmenden-Gruppe,  
• das Einchecken von Teilnehmenden in großen Mengen und Ersatzteilnehmenden 
• Anzeigen des Namensschilds von Teilnehmenden sowie die Bearbeitung und das Ausdrucken 
• Interne Notizen über Teilnehmende erstellen und anzeigen 

Übrigens: All das lässt sich mit der Cvent-Lösung einfach umsetzen. Darüber hinaus können Sie mit der Cvent-Software Begrüßungstexte und SMS-Benachrichtigungen erstellen und versenden. So können Sie beispielsweise beim Einchecken auf der Veranstaltung automatisch SMS-Benachrichtigungen an sich selbst senden lassen, wenn Sie wissen wollen, sobald Ihre VIPs oder Redner eingecheckt haben. Sie können sogar einen Vertreter oder eine Vertreterin benachrichtigen, dass ein:e Kund:in eingetroffen ist. Sie als Planende können auch veranlassen, dass Textnachrichten direkt beim Einchecken an die Teilnehmenden gesendet werden, um das Engagement vor Ort zu fördern. 

Teilnehmermanagement nach dem Event 

Teilnehmermanagement hört nicht am letzten Eventtag auf, sondern beinhaltet auch alle Prozesse rund um die Verwaltung der Eventgäste, der Kommunikation mit diesen sowie die Auswertung der Veranstaltung.