Veranstaltungen in Unternehmen werden oft inszeniert, um die Unternehmensstrategie zu kommunizieren, unternehmensinternes Verhalten zu ändern, ein Produkt oder eine Dienstleistung einzuführen, Mitarbeitende zu motivieren, zu schulen oder zu belohnen oder das externe Verhalten von Kunden gegenüber der Marke zu beeinflussen.
In vielen Fällen bringen sie die Mitarbeitenden des Unternehmens zusammen, unterstützen umfassendere Marketing- oder Sales-Initiativen oder schaffen Anreize für Teamleistungen.
Was ist Corporate Event Planung?
Die Planung von Corporate Events geht weit über die Organisattion von Meetings hinaus. Beispielsweise könnten Sie auch Kongresse, Ausstellungen und Teamevents, wie z. B. Incentives, Teambuilding, Motivationsveranstaltungen, Empfängen, Partys und Charity Events organisieren.
Die Planung und Durchführung einer erfolgreichen Unternehmensveranstaltung ist keine einfache Aufgabe. Es handelt sich in der Regel um einen monatelangen Prozess, der aus mehreren Phasen und einer Vielzahl von organisatorischen Schritten besteht.
Damit die Planung Ihre Firmenveranstaltungen ein Erfolg wird, finden Sie hier eine Zusammenfassung der Grundlagen:
- Arten von Corporate Events
- Eventbudget
- Ziel der Veranstaltung
- Suche nach einer Eventlocation
- Eventmarketing
- Engagement der Teilnehmer
- Checkliste für die Planung von Firmenveranstaltungen
Arten von Corporate Events
Wie bereits erwähnt, können Corporate Events von Firmenkonferenzen und internen Schulungsseminaren bis hin zu Teamausflügen oder Produktlaunches reichen. Bei der Planung jeder Art von Corporate ist es daher am besten, sie nach ihrer Größe zu beurteilen.
Micro Events
- auch bekannt als "einfache Veranstaltungen" - werden für bis zu 100 Teilnehmenden geplant und haben oft die Form von Workshops oder Schulungen.
Die Planungsanforderungen für Micro Events können lediglich eine Raumbuchung, Präsentationseinrichtungen, Erfrischungen für die Pausen und die Registrierung umfassen. Sie als "einfache Veranstaltungen" zu bezeichnen, kann jedoch irreführend sein, da eine kleines Seminar oder eine Bewirtung für 50 leitende Angestellte genauso kompliziert sein kann wie die Planung einer Konferenz für 500 Teilnehmenden.
Small Events
- sind Veranstaltungen mit 100 bis 250 Teilnehmenden. Dabei kann es sich um Seminare, Schulungen oder Teamkonferenzen handeln.
Die Eventplanenden organisieren beispielsweise ein Programm für die Hauptbühne und mehrere Break-out-Sessions sowie Mittagessen, Erfrischungen, audiovisuelle Einrichtungen, Online-Registrierung und Transport.
Midsize Events
setzen mehr auf Technologie. Dabei kann es sich um unternehmensweite Konferenzen für bis zu 1.000 Teilnehmenden oder um Leadership Summits für wichtige Kunden handeln.
Eine gebrandete Website, Kommunikation vor der Veranstaltung und eine mobile Event-App sollten Teil der Budget-Überlegungen sein. Die Teilnehmenden benötigen möglicherweise eine Hotelunterkunft sowie Shuttles, die sie zum Veranstaltungsort und wieder zurück bringen. Ein Empfang vor oder nach der Veranstaltung oder ein Abendprogramm können ebenfalls einen Teil dieses Events ausmachen.
Large-scale Events
benötigen häufig Event- und Marketing-Technologie, um Hotelzimmerbuchungen, Flüge für die Teilnehmenden, Budgets und Online-Anmeldungen zu verwalten.
Es kann sich um mehrtägige Events handeln, so dass Sie Aktivitäten außerhalb der Location, Abendessen, Partnerprogramme, eine Preisverleihung oder mehr einplanen sollten.
Personal, Catering, Registrierung, Redner- und Teilnehmer-Management müssen in großem Umfang sorgfältig geplant werden. Kongresse zum Beispiel können bis zu 10.000 Teilnehmenden anziehen und einige Tage dauern.
Das Event-Budget
Die Höhe des verfügbaren Budgets kann jeden Aspekt der Eventplanung beeinflussen – von der Wahl der Location und der Speaker bis hin zu Catering, Unterhaltung, Technik und Personal.
Entscheiden Sie, ob Ihr Budget nur aus Ausgaben besteht oder ob Sie es durch Einnahmen von Ausstellern, Sponsoren oder anderen externen Einnahmen ergänzen können.
Hat diese Veranstaltung bereits in der Vergangenheit stattgefunden? Wenn ja, nutzen Sie das vorherige Budget als Ausgangsbasis. Stellen Sie jedoch sicher, dass Sie die Inflation und die sich verändernden Bedürfnisse berücksichtigen.
Zahlen aus früheren Budgets sind hilfreich für die Einschätzung, wie viel bestimmte Anbieter ungefähr verlangen werden. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass Sie nicht zu viel bezahlen, wenn Sie Angebote einholen. Aber Achtung: In Zeiten drastisch steigender Energiekosten kann das in einigen Fällen ganz anders aussehen.
Jedes Veranstaltungsbudget muss jedoch flexibel sein. Unvorhergesehene Ausgaben sind keine Seltenheit und die Kosten für Lieferanten werden oft als Schätzungen und nicht als Festpreise angegeben. Daher ist es wichtig, dass Sie das Gesamtbudget entsprechend verwalten und einen Posten für unvorhergesehene Ausgaben einplanen.
Sobald Sie die Kostenvoranschläge aller Dienstleister und Partner eingeholt haben, sollten Sie eine umfassende Liste aller Budgetposten der Veranstaltung erstellen. Dazu gehören unter anderem die Miete der Location, AV, Speisen und Getränke, Unterkunft und Reisen, Honorare für Referenten und Referentinnen, Personalkosten, Marketing und Servicegebühren.
Für eine umfangreichere oder komplexere Budgetplanung sollten Sie sich nach Software für die Verwaltung von Corporate Events umsehen, die ein spezielles Modul für die Verwaltung des Budgets beinhaltet. Dies gewährleistet eine genaue Erfassung Ihrer Budgetdetails und hilft Ihnen bei der einfachen Nachverfolgung von Ausgaben, der Erstellung von Budgetberichten und dem Nachweis des ROI Ihrer Veranstaltung.
Ziel der Veranstaltung
“Was ist das Ziel der Veranstaltung?” sollte die erste Frage sein, die Sie sich stellen, wenn Sie ein Corporate Event planen. Indem Sie sich ein genaues Bild von den erwünschten Ergebnissen machen, können Sie effektiver planen und Ihre Ideen klarer kommunizieren kommunizieren.
Sobald Sie wissen, ob die Veranstaltung z. B.
- dem Aufbau des Markenbewusstseins,
- der Vermittlung der Unternehmensstrategie,
- der Belohnung und Motivation des Teams,
- oder der Einführung eines neuen Produkts oder einer neuen Dienstleistung dienen soll,
können Sie die Ziele festlegen. Daraus leiten Sie die richtigen Kennzahlen zur Verfolgung der Ergebnisse ab, bestimmen, wer daran teilnehmen soll und definieren Ihre sowie deren Erwartungen.
Wenn Sie SMART definierte Ziele für Ihre Veranstaltung haben, wird die Planung, das Marketing und die Einhaltung des Budgets viel einfacher.
Veranstaltungsziele sollten stets SMART sein
- Spezifisch: Was ist das gewünschte Ergebnis und bis wann wollen Sie es erreichen?
- Messbar: Return on Investment oder Return on Objectives... oder beides?
- Erreichbar: Vergewissern Sie sich, dass das Ziel der Veranstaltung auch tatsächlich erreicht werden kann, sonst wird es von den Führungskräften als misslungen betrachtet.
- Relevant: Das Ziel des Events muss einen Bezug zu den Unternehmenszielen aufweisen.
- Terminiert: Planen Sie ein, dass das Veranstaltungsziel zu einem bestimmten Zeitpunkt erreicht wird.
Die Suche und die Buchung einer Location
Die Ziele der Veranstaltung können auch die Wahl des Veranstaltungsortes bestimmen. Wenn die Beteiligten beispielsweise einen bleibenden Eindruck bei wichtigen oder potenziellen Kunden hinterlassen wollen, sollte die Location ihren Teil dazu beitragen und einen unvergesslichen "Wow-Faktor" bieten.
Weitere Faktoren, die die Wahl der Location beeinflussen, sind Budget, Kapazität, Lage, Verfügbarkeit und Logistik. Wenn Sie sich über diese Anforderungen im Klaren sind, können Sie eine Reihe von Hotels und Veranstaltungsorten in die engere Wahl ziehen, Angebote einholen und Besichtigungstermine vereinbaren.
Einige Hotel und Veranstaltungsorte bieten saisonale Preise an, so dass die Mietkosten zu bestimmten Terminen niedriger sein können. Erkundigen Sie sich, wie hoch die Kosten für die Location Ihrer Wahl an Ihrem Wunschtermin und zu alternativen Termine sind. Wenn Ihre Termine flexibel sind, können Sie sich vielleicht ein günstigeres Angebot an Ihrem Wunschort sichern.
Hat Ihr Corporate Event nur eine kurze Vorlaufzeit, sollten Sie nach Last-Minute-Angeboten Ausschau halten. Planen Sie hingegen eine Veranstaltung, die noch weit in der Zukunft liegt, sollten Sie sich nach Locations umsehen, die gerade renoviert werden oder noch nicht eröffnet sind. Diese sind normalerweise sehr an Ihrm Auftrag interessiert. So können Sie möglicherweise in der Lage, günstigere Konditionen auszuhandeln.
Drei Schritte bei der Suche nach der passenden Location
Schritt eins: Locations finden
Kennen Sie die Ziele und Anforderungen der Veranstaltung. Wenn Sie diese von Anfang an festlegen, können Sie den Suchprozess deutlich verkürzen.
Berücksichtigen Sie außerdem das Feedback der Teilnehmenden der vorangegangen Veranstaltung. Handelt es sich um ein jährliches Event? Haben die Teilnehmenden den Veranstaltungsort letztes Jahr schlecht bewertet, sollten Sie sich das Feedback genauer ansehen, um eine Location zu finden, die besser ankommt. Fragen Sie außerdem Ihr Team oder an andere Beteiligte und überlegen Sie gemeinsam, welche Faktoren am wichtigsten sind.
Schritt zwei: Schreiben Sie die perfekte Anfrage – RFP
Machen Sie deutlich, was diese Veranstaltung benötigt und was Sie mit dieser erreichen wollen. Gehen Sie ins Detail. Geben Sie so viele Informationen über Ihr Corporate Event an, wie Sie können. Wir wissen: Niemand redet gerne über Geld, aber Sie müssen Ihre ungefähren Budgetvorgaben mitteilen. Die Location ist einer der größten Kostenfaktoren eines Corporate Events und kann schnell Ihr Budget sprengen.
Machen Sie Ihre Fristen klar. Geben Sie ein Datum und ggfs. eine Uhrzeit an, die den Locationanbietern genügend Zeit für eine Antwort gibt.
Fangen Sie nicht bei Null an. Nutzen Sie eine Vorlage aus dem Internet.
Seien Sie bereit, alle Fragen zu beantworten, die die Location zu Ihrem RFP oder der Veranstaltung haben könnten.
Schritt drei: Bewerten Sie die Angebote
Mit einem Venue Sourcing Tool können Sie nach Veranstaltungsorten suchen und filtern und eine Ausschreibung an mehrere Hotels und Vernstaltungsorte gleichzeitig senden. Bewerten Sie anschließend die Angebote über das gewählte Tool oder übertragen Sie die Daten manuell in eine Kalkulationstabelle.
Erstellen Sie außerdem eine Liste aller weichen Faktoren. Achten Sie auch genau auf die Tagungsräume – sind die Größe und die Aufteilung für Ihre Veranstaltung geeignet?
Vergleichen Sie, wie entgegenkommend und hilfsbereit die Locations sind, um herauszufinden, wie hilfsbereit sie sein werden, wenn Sie sie für Ihr Corporate Event tatsächlich auswählen.
Machen Sie nun einige Besichtigungen. Jetzt sollten Sie bereits bestens vorbereitet sein. Sie haben Vorschläge, wissen, dass die Veranstaltungsorte im Budget liegen und über die benötigten Räume verfügen und können sich nun einen persönlichen Eindruck verschaffen.
Marketing für ein Corporate Event
Wenn Sie eine Marketingkampagne rund um Ihr Corporate Event aufbauen, fühlen sich die Teilnehmenden und Stakeholder stärker eingebunden und beteiligt. Außerdem können Sie so wichtige Anleitungen und Ankündigungen übermitteln, in der Gewissheit, dass Ihr Publikum dafür bereit ist.
Zum Marketing für Ihr Event gehören Teaser-E-Mails, Social-Media-Kanäle, eine eigene Website und eine mobile Event-App. Vielleicht möchten Sie auch Poster, Flyer, Pins und andere Accessoires entwerfen und erstellen, um die Vorfreude auf dieses zu steigern die Veranstaltung lange im Gedächtnis der Teilnehmenden zu halten.
Eine individualisierte Event-Website präsentiert die Highlights des Corporate Events und baut auf dem Konzept des Erlebnisses auf, bevor die Teilnehmer eintreffen. Eine Website kann auch den Anmeldeprozess optimieren und eine zentrale Anlaufstelle für die Buchung von Unterkünften oder Transportmitteln schaffen.
Das Design und die Benutzerfreundlichkeit Ihrer Event-Website sind entscheidend für den Erfolg Ihrer Veranstaltung. Achten Sie also besonders darauf, wie sie gestaltet und aufgebaut ist.
Mit den neuesten Softwarelösungen für das Management von Corporate Events ist die Erstellung einer individuellen Event-Website einfacher denn je geworden. Sie brauchen keine technischen Kenntnisse mehr und müssen auch nicht HTML lernen. Mit einem einfachen Drag-and-Drop-Tool können Sie eine komplette und zugleich attraktive Website von Grund auf erstellen.
Mit einer eigenen mobilen Event-App können die Teilnehmenden die Agenda einsehen, Benachrichtigungen über Aktualisierungen erhalten und ihr Networking planen. Außerdem können Sie den Teilnehmenden wichtige Informationen wie das WLAN-Passwort, Informationen zu den Sponsoren, Details zu den Hotels vor Ort oder die Anmeldeseiten für die Sessions anzeigen.
Werbung vor Ort sollte ebenfalls Bestandteil Ihres Marketings sein. Dazu gehören zum Beispiel Beschilderungen, Banner, Flyer und Broschüren.
Teilnehmer-Engagement
Laut einer Umfrage von Cvent und Edelman Intelligence unterscheiden sich die Erwartungen und Bedürfnisse der Teilnehmenden je nach Persona, Alter und Region erheblich.
So können sich beispielsweise die Erwartungen eines Millennials aus Großbritannien von denen eines Babyboomers aus Deutschland unterscheiden. Um jedem Teilnehmer und jeder Teilnehmerin ein einzigartiges und ansprechendes Erlebnis zu bieten, benötigen Sie einen soliden Event-Management-Plan - inklusive umfangreiches Wissen über die Teilnehmer-Personas Ihres Events sowie eine umfangreiche digitale Strategie.
Wenn ein Corporate Event kein Engagement erzeugen kann, wirkt sich dies auf die Fähigkeit der Teilnehmenden aus, Informationen oder Botschaften tatsächlich zu behalten.
Die Aufmerksamkeitsspanne der Menschen hat sich im Zeitalter der mobilen und digitalen Welt erheblich verkürzt. Deshalb müssen Veranstaltungsplaner und -planerinnen weg von "Tod durch PowerPoint"-Präsentationen und hin zu innovativeren Sessionformaten, die eine Informationsüberlastung vermeiden.
Der Einsatz der richtigen Event-Technologie, die Umsetzung von Feedback-Strategien wie Live-Umfragen, die Abstimmung von Zielen und Erwartungen und die Wahrung der Authentizität sollten oberste Priorität haben.
Plenarsessions sollten so gestaltet sein, dass sich die Teilnehmenden aktiv daran beteiligen können. Um dies zu erreichen, sollten Sie engagierte Redner undd Rednerinnen finden, Live-Umfragen, Q&A-Runden, Table Sessions und andere Methoden einsetzen. So halten Sie das Engagement und die Aufmerksamkeit der Teilnehmenden hoch.
Breakout-Sessions sollten Sie so gestalten, dass sie gezielte und wirklich interaktive Inhalte für Ihr Publikum bieten. Ein häufiger Fehler bei der Planung von Veranstaltungen besteht darin, sie in Mini-Keynotes zu verwandeln.
Zwei beliebte Formate für Breakouts sind:
Breakout-Sessions: Dieses Format wird in der Regel für Konferenzen oder Sales-Rallyes verwendet und bietet den Teilnehmenden die Möglichkeit, ein bestimmtes Thema zu vertiefen.
Breakout-Gruppen: Paare, Trios oder kleine Gruppen von bis zu 12 Teilnehmenden arbeiten zusammen, um ein Brainstorming durchzuführen, eine Übung zu absolvieren oder ein bestimmtes Geschäftsproblem zu analysieren. Breakout-Gruppen werden auch zum Üben von Skills im Rahmen von Schulungs- und Trainings sowie für Teambuildings eingesetzt.
Kaffee- und Mittagspausen sollten ebenfalls, aber nicht als einziges Networking-Format dienen. Erwägen Sie also Icebreaker-Sessions, Buffetstationen und andere freie Formate und Aktivitäten, um die Leute ins Gespräch zu bringen.
Mit einer umfangreichen digitalen Strategie können Sie vor und nach dem Corporate Event ein Gemeinschaftsgefühl aufbauen. Online-Communities können Sie über Social-Media-Netzwerke bilden oder über eine Event-App. Wichtig ist dabei, dass Ihre Event-App lange im Voraus verfügbar ist und über Social Features verfügt.
Die Woche vor der Veranstaltung ist entscheidend, um das Engagement der Teilnehmenden für Ihre Veranstaltung aufzubauen.
Wollen Sie die Energie und Spannung aufrechterhalten, erstellen Sie einen passenden und spannenden Countdown in Form von E-Mails oder Website-Updates mit ansprechenden Inhalten wie Quiz-Wettbewerben mit attraktiven Preisen, einer Vorschau auf die Keynotes und mehr.
Die vier wichtigsten Arten der Teilnehmerbindung
1) Einbindung in den Inhalt: Dies bedeutet, dass Sie den Teilnehmenden die richtigen Sessions, Ausstellungen und anderen Aktivitäten anbieten und so den Lerneffekt und den Wert ihrer Teilnahme maximieren.
2) Miteinander in Kontakt treten: Für viele ist Networking der Hauptgrund für die Teilnahme an einer Veranstaltung. Schaffen Sie als Planer oedr Planerin Networking-Möglichkeiten - egal ob vor Ort oder virtuell, einzeln oder in Gruppen - und bieten Sie so ein wertvollere Erlebnis für Ihre Teilnehmenden.
3) Kontaktaufnahme mit Sponsoren: Haben Sie bei Ihrer Veranstaltung Sponsorenverträge abgeschlossen, werden diese nach echten Kontakten mit den richtigen Teilnehmenden suchen.
4) Mit Ihnen in Kontakt treten: Kommunikation ist eine Zweibahnstraße und als Veranstalter bzw. Veranstalterin müssen Sie effektiv mit Ihren Teilnehmenden kommunizieren - sei es aus Werbe-, Beratungs- oder logistischen Gründen.
Planung von Online- und Hybrid-Events
Nicht alle Corporate Events müssen in Präsenz stattfinden. Die Planung von Online-Meetings und Events ist eine gute Wahl für Corporate Events. Wenn Sie sich für eine virtuelle Veranstaltung entscheiden, müssen Sie sich ein paar Fragen stellen. Planen Sie eine eher kollaborative Umgebung? Erlaubt Ihnen Ihre Technologie dies zu tun? Und wenn es sich um eine virtuelle Veranstaltung handelt, soll sie zwanglos oder formell sein? Ist der Inhalt ansprechend? Und unterstützt Ihre Plattform oder Ihr Webinartool Networking-Möglichkeiten? Der Planungsprozess unterscheidet sich kaum von dem einer Präsenzveranstaltung. Der Hauptunterschied liegt in der Produktion und Präsentation der Inhalte sowie in der verwendeten Event- und Video-Technologie.
Checkliste für die Planung von Corporate Events
Nutzen Sie diese 21 Schritte zusammen mit den oben erwähnten Best-Practice-Tipps und planen Sie Ihr Corporate Event effektiv sowie erfolgreich.
- Bestimmen Sie das Ziel, das Sie mit dieser Veranstaltung erreichen wollen.
- Bestimmen Sie die Zielgruppe, um den Tonalität der Veranstaltung und die zu erwartenden Ergebnisse festzulegen.
- Legen Sie fest, wie sich die Veranstaltung in die Gesamtstrategie des Unternehmens einfügt. Was sind die langfristigen Ziele?
- Erstellen Sie eine umfassende Liste aller Budgetposten.
- Ernennen Sie ein Planungsteam und weisen Sie die Verantwortlichkeiten zu.
- Legen Sie einen Zeitplan für die Planungstreffen fest.
- Legen Sie das Datum fest, an dem die Veranstaltung stattfinden soll.
- Erstellen Sie ein vorläufiges Budget auf der Grundlage vorheriger Kostenschätzungen und konkreten Angeboten.
- Erstellen Sie eine Liste der Anforderungen an den Veranstaltungsort
- Vergleichen Sie die Locations und verhandeln Sie.
- Planen Sie das Design der Veranstaltung.
- Engagieren Sie die Rednerinnen und Redner.
- Entwickeln Sie einen Marketingplan.
- Erstellen Sie einen Zeitplan, der ausreichend Zeit zwischen den Sessions und Aktivitäten sowie für mögliche Verzögerungen oder technische Schwierigkeiten vorsieht.
- Reservieren Sie Unterkünfte und Transport.
- Planen Sie Menüs für Mahlzeiten und Erfrischungen.
- Bereiten Sie Begleitmaterial für die Veranstaltung vor.
- Rekrutieren Sie Personal für die Veranstaltung.
- Planen Sie die Proben der Rednerinnen sowie der Redner – vor allem bei Online-Events.
- Kümmern Sie sich um die Nachbereitung der Veranstaltung mit den Vortragenden sowie den Teilnehmenden. Danken sie ihnen für die Teilnahme danken und teilen Sie die wichtigsten Erkenntnisse.
- Führen Sie Umfragen durch, holen Sie Feedback ein und stellen Sie die endgültigen Kosten für die Auswertung sowie die nächste Veranstaltung zusammen.
