Sicherheit geht vor: Sourcing von Eventlocations in 2020

Als Eventplaner konzentrieren Sie sich derzeit wahrscheinlich auf die Zukunft Ihrer Eventprogramme - auch wenn Sie von zu Hause aus arbeiten. Wenn persönliche Veranstaltungen wieder zurückkehren, müssen wir uns vor allem Gedanken über neue Herausforderungen machen. Herausforderungen, welche vor allem die Suche und die Gestaltung von Veranstaltungsräume betreffen. Dies bringt auch für Veranstaltungsorte neue Herausforderungen mit sich.

Eventplaner und Veranstaltungsorte müssen sich also mit Details auseinandersetzen, die sie bisher nicht berücksichtigt haben. Die Teilnehmer werden eine Umgebung mit sozialer Distanzierung und Gesundheitsprotokollen erwarten, so dass es wichtiger denn je sein wird, die perfekten Veranstaltungsorte zu finden und anzubieten, die sichere Eventerlebnisse bieten können. Die neue Herausforderung besteht dann darin, Veranstaltungsräume zu nutzen, die genügend Platz für sicherheitsgerechte Grundrisse bieten, ohne dass Eventplaner physisch vor Ort sein müssen.

Willkommen in der Zukunft der Veranstaltungsortbeschaffung

Die Beschaffungsstrategien für Veranstaltungsorte der Vergangenheit konzentrierten sich auf typische Faktoren wie Standort und Attraktivität des Reiseziels, Budgetierung, Transport, A/V, Tagungsräume, Nachtleben und Unterhaltung usw. All diese Aspekte sind nach wie vor zu 100 % zu berücksichtigen, wobei die neue Sicherheitsregelungen für Ihre Teilnehmer und Mitarbeiter das größte Anliegen ist. Sie müssen Ihre Anforderungen also anpassen, was bedeutet, dass Sie auf neue Art und Weise eng mit den von Ihnen gewählten Veranstaltungsorten zusammenarbeiten müssen.

Veranstaltungsorte finden, die Ihren Anforderungen entsprechen

Wir wissen, dass verschiedene Staaten und Ortschaften unterschiedliche Sicherheitsanforderungen haben, und Hotels und Veranstaltungsorte, die Aufträge für Meetings, Konferenzen und Messen an Land ziehen wollen, arbeiten sorgfältig daran, dass sie diese Anforderungen erfüllen. Und Ihre Organisation hat möglicherweise etwas strengere (oder etwas lockerere) Standards, als die staatlichen oder lokalen Sicherheits-Richtlinien. Auf Grund dieser neue Herausforderung, welcher Sie in Ihrem Beschaffungsprozess begegnen, müssen Sie eng mit den Veranstaltungsorten zusammenarbeiten, um Ihre Anforderungen sowie andere Richtlinien zu erfüllen. Darüber hinaus haben einige Ihrer Teilnehmer vielleicht Bedenken, Veranstaltungen zu besuchen, während andere es kaum abwarten können wieder an einer Veranstaltung teilzunehmen. Mit all diesen Überlegungen im Hinterkopf ist es ein guter Anfang, sich bei der Beschaffung zunächst auf die Grundlagen zu beschränken.

Dazu können die folgenden Fragen gehören, die Sie Ihrem zukünftigen Veranstaltungsort stellen möchten:

• Können Raum-Siegel an jeder Zimmertür angebracht werden, die darauf hinweisen, dass der Raum seit seiner letzten gründlichen Reinigung nicht betreten wurde?
• Wie sieht der Zeitplan für die Desinfektion der am häufigsten benutzten Gästebereiche aus?
• Welche Reinigungsrichtlinien gibt es für Turnhallen und Fitnessgeräte innerhalb des Hotels?
• Sind für Gäste zugängliche Desinfektionstücher & -mittel verfügbar? Wie sieht es mit Händedesinfektionsmitteln aus? Wie sieht es mit diesen in den Zimmern aus?
• Bieten sie kontaktloses Einchecken und schlüssellose Zimmer an?
• Welche Arten von innovativen Desinfektionstechnologien setzen sie ein?

Das gilt für 10 oder auch 10.000 Gäste. Wie der Veranstaltungsort oder das Hotel mit der sozialen Distanzierung umgeht, wird Ihre Teilnehmer beschäftigen. Sie werden auch wissen wollen, wie Sie vorhaben, einen Sicherheitsabstand zwischen allen Beteiligten zu wahren, bevor sie sich zur Registrierung und dann zur Teilnahme an Ihrer Veranstaltung verpflichten.

Bevor Sie eine Ausschreibung einreichen, sollten Sie die Grundrisse also sorgfältig prüfen. Sollten Ihre bevorzugten Hotels und Veranstaltungsorte Software zur Erstellung von Eventdiagrammen verwenden, ist das großartig! Wenn nicht, können Sie diese Hilfsmittel nutzen, um Tagungsräume digital zu visualisieren und zu gestalten.

Raumaufteilung und Umsetzung von Distanzierungsrichtlinien für Ihre Veranstaltung

Tools zur Erstellung von Eventdiagrammen erleichtern Ihnen die Arbeit, wenn Sie nicht vor Ort sein können, und helfen Ihnen, Ihren Sessionraum bequem von Ihrem Schreibtisch (oder Ihrer Couch!) aus zu planen. Sie können in Echtzeit zusammenarbeiten, um ein sicheres Veranstaltungserlebnis für alle Ihre Teilnehmer zu schaffen:

• Gestaltung Ihrer Veranstaltung unter Berücksichtigung sozialer Distanzierungs- und Sicherheitsrichtlinien, um sicherzustellen, dass Sie für jeden Raum die richtigen Teilnehmerkapazitäten haben
• Karte mit den Standorten von Händedesinfektionsstationen, Maskenstationen, wandmontierten Reinheitsstationen und mehr für öffentliche Bereiche
• Führen Sie eine Diagrammprüfung durch, um sicherzustellen, dass Ihr Layout die festgelegten Anforderungen erfüllt.
• Arbeiten Sie mit Interessengruppen zusammen und besuchen Sie Ihren Veranstaltungsort virtuell, um zu sehen, wie Ihre Veranstaltung bis ins kleinste Detail aussieht

Anpassung der Grundrisse, um eine sichere Umgebung für die Teilnehmer zu schaffen

Wenn es darum geht, sichere Veranstaltungen zu planen und zu veranstalten, sind digitale Tools zur Erstellung von Eventdiagrammen und virtuelle Rundgänge eine großartige Möglichkeit, soziale Distanzierung miteinzubeziehen

• - Teilnehmern, die sich über die sich verändernde Natur von Veranstaltungen Sorgen machen, den nötigen Seelenfrieden geben
• Befriedigung aller Sicherheitsrichtlinien und Einrichtung von Räumen in Übereinstimmung mit sozialen Distanzierungsmaßnahmen auf der Grundlage staatlicher und lokaler Richtlinien
• Kontaktloses Einchecken für stressfreies Ankommen der Teilnehmer
• Sicherstellen, dass der Versammlungsraum groß genug für die erwartete Teilnahme ist, und Überfüllung vermeiden
• Verwendung von Pfeilen zur Steuerung des Teilnehmerflusses, um eine reibungslose Teilnehmerreise innerhalb des Raumes anzuzeigen
• Einrichtung zugänglicher Handdesinfektionsmittelstationen an den idealen Standorten leicht zu finden

Veranstaltungsorte aus der Ferne sorgen für sicherere Veranstaltungen

Vergessen Sie alles, was Sie bisher über Platzbedarf wussten. Die soziale Distanzierung ändert alles. Ein Veranstaltungsort, an dem früher 500 Personen Platz hatten, kann diese jetzt nicht mehr beherbergen. Der Einsatz von Technologie wird Ihnen helfen, den richtigen Veranstaltungsort zu finden und wichtige Informationen von Hotels zu sammeln, um sicherzustellen, dass der Veranstaltungsort der neuen Normalität entspricht und die Bedürfnisse und Anliegen der Teilnehmer erfüllt. Sie können auf Diagramme zu einem Veranstaltungsort-Profil zugreifen, um ein wahres Gefühl für den Raum zu bekommen, ohne einen Besuch vor Ort machen zu müssen.

Mehr denn je muss das Wohlbefinden Ihrer Teilnehmer Ihre oberste Priorität sein. Sie müssen einer ängstlichen, widerwilligen Öffentlichkeit Sicherheit geben. Je mehr Organisatoren ein sicheres Erlebnis aufbauen und vermarkten können, desto wahrscheinlicher ist es, dass sie eine erfolgreiche, gut besuchte Veranstaltung haben.

Das bedeutet eine sorgfältige Planung jedes Teils des Veranstaltungserlebnisses, von der Suche und Verwaltung des physischen Raums am Veranstaltungsort bis hin zur Art und Weise, wie die Teilnehmer einchecken, sich durch Ihre Veranstaltung bewegen, Inhalte konsumieren und sich untereinander vernetzen.