Sie mieten Locations für Ihre Veranstaltungen an? Dann sollten Sie unbedingt an einige sicherheitsrelevante Aspekte beim Sourcing Ihrer Location(s) denken. Welche das sind, erfahren Sie in diesem Blogbeitrag.
Warum Sie eine flexible Sourcing-Strategie benötigen
Egal ob 9/11, Aschewolke, die Corona-Pandemie, Naturkatastrophen, Warnstreiks oder ähnliches – die Vergangenheit hat uns eindrücklich gezeigt, wie wichtig es ist, auf unvorhersehbare Ereignisse vorbereitet zu sein – auch bei der Auswahl von Locations für Firmenevents, Tagungen, Messen und ähnliche Veranstaltungen. Naturkatastrophen, politische Unruhen, Gesundheitskrisen oder andere unerwartete Herausforderungen können jederzeit und überall auftreten. Sie als Eventplaner bzw. Unternehmen müssen daher in der Lage sein, flexibel zu reagieren.
Wahrscheinlich haben Sie bereits Erfahrung mit unvorhergesehenen “kleineren” Störungen von Events gesammelt. Und hoffentlich hatten Sie einen Krisenmanagementplan, um diese zu bewältigen. Doch wenn es zu massiven, flächendeckenden Störungen kommt, sind die Auswirkungen und Risiken noch größer.
Willkommen in der Zukunft des Location-Einkaufs
Die Beschaffungsstrategien für Locations konzentrierten sich in der Vergangenheit auf typische Faktoren wie Standort und Attraktivität des Reiseziels, Budgetierung, Transport, A/V, Tagungsräume, Nachtleben und Unterhaltung usw. All diese Aspekte sind nach wie vor zu berücksichtigen, wobei Sicherheit für Ihre Teilnehmer und Mitarbeiter immer mehr an Bedeutung gewinnt. Sie müssen Ihre Anforderungen also anpassen, was bedeutet, dass Sie auf neue Art und Weise eng mit den von Ihnen gewählten Locations zusammenarbeiten müssen.
Minimieren Sie Risiken – mit einem Notfallplan
Die Minimierung von Risiken beginnt mit einem unternehmensweiten Bewusstsein für mögliche Gefahren – auch in der Eventplanung. Entscheidungen im Risikomanagement werden oft auf Basis der potenziellen Folgen getroffen. Doch erst, wenn Ihr Risikomanagement formalisiert und strategisch aufgesetzt ist, können Sie sich effektiv auf das Unvorstellbare vorbereiten.
Viele Unternehmen stehen vor der Herausforderung, überhaupt erst einen Notfallplan zu entwickeln. Dabei ist es entscheidend, dass Sie verschiedene Risikoarten berücksichtigen:
Risiken bei der Planung einer Sourcing-Strategie
- Regulatorische und gesetzliche Risiken: Behörden oder Branchenvorschriften können Einschränkungen auferlegen, z. B. Teilnehmerbegrenzungen während einer Pandemie.
- Vertragliche Risiken: Bevor Sie einen Vertrag unterzeichnen, sollten Sie ihn sorgfältig prüfen und rechtlich abklären lassen. Beachten Sie mögliche Einschränkungen, Stornierungs- oder Umbuchungsgebühren.
- Zahlungsrisiken: Was können Sie sich leisten? Gibt es versteckte Kosten, z. B. für Änderungen oder Stornierungen? Ein solides Budget hilft, finanzielle Überraschungen zu vermeiden.
- Sicherheitsrisiken: Von Naturkatastrophen bis hin zu politischen Unruhen – unerwartete Ereignisse erfordern einen umfassenden Krisenplan, um die Sicherheit aller Teilnehmer zu gewährleisten. Die Sicherheitsmaßnahmen sollten auch im Vertrag mit dem Veranstaltungsort berücksichtigt werden, da externe Faktoren jederzeit Änderungen erforderlich machen können.
Sicherheit und Schutz gewährleisten
Sicherheit und Schutz sind weiterhin zentrale Aspekte bei Veranstaltungen. Hier sind einige Maßnahmen, die Ihnen helfen, sichere Veranstaltungsorte und Locations auszuwählen:
- Entwickeln Sie einen Krisenmanagementplan: In Krisenzeiten müssen Sie schnell handeln und kommunizieren können – manchmal zählt manchmal jede Minute. Daher ist es wichtig, dass Sie einen Kommunikationsplan haben, um Ihre Teilnehmenden schnell zu informieren und Verantwortlichkeiten für eventuelle Änderungen festzulegen.
- Partnerschaften mit zuverlässigen Dienstleistern eingehen: Transportanbieter, Hotels und Drittanbieter müssen vertrauenswürdig sein und regelmäßig ihre Sicherheitskonzepte überprüfen.
- Präventive Maßnahmen ergreifen: Neben einem Notfallplan ist es sinnvoll, dass Sie präventive Maßnahmen definieren und diese transparent an Mitarbeiter und Teilnehmer zu kommunizieren.
Erstellen und nutzen Sie neue RFP-Vorlagen
Beim Erstellen von Angebotsanfragen (Requests-For-Proposals) sollten Sie sicherstellen, dass Sie und alle im Einkaufsprozess beteiligten Personen Sicherheitsanforderungen berücksichtigen und diese stets aktuell halten. Je nach Eventtyp und -größe variieren die Anforderungen. Eine detaillierte Liste mit maßgeschneiderten Fragen hilft Ihnen dabei, sicherzustellen, dass Sie und Ihr Gegenüber in der Location alle relevanten Gesundheits- und Sicherheitsinformationen erfassen.
Empfehlungen für eine sichere RFP-Erstellung:
- Nutzen Sie Datenbanken: Veranstaltungsorte bzw. Locations sollten in einer aktuellen Datenbank mit Angaben zu ihren Sicherheitsstandards führen.
- Stellen Sie standardisierte Fragen: Frage gezielt nach den Maßnahmen der Veranstaltungsorte, z. B.:
- Sind alle Mitarbeiter in Sicherheitsprotokollen geschult?
- Gibt es Fluchtwege und sind diese gut ausgeschildert und jederzeit frei zugänglich?
- Was passiert im Falle eines Feuers, Stromausfalls, einer Bombendrohung, eines Unfalls etc.?
Raumaufteilung und Evakuierungspläne für Ihre Veranstaltung
Tools zur Erstellung von Eventdiagrammen erleichtern Ihnen die Arbeit, wenn Sie nicht vor Ort sein können und helfen Ihnen, Ihren Tagungsraum bequem von Ihrem Schreibtisch aus zu planen. Sie können in Echtzeit mit der Location zusammenarbeiten, um ein sicheres Veranstaltungserlebnis für alle Ihre Teilnehmer zu schaffen:
- Gestalten Sie Ihre Veranstaltung unter Berücksichtigung von Sicherheitsrichtlinien, um sicherzustellen, dass Sie für jeden Raum die richtigen Teilnehmerkapazitäten und Evakuierungsmöglichkeiten haben.
- Prüfen Sie mit einem digitalen Tool, ob Ihre Raumaufteilung den festgelegten Anforderungen erfüllt.
- Besuchen Sie Ihren Veranstaltungsort virtuell, um zu sehen, wie Ihre Veranstaltung bis ins kleinste Detail aussieht.
Wenn es darum geht, sichere Events zu planen und zu veranstalten, sind digitale Tools zur Erstellung von Raumaufteilungen und virtuelle Rundgänge eine großartige Möglichkeit, die korrekten Kapazitäten und das Crowd-Management zu planen.
Das hybride oder virtuelle Event – der Plan B sorgt für sicherere Veranstaltungen
Der Einsatz von Technologie hilft Ihnen, den richtigen Veranstaltungsort zu finden, wichtige Informationen von Hotels zu sammeln und virtuelle oder hybride Events durchzuführen. So können Sie Ihr Event auch dann durchführen, wenn Naturkatastrophen oder ähnliche Risiken Ihnen einen Strich durch die ursprüngliche Planung Ihres Präsenzevents machen. Ihre Teilnehmer und Ihre Auftraggeber werden es Ihnen danken.
Fazit
Die sichere Beschaffung von Veranstaltungsorten erfordert heute mehr denn je eine strategische Herangehensweise, die über traditionelle Faktoren wie Budget, Standort und Infrastruktur hinausgeht. Ein umfassendes Sicherheitskonzept beginnt bereits in der Planungsphase und setzt sich in der Auswahl geeigneter Locations fort. Digitale Tools wie virtuelle Besichtigungen, Raumplanungs-Software und standardisierte RFP-Prozesse helfen dabei, potenzielle Risiken frühzeitig zu erkennen und präventive Maßnahmen festzulegen. Ebenso sollten Eventplaner sicherstellen, dass ihre Verträge flexibel genug sind, um auf unvorhergesehene Änderungen reagieren zu können. Hybride und virtuelle Eventformate bieten Ihnen zusätzliche Alternativen, um Veranstaltungen selbst bei unerwarteten Störungen durchführen zu können.
