Wussten Sie, dass es mittlerweile mehr als 300 Tools, Plattformen und Software für die planung und Durchführung von virtuellen und hybriden Veranstaltungen gibt? Durch die Pandemie mussten sich nicht nur Eventplanende im virtuellen Veranstaltungsmanagement und -design weiterbilden, es entstand auch eine Vielzahl neuer Plattformen, Technologien und Tools, um digitale Event-Erlebnisse möglichst attraktiv zu gestalten.
Da die Eventbranche wieder boomt und die Nachfrage nach Präsenzveranstaltungen stetig steigt, müssen Sie entscheiden, welche Elemente virtueller Veranstaltungen dem Live-Erlebnis zugute kommen und wie Sie Ihr neu gewonnenes digitales Wissen am besten integrieren können. Schließlich können digitale Komponenten wie Studioproduktion, Video-Streaming sowievorab aufgezeichnete Inhalte zu Erfolg einer Veranstaltung jedes Formats beitragen. Natürlich werden auch die rein virtuellen Events nicht einfach wieder "verschwinden". Daher ist jedoch heute wichtiger denn je, sicherzustellen, dass Faktoren wie Strategie, Budget, Veranstaltungsortauswahl und Teilnehmermanagement mit den Zielen Ihres Unternehmens für die Durchführung verschiedener Arten von Events übereinstimmen. Und dass Ihr Eventprogramm auch in Zukunft (ob hybrid, virtuell oder vor Ort) ein wichtiger Teil des Unternehmensmarketing-Mix bleibt. Kehren wir daher zum Wesentlichen zurück und beginnen mit den Veranstaltungszielen.
Ziele von Präsenzveranstaltungen
„Was ist das Ziel der Präsenzveranstaltung?“ Dies sollte die erste Frage sein, die Sie stellen, wenn Sie ein B2B Event planen. Indem Sie ein tiefes Verständnis für die Ergebnisse erlangen, können Sie effektiver planen und Ihre Ideen besser kommunizieren. Sobald Sie wissen, ob das Event-Ziel der beispielsweise darin besteht, die Markenbekanntheit zu steigern, die Geschäftsstrategie zu kommunizieren oder ein neues Produkt oder eine neue Dienstleistung auf den Markt zu bringen, können Sie Ziele festlegen und die richtigen Kennzahlen (KPIs) festlegen. Entscheiden Sie, ob Ihre Veranstaltung vor Ort oder auch hybrid stattfinden soll und definiereen Sie Teilnehmer-Personas. Wenn Sie klar definierte Ziele und Vorgaben für Ihre Veranstaltung haben, wird die Planung, Werbung und die Einhaltung Ihres Budgets viel einfacher. Mehr ber smarte Ziel für Präsenzveranstaltungen erfahren sie in diesem Blogbeitrag.
Den perfekten Veranstaltungsort finden
Die Ziele der Präsenzveranstaltung können auch die Wahl des Veranstaltungsortes beeinflussen. Wenn Stakeholder beispielsweise bei potenziellen Kunden einen bleibenden Eindruck hinterlassen möchten, muss der Veranstaltungsort seinen Teil dazu beitragen und für einen Wow-Effekt sorgen. Wenn es ein virtuelles Angebot gibt, wünschen Sie sich evtl. einen Veranstaltungsort mit einem Hybrid-Event-Studio oder zusätzlicher technischer Unterstützung. Weitere Faktoren, die Ihre Event-Locationwahl beeinflussen, sind Budget, Kapazität, Lage, Verfügbarkeit und Logistik. Wenn Sie diese Anforderungen genau kennen, können Sie eine Reihe von Veranstaltungsorten in die engere Auswahl nehmen, Anfragen für schriftliche Angebote (RFPs) verschicken und Besichtigungen entweder online vo Ort vereinbaren. Viele Hootel und Veranstaltungsorte verzeichnen möglicherweise eine hohe Auslastung durch die starke Nachfrage nach der Pandemie, beginnen Si daher ihre Suche frühzeitig.
Kennen Sie Cvent Venue Sourcing? Das Online-Portal, mit dem Sie Ihre Event-Location oder Ihr Tagungshotel finden. Ganz ohne Provision, ohne Kosten, ohne Gebühren. Ob Berlin oder Berchtesgaden – tagen Sie, wo Sie wollen. Die Suchergebnisse auf der Plattform verraten Ihnen auch gleich mehr über das Hotel oder die Location:
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Budget für Präsenzveranstaltungen
Das Budget kann jeden Aspekt der Eventplanung beeinflussen, von der Wahl des Veranstaltungsortes und der Redner bis hin zum Umfang von Catering, Unterhaltung, Technologie und Personal. Es kann darüber entscheiden, welche Rolle virtuelle Veranstaltungen in Ihrer zukunftsorientierten Präsenz-Eventplanung spielen oder wie Sie den virtuellen Teil einer Hybridkonferenz gestalten.
Haben Sie in der Vergangenheit bereits ähnliche Events organisiert? Wenn ja, verwenden Sie das vorherige Budget, um eine Basislinie festzulegen, stellen Sie jedoch sicher, dass die Inflation und Ihre sich entwickelnden hybriden Bedürfnisse berücksichtigt werden. Zahlen aus früheren Budgets sind hilfreich, um ein klareres Bild davon zu vermitteln, wie viel bestimmte Lieferanten möglicherweise verlangen. Nutzen Sie diese, um sicherzustellen, dass Ihnen nicht zu viel berechnet wird, wenn Sie sich an Lieferanten wenden, um erste Angebote einzuholen. Denken Sie daran, dass jedes Veranstaltungsbudget eine gewisse Flexibilität erfordert. Unvorhergesehene Ausgaben kommen häufig vor und Lieferantenkosten werden oft als Schätzungen und nicht als Festpreise angegeben. Daher ist es wichtig, dass ein Gesamtbudget entsprechend verwaltet wird und ein Notfallfonds vorhanden ist.
Viel kann auch davon abhängen, ob die Veranstaltung monetarisiert wird oder nicht. Ticketverkäufe, Sponsoring und Standbuchungen können dazu beitragen, die Budgets aufzubessern, aber durch das Hinzufügen virtueller Elemente könnten Sie zusätzliche Einnahmen mit Verzeichnissen mit Sponsorenmarke, vorab aufgezeichneten Inhalten, Live-Streaming-Sessions, Webseiten, Online-Networking-Events, Blogbeiträgen und herunterladbaren Inhalten generieren Produktbroschüren, Chat-Lobbys und mehr.
Mit zusätzlichen kostenpflichtigen Podcasts, Webinar-Reihen, digitaler Display-Werbung und Übernahmen in sozialen Medien können Sie die Sichtbarkeit Ihrer Sponsoren sogar über die Dauer Ihrer Präsenzveranstaltung hinaus sicherstellen.
Überzeugende Event-Websites für Ihre Präsenzveranstaltungen
Wer Präsenzveranstaltungen vermarkten möchte, braucht eine überzeugende Event-Website. Die muss alle wichtigen Informationen enthalten und zugleich Interesse wecken. I Iealfalls sollten Teilnehmende auf Ihre Community, Ihre Sprecher, Ihre Sponsoren, Ihre Location gespannt sein. Zudem sollte Ihre Event-Website nahtlose Regsitrierung und Kommunikation ermöglichen, so dasss Sie zum Beispiel E-Mailings aus einem einzigen Datenpool und -tool heraus gestalten können.
Die kontaktlose Badge-Lösung für Präsenzveranstaltungen
Auch nach der Pandemie sind kontaktlose Badge-Lösungen ein Muss. Sie machen Ihren Einlass schneller, hygienischer und oftmals kostengünstiger als durch den Einsatz vieler Helfer am Check-In.
Matchmaking, Event-App und Broadcasting für Ihre Präsenzveranstaltungen
Weitere digitale "Helferlein" unterstützen Sie vor Ort und erleichtern schnelle Kommunikation mit den Teilnehmenden sowie das Matchmaking.. Hervorragend eignen sich dafür Event-Apps wie sie unter anderem Cvent anbietet. Integrierte Matchmaking-Funktionen wie das “1:1 Appointment Tool” machen es Ihren Teilnehmern leicht, sich auf Ihrem Event zu vernetzen.
Darüber hinaus erwarten Teilnehmer heutzutage eine Live-Übertragung oder ein On-Demand Angebot von Ihrem Event. Eine sehr flexible und zugleich super leicht bedienbare Lösung halten wir für Sie ebenfalls parat: "Cvent Studio".
Fazit
Die Bedeutung der physischen Kommunikation zum Aufbau menschlicher Verbindungen, zur Behandlung sensibler Themen, zum Sammeln von Feedback sowie zur Stärkung von Glaubwürdigkeit und Vertrauen wird dafür sorgen, dass Präsenzveranstaltungen ein fester Bestandteil unserer Zukunft sind. Doch mit neu erworbenen Fähigkeiten und vertrauenswürdigen Technologiepartnern sind virtuelle Veranstaltungen sowie digitale Komponenten vor Ort mittlerweile eine wichtige Ergänzung in Ihrer Präsenz-Veranstaltungsplanung .
