Bei der Personalplanung für ein Hybrid-Event geht es um mehr als nur um die Besetzung von Positionen. Ihr Personal kann über Erfolg oder Misserfolg Ihrer Veranstaltung entscheiden. Deshalb ist es wichtig, dass Sie strategisch denken. Worauf Sie dabei achten sollten, erfahren Sie in diesem Beitrag – am Beispiel unserer eigenen Veranstaltung “Cvent CONNECT”.
Betrachten Sie die Personalplanung als eine strategische Aufgabe
Die Personalplanung für ein Event ist mehr als nur das Finden von Mitarbeitern für bestimmte Aufgaben. Es ist das Herzstück Ihrer Eventstrategie. Denn es sind die Menschen hinter Ihrem Event, die ein großartiges Erlebnis möglich machen. Oder eben auch nicht.
Die strategische Besetzung einer hybriden Veranstaltung ist zwar von entscheidender Bedeutung, muss aber keineswegs kompliziert sein. Welche strategischen Überlegungen wir bei Cvent CONNECT berücksichtigt haben, wollen wir Ihnen mit diesem Beitrag verraten.
In der Vergangenheit haben wir unsere Konferenzen ausschließlich mit internen Mitarbeitern durchgeführt. Die Mitarbeiter wurden im Minutentakt eingeteilt. Dabei mussten sie mal zu einem Vortrag in einer Session laufen und dann wieder zum Scannen der Teilnehmer an der Tür für einen anderen Breakout-Raum zur Verfügung stehen. Im Laufe der Zeit haben wir jedoch festgestellt, dass diese Methode dazu führt, dass die Teammitglieder verstreut sind und ihre Stärken nicht voll ausschöpfen können. Aus diesem Grund haben wir einen strategischen Ansatz gewählt, um sowohl für die Teilnehmer als auch für die Mitarbeiter den größtmöglichen Nutzen zu erzielen.
Da Cvent CONNECT in diesem Jahr ein Hybrid-Event war, wurde die Personalbesetzung komplexer. Schließlich benötigten wir nun Mitarbeiter für die Betreuung der Sessions und der Teilnehmer vor Ort und von denen online. Das Ergebnis? Eine hybride Lösung für unsere Personalplanung, die aus Mitarbeitern vor Ort, Mitarbeitern am Bildschirm, internen Mitarbeitern und externen Mitarbeitern bestand.
Was Sie daraus für Ihre Veranstaltung ableiten können
Um Ihren Personal-Bedarf zu ermitteln, stellen Sie sich Fragen wie:
- Welchen Wert wird die konkret zu besetzende Position für Ihr Event haben?
- Handelt es sich um eine bestimmte Funktion oder haben Sie an dieser Stelle die Chance, neue Kunden zu gewinnen?
- Können Sie jemanden schnell und effizient schulen, damit er diese Aufgabe erfüllen kann?
- Brauchen Sie einen Experten an dieser Position, um die größtmögliche Wirkung zu erzielen?
Entwickeln Sie einen Prozess für die Personalplanung bei Events
Damit Sie Ihr Hybrid-Event strategisch erfolgreich besetzen, ist es wichtig, dass Sie einen klaren Prozess zu definieren. Ein guter Prozess für die Personalplanung bei Ihren Events stellt sicher, dass alle wichtigen Rollen besetzt sind und dass die richtigen Leute die richtigen Aufgaben übernehmen.
Die Personalbesetzung für hybride Events muss jedoch nicht komplex sein. Der Prozess beinhaltet im Kern die Zuweisung eines Verantwortlichen für die Personalplanung und die Entwicklung einer Bedarfsliste.
In großen Unternehmen kann ein funktionsübergreifendes Team die Personalplanung übernehmen, in kleineren Unternehmen kann es auch eine Einzelperson sein. Bei Cvent CONNECT haben wir ein zentrales Komitee zur Personalpanung eingesetzt, um Empfehlungen für die einzelnen Positionen zu sammeln und um in einem gemeinsamen Dokument die Anforderungen an alle Positionen, aber auch von allen beteiligten Abteilungen im Unternehmen zu ermitteln. So waren wir in der Lage bei der Personalplanung strategischer vorzugehen. Denn unser System half uns dabei, klar zu definieren, welche Rollen wir besetzen mussten wollten und wer sie am besten ausfüllen konnte.
Unser Komitee diente uns als Anlaufstelle, wobei die Mitglieder ihre unterschiedlichen Perspektiven einbrachten. Wir hatten Mitglieder aus vielen verschiedenen Abteilungen: Vertrieb, Marketing, Kundendienst und Technik.
Praxistipp: Wenn Sie kein formelles Komitee haben, können Sie ein Gruppen-Chat-Tool wie Slack oder Google Chat verwenden. So vereinfachen Sie das Sammeln von abteilungsübergreifendem Feedback.
Nachdem unser Komitee eingerichtet war, haben wir in drei einfachen Schritten mit den Event-Verantwortlichen über ihre Bedürfnisse gesprochen und offene Positionen ermittelt. Schließlich haben wir die Anforderungen für jede Position detailliert beschrieben. Dieser standardisierte Ansatz erleichterte die Erstellung des gesamten Personalplans.
Was Sie daraus für Ihre Veranstaltung ableiten können
Beantworten Sie diese drei Fragen, um den Personalbedarf für Ihre Veranstaltung zu ermitteln:
- Welches sind die Programmbereiche? Welche sind in Präsenz, welche gibt es online?
- Welche Positionen benötigen Sie in jedem Programmbereich?
- Was sind die Anforderungen für jede Position?
Berücksichtigen Sie die Bedürfnisse des Onsite- und des Online-Publikums
Wenn Sie ein hybrides Event organisieren, müssen Sie die Bedürfnisse beider Zielgruppen berücksichtigen. Berücksichtigen Sie jede Teilnahmevariante und überprüfen Sie, welche Skills an den zu besetzenden Positionen erforderlich sind, damit das jeweilige Publikum bestmöglich betreut werden kann.
"Wir haben CONNECT bereits als reine Präsenz- und als reine Online-Veranstaltung durchgeführt. Das hybride Format war auch für uns Neuland und im Grunde betreuten wir zwei verschiedene Veranstaltungen. Das war eine völlig neue Herausforderung."
Samantha Efthimiades
Die Personalplanung für hybride Veranstaltungen kann schwierig sein. Es gibt keine Lösung, die für alle Fälle und jedes Event passt. Schließlich finden hier zwei Veranstaltungen gleichzeitig statt – und das in unterschiedlichster Kombination und Komplexitätsgrad. Einiges unserer ursprünglichen Personalplanung erschien uns solange sinnvoll, wie wir jede Veranstaltung separat betrachteten. Doch als wir die beiden Events übereinander gelegt betrachteten, änderte sich unsere Herangehensweise komplett.
Wenn Sie an Ihr Präsenz-Publikum denken, sollten Sie auch an die Online-Teilnehmer denken und daran, was es für dieses Publikum bedeutet – und umgekehrt. Es war auch für uns schwer, dies zum ersten Mal zu tun. Auf Schritt und Tritt entdeckten wir Dinge, die wir völlig übersehen hatten. Wie konnten wir zum Beispiel nicht an die Zeitzonen denken?
Schließlich haben wir die Erlebnisse für die beiden Teilnehmergruppen und die jeweiligen Programmbereiche aufgeschlüsselt und visualisiert. Wir mussten alles detailliert betrachten, um es für uns und für unsere Kunden verdaulicher zu machen. Wir mussten in der Lage sein, unseren Personalbedarf klar und einfach zu kommunizieren, damit auch andere ihn verstehen.
Was Sie daraus für Ihre Veranstaltung ableiten können
Beantworten Sie diese Fragen und gleichen Sie so den Personalbedarf für beide Event-Teile miteinander ab:
- Finden die Event-Teile zur gleichen Zeit statt?
- Erleben die Teilnehmer dasselbe?
- Sind die Handlungsaufforderungen für die Teilnehmergruppen unterschiedlich?
- Welcher Bedarf an Support und Personal ist mit den beiden Eventformaten verbunden?
- Erfordern die Positionen für jedes Teilevent andere Fähigkeiten oder anderes Fachwissen?
- Müssen Sie Zeitzonen oder ähnliches berücksichtigen?
Ein Beispiel: Die virtuellen Messestände der Cvent CONNECT
Für die virtuellen Messestände brauchten wir jemanden, der den Chat betreut sowie jemanden, der sich mit den Teilnehmern trifft. Außerdem sollten die Chat-Mitarbeiter kundenorientiert sein und ein breites Wissen über Cvent CONNECT und die Cvent-Plattform haben. An diesem Beispiel für eine einzige Rolle für einen wirklich kleinen Teil eines Hybrid-Events wird klar, wie wichtig es ist, diese Details bei der Zuweisung von Mitarbeitern für jede Position im Auge zu behalten. Sie bestimmen, wie Ihre gesamte Veranstaltung ablaufen wird und ob sie ein Flop- oder ein Top-Event wird.
Möchten Sie alle Best Practices für eine großartiges Hybrid-Event kennenlernen? Laden Sie unser ebook "Keeping Up With the Connectors: Die Strategien, Taktiken und Tools der Macher von Cvent CONNECT" in Englischer Sprache herunter. Dort erfahren Sie mehr über hybrides Event-Design, Personalplanung, Reporting und vieles mehr.
