Wenn Sie in einem traditionellen Büro arbeiten, sind Sie wahrscheinlich mit einigen Etiketten- Grundregeln im Konferenzraum bereits schon vertraut: Lassen Sie sich nicht zu spät blicken. Sehen Sie professionell aus. Unterbrechen Sie andere nicht, wenn sie sprechen. Bringen Sie keine Mahlzeit oder viele Snacks mit (es sei denn, Sie haben für alle anderen etwas mitgebracht). Wir alle haben uns an diese Standard-Feinheiten gewöhnt und praktizieren sie regelmäßig an unseren Arbeitsplätzen. Da jedoch in letzter Zeit der Großteil immer noch virtuell stattfindet, müssen wir einige unserer früheren Verhaltensweisen über Bord werden. So zum Beispiel wird niemand wissen können, ob Sie zu Ihrem Blazer tatsächlich eine Jogginghose tragen. Aber die Leute werden es merken, wenn Sie Ihre Zoom-Meetings stets länger abhalten als geplant. In diesem Blog-Beitrag erlöutern wir, was Sie vor, während und nach einem Online-Treffen tun und lassen sollten und wie Sie die Etikette virtueller Events spielendleicht umsetzen können.
Vor dem Meeting
Besprechungen beginnen nicht, sobald man auf den Knopf „Jetzt teilnehmen" klickt. Selbst die kleinsten, meist wiederkehrenden Meetings erfordern eine gewisse Vorausplanung. Im Folgenden finden Sie einige Tipps, um Ihre virtuellen Meetings wie ein Experte zu organisieren.
Halten Sie die geplante Meetingdauer ein
Eines der größten Ärgernisse in der heutigen virtuellen Arbeitsumgebung ist es, wenn eine Besprechung, die für 30 Minuten angesetzt war, immer näher an eine Stunde heranrückt. Jetzt ist Ihr ganzer Tag von dieses verlängerten Meetings betroffen. Bei der Planung Ihrer virtuellen Besprechung ist es immer besser, das Budget zu überziehen, als Zeit zu sparen. Wenn Sie nicht wissen, ob Sie alle Ihre Meeeting-Ziele in dreißig Minuten erreichen können, planen Sie eine Stunde auf dem Kalender ein. Auf diese Weise werden Ihre Teilnehmer, wenn Sie die Besprechung in 45 Minuten beenden, angenehm überrascht sein.
Bieten Sie mehrere Möglichkeiten zur Teilnahme an
Nur weil die Mehrheit von zu Hause aus arbeitet, sollten Sie nicht davon ausgehen, dass jeder Zugang zu einem Computer hat. Es kann Umstände geben, unter denen ein Computer kaputt geht oder nicht richtig funktioniert, und Ihre Teilnehmer müssen in der Lage sein, über ihr mobiles Gerät an einer Besprechung teilzunehmen. Stellen Sie sicher, dass Ihr virtueller Streaming-Anbieter den Teilnehmern mehrere Möglichkeiten für den Zugriff auf die Besprechung bietet: über Computer-Audio, eine Einwahl-Telefonoption oder Kopfhörer.
Senden Sie eine Agenda im Voraus
Eine Agenda ist ein Muss für jedes virtuelle Treffen. Sie lässt Ihre Teilnehmer im Voraus wissen, welche Themen besprochen werden sollen und darauf aufbauend, ob sie weitere Teamkollegen zur Teilnahme am Gespräch einladen sollen. Es wird auch einfacher sein, Ihre Besprechung auf Kurs zu halten, wenn die Teilnehmer wissen, was besprochen werden muss. Wenn es aber schwierig sein sollte, eine Agenda für Ihr Treffen zu erstellen, kann das ein Zeichen dafür sein, dass Sie überlegen sollten, ob Sie überhaupt ein Treffen benötigen. Wenn dies nicht der Fall ist, lösen Sie das Problem einfach per E-Mail oder mit einem anderen Messaging-Tool. Verschwenden Sie nicht die Zeit der Leute – das sollte wohl die erste Regel der Etikette für virtuelle Meetings sein.
Während des Meetings
Sie haben eine Kalendererinnerung verschickt, eine Agenda erstellt, und jetzt ist es an der Zeit, mit dem Meeting zu beginnen. Stellen Sie sicher, dass alle Ihre Teilnehmer die Möglichkeit haben, sich beteiligen zu können und alle Informationen zu erhalten, die durch die Befolgung dieser Richtlinien zur Etikette vermittelt werden.
Einen "Meetingleiter" haben
Es ist viel einfacher, das Gespräch auf Kurs zu halten, wenn es einen designierten Leiter gibt, der für das Treffen verantwortlich ist. Lassen Sie diese Person die Nebengespräche auf ein Minimum beschränken und ermutigen Sie den Rest Ihrer Teilnehmer, nur die Punkte auf der Agenda anzusprechen.
Gemeinsames Meeting - Stellen Sie sicher, dass die Teilnehmer auch an der Reihe sind
Ein gemeinsames Treffen ist ein Treffen, bei dem alle Teilnehmer ermutigt werden, sich gleichberechtigt am Gespräch zu beteiligen, fast wie beim Brainstorming. Einige gängige Beispiele für kollaborative virtuelle Besprechungen sind Teambesprechungen und Projektplanungssitzungen. Achten Sie darauf, dass die Teilnehmer während einer kooperativen Besprechung die Möglichkeit haben, ihre Meinung zu äußern. Vermeiden Sie Unterbrechungen und Nebengespräche, und wenn Sie feststellen, dass jemand keinen Beitrag geleistet hat, bitten Sie ihn direkt darum, seine Gedanken mitzuteilen.
Präsentationen – Sparen Sie die Fragen
bis zum Ende auf
Eine Präsentation ist ein virtuelles Treffen, bei dem nur eine oder wenige Personen für die Präsentation eines Themas vor einer größeren Gruppe zuständig sind. Dazu können virtuelle Trainingseinheiten oder Präsentationen neuer Produkte oder Konzepte vor Ihren internen Interessengruppen gehören. Während einer virtuellen Präsentation ist es wichtig, die Besprechung auf Kurs zu halten, indem Sie Ihre Teilnehmer ermutigen, ihre Fragen bis zum Ende der Präsentation zu halten. Planen Sie mindestens 15 Minuten für Fragen ein.
Gewährleisten Sie Sicherheit
Leider hat die vermehrte Nutzung von virtuellen Streaming-Diensten dazu geführt, dass immer mehr Hacker versuchen, in virtuelle Meetings einzudringen. Ernennen Sie jemanden als „Sicherheitsbeauftragten" für Ihr Meeting und überwachen Sie die Teilnehmer, die an Ihrer Besprechung teilnehmen. Wenn Sie einen Namen oder ein Telefon nicht wiedererkennen, bitten Sie sie freundlich, sich zu identifizieren. Wenn sie nicht antworten oder nicht jemand sind, den Sie erkennen, entfernen Sie sie aus der Besprechung, um einen Sicherheitsverstoß zu verhindern.
Lassen Sie Meetingnotizen machen
Wenn die Teilnehmer während einer virtuellen Besprechung den Bildschirm gemeinsam nutzen, ist es für sie schwierig, gleichzeitig Notizen zu machen. Zeigen Sie die Etikette einer virtuellen Besprechung, indem Sie während der Besprechung einen bestimmten Schreiber für Notizen haben, so dass alle Teilnehmer im Anschluss an das Gespräch Zugang zu den Informationen haben.
Nach dem Meeting
Herzlichen Glückwunsch, Sie waren Gastgeber eines erfolgreichen virtuellen Treffens! Ihre Arbeit ist damit jedoch noch nicht beendet. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um sicherzustellen, dass Ihr Treffen so effektiv wie möglich war, und um Ihren Teilnehmern Ihre Wertschätzung für die Teilnahme zu zeigen.
Senden Sie die Aufzeichnung an abwesende Teilnehmer
Notizen sind eine großartige Zusammenfassung von Informationen für Teilnehmer, die bei der Besprechung anwesend waren, aber für diejenigen, die nicht teilnehmen konnten, ist eine Aufzeichnung der beste Weg, um sicherzustellen, dass sie alle Informationen erhalten, die sie verpasst haben. Stellen Sie sicher, dass Ihr virtueller Streaming-Anbieter über Aufzeichnungsmöglichkeiten verfügt und dass Sie die Besprechung von Anfang an aufzeichnen.
Stellen Sie einen Aktionsplan für
Ihre Teilnehmer zusammen
Bei all dem Wahnsinn, der im Moment in der Welt vor sich geht, ist es sehr leicht, ein paar Punkte auf der To-Do-Liste zu vergessen. Senden Sie eine E-Mail zur Nachbereitung des Meetings an Ihre Teilnehmer, die einen Aktionsplan für jeden Teilnehmer sowie Erinnerungen und Fristen enthält.
Die neue Normalität
Obwohl wir alle die Phrase „die neue Normalität“ vermutlich schon satt haben, sind wir uns doch alle einig, dass sich unser Leben vorerst mehr oder weniger um unsere Laptops herum drehen wird. Aber nur weil wir physisch von einander getrennt sind, heißt das noch lange nicht, dass wir die gewöhnlichen Höflichkeiten des Alltags ruhen lassen können. Üben Sie unbedingt die Etikette für virtuelle Meetings, um Ihren Kollegen, Ihrer Organisation und sich selbst Respekt zu erweisen. Wenn wir alle wieder persönlich zusammen kommen können, wird sich dies mehr als nur auszahlen.
