Unabhängig, ob Sie Online-Events, hybride Events, Präsenzveranstaltungen oder Webinare durchführen möchten: Ohne das passende Online-Marketing für diese Events kann eine geplante Veranstaltung schnell zur Zitterpartie werden. Während noch vor wenigen Jahren klassische Kanäle für das Bewerben von Events weit verbreitet waren, ist in der heutigen digitalen Ära das Online-Marketing ein unverzichtbares Werkzeug für die erfolgreiche Ankündigung und Durchführung von Events. Der große Vorteil: Digitales Marketing für Events ist messbar und nahezu in Echtzeit steuerbar. Außerdem eignet es sich sowohl für Präsenzveranstaltungen als auch für rein virtuelle Events.
Die Bedeutung des Digitalen Marketings für erfolgreiche Events
Events sind aufgrund ihrer einzigartigen Wirkung in vielen Unternehmen im Marketing-Mix fest etabliert. Mit Hilfe von Veranstaltungen lassen sich hochwertige Leads generieren, Zielgruppendaten erfassen und wertvolles Feedback einfangen. Events sind Begegnungen von Menschen. Damit sorgen sie für positive Emotionen und nachhaltige Markenerlebnisse und führen zu einem vergleichsweise deutlich höherem Return On Investment (ROI) als andere Marketing-Maßnahmen. Allerdings wird die Leistungsfähigkeit vielfach noch nicht ausgeschöpft. Potenziale schlummern unter anderem bei der Planung und Durchführung sowie insbesondere in der Vermarktung der Events. Denn damit eine Veranstaltung zum Erfolg wird, muss sie aufmerksamkeitsstark angekündigt werden.
Dem statistischen Bundesamt zufolge nutzen 95 Prozent der Bevölkerung in Deutschland das Internet. Entsprechend liegt es nahe, Online-Medien und -Plattformen zu nutzen, um Veranstaltungen bekannt zu machen. Ein ausgeklügeltes Digitales Marketing für Events kann für starke Aufmerksamkeit sorgen, ein hohes Interesse generieren und viele Teilnehmer gewinnen.
Der Begriff „Digitales Marketing“ bezeichnet im Allgemeinen die Nutzung digitaler Medien und Technologien, um mit einer Zielgruppe in Kontakt zu treten und Werbebotschaften zu transportieren. Es ist mittlerweile das am stärksten wachsende Segment im Marketing und auch für die moderne Vermarktung von Präsenzveranstaltungen essenziell. Es sollte daher ein bevorzugtes Mittel sein, um Veranstaltungen aller Art zu vermarkten.
Welche digitalen Kanäle sollte man nutzen, um mit Online-Marketing
seine Events zu bewerben?
Um Events bekannt zu machen und potenzielle Teilnehmer zu erreichen, steht im digitalen Raum häufig das E-Mail-Marketing im Fokus. Doch die Vermarktung von Events entwickelt sich rasant weiter. Wesentlicher Treiber ist die zunehmende Digitalisierung von Wirtschaft und Gesellschaft, welche im Zuge der Corona-Pandemie Anfang der 2020er Jahre nochmals an Geschwindigkeit zugelegt hat. Entsprechend vielfältig sind die daraus resultierenden Möglichkeiten für das Digitale Marketing: Neben Newslettern können potenzielle Event-Teilnehmer sehr gut über Online-Plattformen, Webseiten, soziale Medien und Apps angesprochen werden. Auch Webinare erfreuen sich zunehmender Beliebtheit: Sie werden mittlerweile auch eingesetzt, um auf Präsenzveranstaltungen hinzuweisen und um diese inhaltlich zu flankieren und zu ergänzen.
Digitales Marketing: Diese Maßnahmen eigenen sich, um neue Teilnehmer zu gewinnen
Events tragen heute wesentlich zum Erfolg einer Firma bei. Um dafür neue Teilnehmer zu gewinnen und bestehende immer wieder aufs Neue zu begeistern, sind Online-Marketing-Maßnahmen unerlässlich. Die wichtigsten sind:
Die Event-Website als Homebase
Die Event-Website ist das Herzstück für das Digitale Marketing der Events. Aus allen Kanälen und Plattformen sollte auf diese Event-Seite verwiesen werden, auf der Interessenten alle wichtigen Informationen vorfinden: Von Datum, Uhrzeit, Anfahrt und Überachtungsmöglichkeiten bis hin zu Programm, Speaker und Side-Events. Dabei sollte die Event-Website für relevante Suchbegriffe optimiert sein (Search Engine Optimization, SEO), damit sie in Suchmaschinen häufig gefunden wird.
E-Mails für die persönliche Event-Ansprache
Newsletter eignen sich hervorragend, um Ankündigungen und Updates zu einem Event zu versenden. Nutzen Sie dazu vorhandene Mailing-Listen, die Sie zuvor segmentiert haben. So stellen Sie sicher, dass Ihre Event-Kommunikation ausschließlich die dafür relevante Zielgruppe anspricht. Achten Sie außerdem auf personalisierte Einladungen und Follow-Up-Mails. Das sorgt für eine gute Nutzer-Experience und erhöht die Chance auf Conversion.
Online-Werbung für eine hohe Reichweite
Insbesondere für branchenspezifische Veranstaltungen kann es sinnvoll sein, Online-Display-Werbung in entsprechenden Umfeldern oder auf reichweitenstarken Themenportalen zu platzieren. Darüber hinaus können Google Ads oder Anzeigen im Google-Display-Netzwerk weitere Interessenten erreichen und auf die Event-Website ziehen.
LinkedIn Marketing für Premium-Besucher
Das Business-Netzwerk LinkedIn eignet sich besonders gut, um einem ausgewählten Nutzerkreis auf seine Events aufmerksam zu machen. LinkedIn-Mitglieder können über ihr Profil oder die entsprechende LinkedIn Unternehmensseite Events erstellen, Details zum Thema und zum Zeitplan hinzufügen und andere Mitglieder zur Teilnahme einladen. Ebenso können LinkedIn-Mitglieder über klassische LinkedIn Posts in ihrer Community auf ein Event aufmerksam machen.
Influencer Marketing für die besonderen Event-Momente
Wird eine Veranstaltung mit Hilfe von Influencer Marketing beworben, kann die vertraute Beziehung zwischen Influencer und der jeweiligen Community für eine hohe Aufmerksamkeit und starkes Interesse sorgen. Influencer können das Interesse zusätzlich befeuern, indem sie beispielsweise Insights zu einem geplanten Event preisgeben, die in anderen Medien noch nicht bekannt waren. Ein solches digitales Marketing kann sinnvoll sein, wenn Sie bereits regelmäßig mit Influencern im Marketing zusammenarbeiten.
Webinare und Online-Pre-Events steigern Vorfreude
Mit Webinaren und Online-Pre-Events lassen sich im Vorfeld der eigentlichen Veranstaltung bereits Teilnehmer an das Event binden und das Interesse steigern. Mit Pre-Events können Event-Entscheider einen Vorgeschmack auf des bestehende Event geben und mit Webinaren thematisch auf das Thema der Veranstaltung hinleiten.
Kooperationen mit anderen Plattformen
Kooperieren Sie im Rahmen des Digitalen Marketings für das Event mit Medien oder anderen digitalen Themenplattformen. Aufgrund der zusätzlichen Reichweite sind Eventverantwortliche und Marketingentscheider nicht nur in der Lage, deutlich mehr Interessenten anzusprechen: Solche Kooperationen eignen sich auch sehr gut, um Frühbucher-Rabatte oder plattformspezielle Aktionspreise zu kommunizieren.
Content-Marketing für Events auf allen Kanälen
Eine kanalübergreifende Option für das Digitale Marketing ist das Content Marketing für das Event. In Ihrem Firmenblog können Sie beispielsweise Themen aufgreifen, die mit dem Event in Verbindung stehen. Gastbeiträge in reichweitenstarken Medien können zusätzliche Aufmerksamkeit erzeugen. Event-Trailer, Speaker-Ankündigungen und Programmhinweise steigern die Spannung.
Social-Media-Marketing mit vielfältigen Optionen
Große Plattformen wie Facebook oder LinkedIn erlauben es, spezielle Event-Seiten anzulegen. Darüber hinaus können Event-Planer mit Ihrer Community Informationen und Updates zum Event teilen, regelmäßig Posts absetzen und mit Interessenten interagieren. Gezielte Werbeanzeigen können auf den großen Social Media Plattformen die Sichtbarkeit der Veranstaltung zusätzlich erhöhen und neue Interessenten ansprechen, die bisher nicht zur eigenen Community gehören.
Event-App ermöglicht positive Unterwegs-Erlebnisse
Ob Unterwegs oder zuhause – eine Event-App bietet bereits im Vorfeld einer Veranstaltung zahlreiche Vorteile: Interessenten können sich in der App jederzeit über Programm, Speaker, Zeiten und Anfahrtsmöglichkeiten informieren. Mit Push-Benachrichtigungen können sie automatisiert auf dem Laufenden gehalten werden. Nahezu in Echtzeit können Sie dank der App auch kurzfristige Änderungen kommunizieren.
Digitales Marketing für Events: Fallstricke vorab vermeiden
Damit Online-Marketing Ihre Events zum Erfolg führt, müssen Sie bei der Vorbereitung und Durchführung einige Dinge beachten. Schleichen sich hier Fehler ein, sind die Marketing-Bemühungen nicht effektiv und im schlimmsten Fall wirkungslos. Es lauern zahlreiche Fallstricke, die unbedingt vermieden werden sollten. Achten Sie daher insbesondere auf folgende drei Punkte:
Fallstrick 1: Planungsfehler
Die akribische Vorbereitung eines Events ist das A und O. Dazu ist es nötig, mit Teilnehmern, Ausstellern, Referenten und den Location-Betreibern kontinuierlich zu kommunizieren und zu interagieren. Werden mehrere Events geplant, kann es allerdings schnell komplex werden. In solchen Fällen besteht die Gefahr, den Überblick zu verlieren und falsche Entscheidungen zu treffen. Um diesen Fallstrick zu vermeiden, sollten Eventplaner eine Event-Technologie nutzen, die nicht nur in der Lage ist, sie bei der Planung einzelner Events zu unterstützen, sondern mit der sie alle Events eines Jahres im Blick haben – inklusive interner Events und Meetings. Zeitliche und thematische Überschneidungen werden damit vermieden und entsprechend auch Folgefehler für das darauf aufsetzende digitale Marketing.
Fallstrick 2: Durchführungsfehler
Für eine erfolgreiche Durchführung einer Veranstaltung müssen Eventplaner stets den Überblick über Referenten, Sponsoren und Aussteller zu haben. Von der Registrierung bis zum Content-Management lauern hier ebenfalls viele Stolperfallen, die sich mit technologischer Unterstützung vermeiden lassen. Laufen alle Informationen an einem Ort zusammen, können nötige Entscheidungen schneller und besser getroffen werden. Idealerweise sollte eine Event-Lösung Sie gleichzeitig auch das Online-Marketing für das Event unterstützen, indem sich beispielsweise Marketing-Kampagnen unkompliziert automatisieren lassen und Integrationen zu Social-Media-Plattformen ebenso möglich sind wie personalisierte E-Mail-Kampagnen.
Fallstrick 3: Fehler in der Nachbereitung
Um sich auf ein bevorstehendes Event vorzubereiten, ist es nötig, das zurückliegende Event gründlich auszuwerten. Können Daten nicht erhoben oder nicht in einen Zusammenhang gesetzt werden, erschwert dies die Planung kommender Events ebenso, wie das zugehörige Online-Marketing. Daher ist es empfehlenswert, alle relevanten Event-Daten für die Analyse an einem Ort verfügbar zu haben. Event-Manager müssen mit geeigneten Tools sicherstellen, dass sie jederzeit die Daten von Teilnehmern, Kunden und Events im Blick haben – und zwar für jede Veranstaltung. Nur so erhalten Event- und Marketingentscheider die nötigen Learnings, um kommende Events und künftige Marketing-Maßnahmen zum Erfolg zu führen.
Die Rolle von Marketing-Abteilungen für die Event-Vermarktung
Neben der Fehlervermeidung rund um Planung und Durchführung eines Events ist es besonders erfolgsentscheidend, die firmeninterne Marketing-Abteilung frühzeitig in die Konzeption von Veranstaltungen einzubinden. Nur so können die passenden Kampagnen aufgesetzt und die Kommunikationsziele erreicht werden. Eine wesentliche Voraussetzung für die Effizienz der Marketingaktivitäten ist eine passende Technologie-Unterstützung. In vielen Firmen ist das Marketing bereits in der Lage, in Eigenregie Technologie-Entscheidungen zu treffen. In anderen Fällen arbeiten IT-Abteilung und Marketing-Abteilung Hand-in-Hand. Wichtig ist es in beiden Fällen, alle Stakeholder an Bord zu holen und entsprechend den Anforderungen und unter Berücksichtigung des vorhandenen Tech-Stacks die richtigen Technologie-Entscheidungen zu treffen.
Soll dann ein Event beworben werden, muss die Marketingabteilung zunächst dafür sorgen, dass Ziele definiert und Budgets geplant werden. Ebenso sollte die Zielgruppe identifiziert und segmentiert werden, um passende Werbebotschaften zu ermöglichen. Neben der Planung der Marketingstrategie sollte die Marketingabteilung im weiteren Verlauf auch die Umsetzung der Strategien kontrollieren und in der Lage sein, den Erfolg eigenständig zu bewerten.
Wichtig: Unabhängig davon, ob eine Marketing-Agentur zwischengeschaltet ist oder nicht: Die Steuerungskompetenz für das Online-Marketing für Events sollte inhouse verankert sein – in der Marketingabteilung. Idealerweise gehört dazu auch das Know-how und der Datenzugriff, um die durchgeführten Online-Marketing-Maßnahmen zu bewerten und entsprechend zu optimieren.
Wie Agenturen das Online-Marketing für Events
unterstützen können
Viele Agenturen haben sich auf die Vermarktung von Events spezialisiert. Entsprechend verfügen sie in der Regel über großes Know-how und umfangreiche Ressourcen. Insbesondere bei der Entwicklung eines Event-Brandings, einschließlich Logos, Slogan und visueller Identität, können spezialisierte Agenturen aufgrund ihrer großen Erfahrung sehr hilfreich sein. Je nach Outsourcing-Grad einer Marketingorganisation kann eine Agentur darüber hinaus alle Aktivitäten und Kompetenzen übernehmen, die nicht inhouse vorgehalten werden können.
Neben speziellen Event-Marketing-Agenturen ist es in vielen Fällen hilfreich, flankierend Public Relation-Agenturen hinzuzuziehen, um ein Event massenwirksam bekannter zu machen. Mit Hilfe von PR kann eine gleichmäßige Medien-Präsenz sichergestellt und Berichterstattung gefördert werden. Neben Pressemitteilungen und Hintergrundgesprächen können auch Gastartikel, Interviews und Pressekonferenzen dabei helfen, ein größeres Publikum für das Event zu begeistern und als Teilnehmer zu gewinnen.
In der Regel bringen Agenturen kreative Ansätze ein, die das Digitale Marketing für ein Event erleichtern. Ebenso können die Spezialisten auch umfangreiche Aufgaben übernehmen, wodurch die interne Marketingabteilung deutlich entlastet wird, was meist mit einer Zeitersparnis einhergeht. Insgesamt können Agenturen die Event-Vermarktung deutlich optimieren. Demgegenüber stehen die Agentur-Kosten und ein möglicher Kontrollverlust. Hier müssen die Event-Führungskräfte in den Unternehmen genau abwägen.
Ausblick: Event-Technologie rückt in den Fokus
Damit Events für einen Anbieter von Erfolg gekrönt sind, ist es wichtig, sie optimal zu promoten. Dazu muss das Online-Marketing für Events große Herausforderungen meistern: Die Mediennutzung der potenziellen Teilnehmer zersplittert weiter, die Vielfalt möglicher Werbekanäle nimmt ebenso zu wie die wählbaren Formate, den Überblick zu behalten fällt schwerer.
Die gute Nachricht: Auch die Technologie entwickelt sich weiter. Schon heute ermöglichen es moderne Event-Plattformen, Veranstaltungen zentral zu planen, den Ablauf zu überwachen und die Marketing-Maßnahmen passend zu orchestrieren. Social-Media-Integrationen, E-Mail-Marketing und seine Event-Website mit ein und derselben Plattform steuern – das ist die Richtung, die Erfolg verspricht.
Viele Prozesse für das digitale Marketing sind bereits automatisiert und dadurch effizienter denn je. Diese Entwicklung schreitet weiter voran. Künstliche Intelligenz wird das digitale Marketing für Events weiter vereinfachen. Schon heute unterstützt KI wirkungsvoll bei administrativen Aufgaben, beispielsweise dem Verfassen von Eventbeschreibungen oder bei der Kommunikation mit Anbietern. Die Event-Technologie wird insgesamt leistungsfähiger und zunehmend in den Mittelpunkt der Eventbranche rücken – sowohl was die Planung und Durchführung der Events als auch deren Messbarkeit und Vermarktung betrifft.
