Nachhaltige Online-Events – Mit diesen Tipps schonen Sie wertvolle Ressourcen

Wie Sie nachhaltige Präsenzevents organisieren, haben wir Ihnen in unserem Blogbeitrag „How to go green“ bereits vorgestellt. Allerdings ist es mit Blick auf den immer sichtbarer werdenden Klimawandel mindestens genauso wichtig, dass Sie auch Ihre Online-Events möglichst nachhaltig planen und umsetzen. Dabei gehen viele Planer davon aus, dass Online-Events per se nachhaltiger seien als deren physisches Pendant. Dem ist jedoch nicht automatisch und nicht immer so. Worauf Sie bei der Planung, Durchführung und Nachbereitung achten sollten, erfahren Sie in diesem Beitrag über nachhaltige Online-Events.

Was bedeutet überhaupt Nachhaltigkeit?

„Nachhaltigkeit“ ist ein Begriff, den viele mit Klima- und Umweltschutz verbinden. In der Tat ist der bereits seit mehr als 300 Jahren bekannte Begriff zunächst in diesem Teilbereich bekannt geworden – in der Forstwirtschaft mit dem Ziel eines stabilen Gleichgewichts zwischen Abholzung und Nachwachsen.

Heute umfasst der Begriff “Nachhaltigkeit” wesentlich mehr und meint vor allem diese drei Dimensionen:  Wirtschaft, Gesellschaft und Umwelt. In der Agenda 2030 sind 17 Nachhaltigkeitsziele der UN, die sogenannten “Sustainable Development Goals” (SDG) festgeschrieben. Diese Ziele betreffen Themen wie u. a. die Bekämpfung von Armut und Hunger, menschenwürdige Arbeit und Wirtschaftswachstum sowie Maßnahmen zum Klimaschutz.

Auch der Aspekt des nachhaltigen Lernens, also des wirkungsvollen Lernen, gehört heute zu Veranstaltungen, die einen Anspruch auf Nachhaltigkeit erheben.

An dieser Stelle wollen wir noch einmal betonen, dass zur Planung eines nachhaltigen Online-Events auch Aspekte gehören, die Sie bereits von Präsenzevents kennen. Diese wollen wir hier nicht noch einmal aufzählen. D.h. Tipps wie die umweltfreundliche Wahl einer Event-Location oder eines Sendestudios, die nachhaltige Anreise Ihrer Speaker und vieles mehr, thematisieren wir in diesem Blogartikel nicht. Vielmehr konzentrieren wir uns auf die Aspekte und Tipps, die vor allem auf ein nachhaltiges Online-Event einzahlen.

Nachhaltige Online-Events dank ressourcenschonender IT-Lösungen

Online-Events beanspruchen zahlreiche IT-Lösungen. Jede einzelne davon verbraucht Ressourcen – sowohl bei der Produktion, als auch im Gebrauch und sollte darüber hinaus möglichst ressourcenschonend entsorgt oder wiederverwertet werden. 

Wollen Sie nachhaltige Online-Events durchführen, brauchen Sie möglichst viele dieser Dienstleister oder Services:

• eine umweltfreundliche Videokonferenz-Software für die Übertragung der Speaker-Bilder, für Breakout-Sessions und für die 1:1 Video-Meetings,
• einen ‘grünen’ Streaming-Dienst mit dem Sie die Sendungen ins Internet übertragen,
• eine oder mehrere klimafreundliche Internetverbindungen,
• nachhaltige Audio-Video-Technik,
• ein ressourcenschonend betriebenes Sendestudio für Ihr Online-Event,
• eine nachhaltige Lösung für Ihre Registrierung,
• ‘green’ Hosting Ihrer Event-Plattform  sowie weiterer Voting- oder Interaktionstools,
• nachhaltige Zubereitung und Versand von Catering- oder Event-Boxen,
• klimafreundlicher Versand von Hardware
• sowie das ‘green’ Hosting sämtlicher Aufzeichnungen.

Alle weiteren Services und Leistungen, die zu Ihrem Online-Event gehören, z.B. die Anreise einzelner Speaker in ein Sendestudio o.ä., sollten wie eingangs schon erwähnt, ebenfalls möglichst ressourcenschonend erfolgen.

Nachhaltige Online-Events dank umsichtiger Durchführung

Viele der oben genannten Services können Sie direkt bei nachhaltigen Anbietern einkaufen oder mieten. Allerdings können Sie als Eventveranstalter auch selbst etwas dazu beitragen, dass Sie wirklich ein nachhaltiges Online-Event durchführen.

Das nachhaltige Prinzip der 3Rs

Was für Präsenzevents gilt, trifft auch auf nachhaltige Online-Events zu: Reduce, Reuse, Replenish.

Das bedeutet, dass die drei wesentlichen Komponenten eines umweltbewussten Verhaltens “Vermeiden, Wiederverwenden und Kompensieren” in all Ihre Event-Überlegungen einfließen sollten. Überlegen Sie stets:

• Welchen Ressourcenverbrauch kann ich oder können meine Teilnehmer und Aussteller vermeiden? 
• Was können wir bei diesem Online-Event wiederverwenden?
• Welche Ressourcen lassen sich zwar nicht vermeiden, jedoch kompensieren?

Ressourcen, die Sie vermeiden können:

Im Vergleich zu Präsenzevents vermeiden Sie allein durch die Tatsache, dass Ihr Event online stattfindet, einiges an Ressourcenverbrauch. Dazu zählen beispielsweise die zahlreichen Reisen Ihrer Teilnehmer, Ihrer Aussteller und Sponsoren sowie sämtliche Übernachtungen. Oftmals entfällt sogar das Catering oder der Ressourcenverbrauch in einer realen Location. Allein der Wegfall des Stromverbrauchs in einer mittelgroßen Location bei einem dreitägigen Event kann schnell die Ersparnis des durchschnittlichen Stromverbrauchs einer Familie für ganze 7 Jahre bedeuten.

Allerdings werden auch bei Ihrem Online-Event Ressourcen verbraucht – vor allem Strom für den Betrieb sämtlicher IT. Sei es bei Ihnen als Eventveranstalter, im Sendestudio, beim Audio-Video-Dienstleister, in den Büros der Teilnehmer oder bei den Ausstellern. Ganz ohne wird es nicht funktionieren. Jedoch können Sie den Stromverbrauch für die Aktivitäten dieser Beteiligten  reduzieren sowie grüner gestalten.

• Videokonferenz-Lösungen wie Google Meet oder MS Teams haben eine bessere CO2-Bilanz als andere Anbieter.
• Bieten Sie auch Audio-only-Beiträge an, da bei diesen die CO2-Bilanz im Durchschnitt dreimal geringer ist, als wenn Video hinzugefügt wird.
• Setzen Sie vor allem in den vielen Planungsrunden die Bildschirmfreigabe sparsam ein. Da diese den Stromverbrauch der Videokonferenz noch einmal um bis zu 35 Prozent erhöht. Besser: Nutzen Sie statt des Screen-Sharings in den Videomeetings Dateien, auf die Sie gemeinsam zugreifen können. Zwar verbrauchen Cloudanbieter ebenfalls Ressourcen, jedoch oftmals nicht in dieser Intensität. 
• Vermeiden Sie E-Mails mit unzähligen Personen in CC und nutzen Sie lieber effiziente und ressourcenschonendere digitale Kollaborationstools.
• Reduzieren Sie als Eventmanager die Qualität der Video-Übertragung. Nicht jede Session eines Online-Events muss in höchster Bildqualität übertragen werden. Das gilt vor allem für Videobeiträge, die keine kleinteiligen Grafiken enthalten – also z.B. in Panel-Discussions.
• Übertragen Sie Online-Vorträge, die ausschließlich eine Tonspur enthalten, auf “YouTube Audio”.
• Überlegen Sie sich im Sinne nachhaltiger Online-Events außerdem, ob Sie wirklich 3D-Messestände oder 3D-Messewelten kreieren und realisieren wollen. Das bringt sowohl eine sehr ressourcenintensive Produktion mit sich und treibt zugleich den Stromverbrauch der Rechner Ihrer Online-Teilnehmer in die Höhe. Außerdem bringen solche 3D-Landschaften nur dann einen echten Vorteil für die User, wenn Sie etwas visualisieren, das sich sonst nur schwer darstellen lässt. Aus gutem Grunde sind viele Streamingplattformen so gestaltet, wie Sie es von YouTube, Netflix und Co. kennen – ganz ohne 3D und mit einer einfachen Benutzerführung.

Weitere wertvolle Aspekte für nachhaltige Online-Events sind der Einkauf von Ökostrom und die Nutzung von grünen Server für sämtliche IT-Prozesse. Achten Sie hierbei unbedingt auf tatsächliche Ökostromanbieter und unterscheiden Sie diese von denen, die sich gern damit schmücken. Das Stichwort lautet hier: Greenwashing. Eine Liste von Ökostrom-Anbietern finden Sie zum Beispiel bei utopia.de.

Ressourcen, die Sie wiederverwenden können:

Auch bei einem Online-Event können Sie Ressourcen wiederverwenden. Beispielsweise können Sie bereits produzierte digitale Grafiken oder reale Hintergründe für Ihre Online-Sendungen so gestalten, dass Sie sie ein zweites Mal wiederverwenden können. Oder zumindest mit geringem Anpassungsaufwand noch einmal nutzen können. Auch wenn Sie meinen, dass eine Datei doch vergleichsweise einen geringen Ressourcenverbrauch hat, die Masse macht den Unterschied. Sowohl in der Produktion als auch beim Versand, beim Speichern und bei den Backups, die Sie bzw. Ihre Dienstleister regelmäßig anfertigen sollten.

Einen ebenso bedeutsamen Anteil an den Ressourcen für ein Online-Event hat die eingesetzte Hardware. Für nachhaltige Online-Events sollten Sie diese daher umweltfreundlich oder gar als Secondhand einkaufen. Mittlerweile gibt es hierfür zahlreiche Online-Shops und Secondhand-Händler.

Außerdem können Sie als Eventveranstalter zusammen mit Ihrem Audio-Video-Dienstleister die benötigte Hardware für den Online-Vortrag eines Speakers als Leihgabe zur Verfügung stellen. So vermeiden Sie sowohl wertvolle Ressourcen für den Einkauf zahlreicher Einzelgeräte, nutzen die Hardware immer und immer wieder und stellen zugleich die Übertragungsqualität der einzelnen  remote Session sicher.

Ressourcen, die Sie kompensieren können:

Was Sie nicht vermeiden oder wiederverwenden können, können Sie zumindest kompensieren. Dafür gibt es bereits heute zahlreiche Aufforstungs- und Ausgleichprogramme, die Sie sowohl beim Anbieter von Webseiten, Cloud-Diensten, Reise- und Transportdienstleistungen als auch bei Dritten buchen können. 

Seien Sie auch bei der Auswahl von Kompensationsprogrammen wachsam und achten Sie auf die Nuancen bei der Wort- und Programmwahl. Grundsätzlich gilt: Lokale Aufforstungsprogramme könnten Sie sich einmal persönlich ansehen, während Sie bei Programmen auf anderen Kontinenten nur sehr schwer deren tatsächliche Umsetzung überprüfen können.

Orientierungshilfe bieten Ihnen unter anderem Portale wie das Umweltbundesamt oder utopia.de.

Nachhaltige Online-Events dank nachhaltiger Inhalte 

Nachhaltige Inhalte gehören ebenso zu nachhaltigen Online-Events wie der bedachte Umgang mit Ressourcen. Hierbei geht es vor allem um die Ressourcen Ihrer Teilnehmer: Deren (Lebens-)Zeit. Gestalten Sie daher auch Online-Events so, dass Ihre Teilnehmer etwas Wertvolles lernen und wenn möglich sogar im Berufsalltag anwenden können. Dafür sollten Ihre Online-Sessions kurzweilig und möglichst interaktiv sein sowie das Networking untereinander ermöglichen. Schließlich kommen Teilnehmer vor allem aus zwei Gründen zu (Online-)Events: Zum einen wegen des Wissenserwerbs und zum anderen wegen des Networkings.

Machen Sie die Nachhaltigkeit Ihrer Events sichtbar

Integrieren Sie, wenn Sie die Ressourceneinsparung sichtbar machen wollen, einen CO2-Kalkulator in Ihre Event-Webseite oder in Ihre Event-Plattform. Alternativ können Sie als Eventveranstalter auch die Anmeldedaten Ihrer Teilnehmer auswerten und die CO2-Ersparnis Ihres gesamten Online-Events veröffentlichen. Fragen Sie dafür entweder den Teilnahmeort Ihrer Online-Teilnehmer ab oder vergleichen Sie die Daten Ihres Online-Events mit der Anmeldeliste Ihres letzten Präsenzevents. Wahrscheinlich ist allein dieser Vergleich bzw. diese Auswertung ziemlich beeindruckend. Veröffentlichen Sie darüber hinaus alles, was Sie als Eventveranstalter für ein nachhaltiges Online-Event unternommen haben, z.B. die grünen Server oder die Kompensation Ihres Ressourcenverbrauches.

Fazit

Nachhaltige Online-Events sind für viele Eventplaner noch längst nicht zum Standard geworden. Allerdings wächst das Umweltbewusstsein und das Bedürfnis nach Nachhaltigkeit sowohl bei Teilnehmern als auch bei Unternehmen, d.h. bei Ihren Ausstellern und Sponsoren. Wollen Sie mit gutem Beispiel vorangehen und als innovativer Veranstalter wahrgenommen werden, können Sie sich  bereits heute von den 3R leiten lassen: Reduce, Reuse, Replenish.