Das Erbe der COP27 wird von Ländern, Organisationen und Industriesektoren umfassende Roadmaps zur Halbierung der CO2-Emissionen bis 2030 erfordern. So können Veranstaltungsplaner ihren Teil zu einer Netto Null-Zukunft beitragen.
Was ist nachhaltiges Eventmanagement?
Einfach ausgedrückt bedeutet nachhaltiges Event-Management, Nachhaltigkeit zu einer zentralen Säule Ihrer Events zu machen. Das bedeutet, dass Sie sicherstellen müssen, dass Ihre Events so geplant werden, dass der CO2-Ausstoß und die Auswirkungen auf die Umwelt reduziert werden.
Seit der COP26 in Glasgow im Jahr 2021 haben wir verheerende Überschwemmungen in Pakistan sowie einen Rekordsommer mit hohen Temperaturen und Waldbränden in ganz Europa erlebt. Wenn uns die 27. Konferenz der Vereinten Nationen zum Klimawandel etwas gezeigt hat, dann, dass wir dringender Änderungen vornehmen müssen, um den Temperaturanstieg auf dem Planeten auf 1,5 °C zu begrenzen und bis 2050 den globalen Netto-Nullpunkt zu erreichen.
Vor dem Hintergrund der zunehmenden Notwendigkeit, die Auswirkungen der Menschheit auf das globale Klima umzukehren, müssen auch Event-Organisatoren ihren Beitrag leisten. In einer Branche, in der CO2-Emissionen mit Faktoren wie dem Betrieb von Locations und Hotels, Fernreisen und temporären Bauten verbunden sind, können wir viel tun, um zu diesen Bemühungen beizutragen.
Dennoch wird sowohl auf der Kunden- als auch auf der Lieferantenseite bei weitem nicht genug getan.
Laut einer Umfrage unter Mitgliedern der Global Business Travel Association, die Anfang des Jahres in Zusammenarbeit mit Cvent durchgeführt wurde, haben 55 % der Unternehmen unternehmensweite Ziele zur Reduzierung der CO2-Emissionen festgelegt, aber nur 23 % haben ähnliche Ziele für Geschäftsreisen und nur 9 % haben Ziele zur Reduzierung der Emissionen im Zusammenhang mit Meetings und Events.
Wenn Veranstaltungsplaner ihren Kunden oder Mutterunternehmen dabei helfen wollen, das Ziel des Pariser Abkommens von 2015, die Emissionen bis 2030 zu halbieren und bis 2050 den globalen Netto-Nullpunkt zu erreichen, voranzutreiben, muss sich dies ändern.
So planen Sie eine nachhaltige Eventstrategie
Wie können Veranstaltungsprofis, die Konferenzen, Meetings und Events organisieren, eine solide Nachhaltigkeitsstrategie entwickeln, um den CO2-Ausstoß zu reduzieren?
1. Beurteilen Sie, wo Sie jetzt stehen
Jede Strategie sollte mit einer Einschätzung beginnen, wo Sie gerade stehen und welche Ziele in Ihrem Unternehmen oder Ihrer Abteilung bereits vorhanden sind.
Um den Reifegrad Ihres Unternehmens in Bezug auf Nachhaltigkeit zu messen, sollten Sie die folgenden fünf Schlüsselfragen betrachten:
- Was möchte Ihr Unternehmen erreichen?
- Wenn Ihr Unternehmen über ein Nachhaltigkeitsmandat verfügt, trägt Ihr Event-Programm zu bestimmten Zielen und Vorgaben bei?
- Hat Ihr Team Nachhaltigkeits-KPIs und wie werden diese überprüft?
- Welche Daten erfassen Sie, die diese KPIs unterstützen?
- Welche Daten benötigen Sie, um den Fortschritt aufzuzeigen?
Sobald Sie verstehen, wo Meetings und Events auf dem Nachhaltigkeitsweg Ihrer Organisation angesiedelt sind, können Sie damit beginnen, Bereiche zu ermitteln, in denen klimapositive Entscheidungen die größte Wirkung haben werden.
2. Entwickeln Sie umsetzbare Nachhaltigkeitsrichtlinien
Die Entwicklung klarer Nachhaltigkeitsrichtlinien hängt a) davon ab, wie weit Ihre Organisation auf ihrem Weg zur Nachhaltigkeit ist, und b) von Ihren übergeordneten Zielen.
Im Großen und Ganzen sollte Ihr Eventprogramm Richtlinien für folgende Punkte umfassen:
- Verzicht auf Einwegplastik
- Organisation der Abfallentsorgung und des Recyclings vor Ort
- Förderung der Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel oder Mitfahrgelegenheiten
- Wahl von lokalen/saisonalen Lebensmitteln, Spende der Essensreste und Bereitstellung einer nachhaltigeren Verpflegung
- Entscheidung für umweltfreundliche Werbegeschenke und Preise
Ein Beispiel für eine intelligentere Entscheidungsfindungspolitik ist die Nutzung von KMU-Anbietern, die bei der UNFCCC Race to Zero registriert sind oder die Zusammenarbeit mit den Unternehmen, die sich zu klimaneutralen Events verpflichtet haben.
Unterzeichner dieser beiden auf Verpflichtungen basierenden, von den Vereinten Nationen unterstützten Initiativen können Ihnen ihre Wege mitteilen, wie sie bis 2030 eine Reduzierung der Emissionen um 50 % erreichen können. Wenn Sie Partnerschaften mit diesen Unternehmen priorisieren, können Sie eine nachhaltigere Lieferkette aufbauen, die Messungen, Nachverfolgung und gemeinsame Ressourcen ermöglicht.
Weitere Ideen, die Sie in Ihre Nachhaltigkeitsrichtlinien einbeziehen sollten, sind:
- Verzichten Sie bei Ihren Veranstaltungen auf Agendas, Umfragen und Visitenkarten aus Papier und verwenden Sie eine mobile Event-App, um mit den Teilnehmern in Kontakt zu treten.
- Stellen Sie sicher, dass RFPs immer an mindestens eine Location mit nachgewiesener Nachhaltigkeitskompetenz gesendet werden. Mithilfe des Cvent Supplier Network können Sie ganz einfach mit nur einem Klick ökozertifizierte Veranstaltungsorte finden.
- Nutzen Sie für Präsenzveranstaltungen digitale Tools zur Lead-Erfassung, um Daten zu sammeln, damit Sie nicht länger Visitenkarten sammeln oder übergeben müssen.
- Bieten Sie ein kontaktloses Self-Service-Check-in- und On-Demand-Badging-Erlebnis, damit Sie für die Teilnehmer nicht unnötig Namensschilder ausdrucken müssen.
3. Arbeiten Sie mit Stakeholdern zusammen, um Ihre Nachhaltigkeitsziele zu erreichen
Die Bedeutung der Nachhaltigkeit bedeutet, dass sie nicht nur bei einer einzelnen Person oder einem Team liegt. Die Kommunikation und Aufklärung Ihrer Stakeholder über die Bedeutung der Nachhaltigkeit ist von zentraler Bedeutung, um Veränderungen herbeizuführen.
Auf der Konferenz Cvent CONNECT Europe sagte Abena Fairweather, Managing Director von Legacy Events:
Durch die Nutzung einer zentralen Plattform zur Verwaltung Ihrer Events können Sie Ratschläge mit anderen Interessengruppen teilen, Genehmigungs- oder intelligentere Entscheidungsfindungsrichtlinien festlegen und sowohl CO2-Ausgleichskäufe als auch Ausgaben bei nachhaltigen Locations und Lieferanten verfolgen
4. Beziehen Sie die Teilnehmer ein, um Veränderungen voranzutreiben
Ein weiterer wichtiger Aspekt bei der Entwicklung einer Nachhaltigkeitsstrategie besteht darin, das Verhalten der Event-Teilnehmer zu berücksichtigen, um Maßnahmen voranzutreiben.
Beispielsweise kann die Erfassung der Ankunfts- und Abreisedaten und -zeiten der Teilnehmer einen organisierten Gruppentransport ermöglichen. Wenn Sie die Teilnehmenden bitten, sich für ihre Mahlzeiten anzumelden, können Sie eine genauere Schätzung für Speisen und Getränke erhalten und so überschüssigen Abfall vermeiden.
Als Event-Organisator können Sie beeinflussen, wie die Teilnehmer mit Ihrem Event interagieren – sei es durch die Einführung veganer Gänge bei Bankettplänen oder die Bereitstellung virtueller Elemente über Web- und mobile Apps, um mehrtägige oder lange Reisen zu reduzieren oder einfach nur, indem Sie Ihre CO2-Messdaten transparenter gestalten.
Ihre Gäste benötigen diese Optionen, damit sie ihre Teilnahme an einem kohlenstoffarmen Meeting in einer Zeit, in der immer mehr Unternehmen Geschäftsreisen unter die Lupe nehmen, rechtfertigen können.
5. Nutzen Sie Mess-Tools, um die Nachhaltigkeitsziele zu überprüfen
Im vergangenen Jahr wurden zahlreiche CO2-Rechner für Eventplaner eingeführt, darunter SAM, ein kostenloses Tool zur CO2-Messung für die Nachhaltigkeit von Events. SAM basiert auf einer offenen API, sodass es vollständig in andere Plattformen und Technologien integriert werden kann, z. B. in die Event-Marketing- und Management-Plattform von Cvent .
Die meisten CO2-Rechner messen den CO2-Ausstoß von Unterkunft, Verpflegung, Reisen, Zimmernutzung und Kommunikation. Die einzigartige Funktion von SAM besteht darin, dass es über die App mit Teilnehmern kommuniziert, um deren Reisegewohnheiten zu verfolgen.
Weitere verfügbare Ressourcen umfassen die TRACE- Plattform und Proseed, beide von isla, einer gemeinnützigen Organisation.
Die TRACE-Plattform hilft Planern bei der Messung und Minimierung des CO2-Ausstoßes bei Live-, Hybrid- und digitalen Events, indem sie CO2- und Abfall-Fußabdrücke berechnet und In-App-Tipps und Anleitungen zur Reduzierung bereitstellt
Die Daten entsprechen den Berichten zu CO2-Emissionen (Scope 1), Energieverbrauch (Scope 2) und Lieferkettenmanagement (Scope 3). Darüber hinaus können Planer detaillierte, aber leicht verständliche Grafiken und Diagramme herunterladen, um sie in Ihre Event-Berichte und Nachbesprechungsdokumente einzubetten.
Während der Cvent CONNECT Europe sagte Anna Abdelnoor, CEO und Mitbegründerin von Isla:
Proseed ist ein Leitfaden mit Vorlagen, der die Komplexität nachhaltiger Events entmystifizieren soll, indem er Planern hilft, zu verstehen, welche Fragen sie an ihre Lieferkette stellen und welche Antworten sie erwarten können.
Außerdem werden Maßnahmen zum Benchmarking und Reduzieren von Emissionen beschrieben – beispielsweise zur Messung des Energieverbrauchs, zur Verfolgung des Reise-Fußabdrucks, zur Begrenzung von Lebensmittelverschwendung und zum Bau umweltfreundlicherer Geräte
Weitere Organisationen, die bei der Schulung zur Messung von Ereignisemissionen behilflich sein können, umfassen Rest Connect. In drei zweistündigen Online-Workshops erfahren die Teilnehmer, was gemessen werden muss, wie Daten gesammelt werden, wie Daten in Emissionsberechnungen umgewandelt werden und wie diese Berechnungen anschließend zur Erstellung längerfristiger Nachhaltigkeits- und Reduktionsziele verwendet werden können.
Machen Sie Nachhaltigkeit zu einem zentralen Bestandteil Ihrer Event-Strategie
Nachhaltigkeit ist mehr als nur ein Schlagwort. Sie ist ein zentraler Bestandteil der Bestrebungen eines jeden Unternehmens, die Kohlenstoffemissionen und unseren Einfluss auf den Planeten zu reduzieren. Teilnehmer, Sponsoren und Referenten erwarten von den Events, die sie besuchen, dass grüne Initiativen integriert werden. Wenn Ihr Unternehmen gerade erst am Anfang seines Nachhaltigkeitsweges steht, dann fangen Sie klein an – mit ein oder zwei Zielen, die die richtigen Weichen stellen.
Die Veranstaltungstechnologie-Suite von Cvent ist darauf ausgelegt, die Bemühungen zum Aufbau nachhaltigerer Events durch virtuelle, Vor-Ort- und Hybrid-Eventlösungen zu unterstützen Setzen Sie sich noch heute für eine Veränderung ein, indem Sie die Auswirkungen Ihrer eigenen Events auf den Planeten analysieren – die Ressourcen, das gemeinsame Wissen und die Technologie stehen zur Verfügung, um dies zu erreichen.
Sie möchten mehr über den Einsatz von Event-Apps zur Gestaltung "grüner" Veranstaltungen erfahren? Laden Sie unsere kostenlose Infografik "Growing Green Events: Der Weg zu nachhaltigen Events mit mobilen Event-Apps" herunter.
