Die Diskussion über hybride Meetings und Events ist allgegenwärtig. Und das aus gutem Grund. Denn trotz der Rückkehr zu Präsenzveranstaltungen, bleibt die Notwendigkeit, virtuelle Zielgruppen zu erreichen, bestehen. Viele potentielle Besucher Ihrer Veranstaltung können heutzutage aufgrund von steigenden Kosten sowie Zeitdruck nicht persönlich teilnehmen. Da die Veranstaltungsbranche einen wahren digitalen Wandel erfahren hat, sind virtuelle Meetings für Unternehmen nach wie vor ein wertvolles Mittel, um mit ihrem Publikum weltweit in Kontakt zu treten.
Des Weiteren wäre es ein Fehler, die Diskussion über hybride Veranstaltungen nur durch die Linse des „Muss" zu betrachten. Hybride Veranstaltungen bieten vielen Organisationen nicht nur eine „Lösung", sondern sind eine logische Wahl. Drei Trends verdeutlichen, dass hybride Veranstaltungen zunehmend zum neuen Standard für das Eventdesign werden.
Was ist ein hybrides Meeting?
Zunächst sollten wir verstehen, was wir mit „Hybrid-Meeting" meinen. Hybride Meetings stellen für Veranstaltungsexperten das Beste aus beiden Welten dar- doch sie bringen auch eine Reihe von Herausforderungen mit sich. Während alle Ihre Events individuelle Ziele haben, ist ein übergreifendes Ziel für alle hybriden Veranstaltungen, so viele Teilnehmende wie möglich einzubinden- virtuell und vor Ort.
Eine hybride Veranstaltung ermöglicht es den Teilnehmenden, sich persönlich zu treffen, wenn sie menschlichen Kontakt wünschen. Sie bietet auch denjenigen, die aus Zeit oder Kostengründen nicht teilnehmen können, die Flexibilität, sich virtuell zu beteiligen. Für Planer:innen und Marketer besteht die Herausforderung darin, die Erfahrung für beide Gruppen gleichermaßen attraktiv zu gestalten.
Eventplaner und Marketer vereint
Zunächst bauten Eventplanende und Marketingexperten ihre Fähigkeiten bei der Durchführung virtueller Events auf. Durch Erfahrungen wurden die Teams mit der Planung und Durchführung in einer virtuellen Umgebung immer vertrauter. Laut Schätzungen der PCMA haben 76% der Planenden im Jahr 2020 eine virtuelle Veranstaltung durchgeführt. Tatsächlich unterstützte allein Cvent seine Kunden bei der Durchführung von über 70.000 virtuellen Events im selben Jahr, Tendez steigend.
Die steigende Digitalisierung von Veranstaltungen brachte Planungs- und Marketingverantwortlichen auf eine neue Weise zusammen. Marketingfachleute sahen in diesem neuen Eventkanal ein neues Engagement-Potenzial und brachten die digitalen Fähigkeiten mit ein. Eventplanende konnten ihre Expertise in der Veranstaltungsplanung und -gestaltung in die virtuelle Welt einbringen und so neue Wege zur Einbindung des Publikums schaffen. Schlussendlich arbeiteten beide Parteien zusammen, um das Engagement durch ein neues Erlebnisdesign zu optimieren.
Vorteile virtueller Veranstaltungen
Alle Eventverantwortlichen erkennen inzwischen die Vorteile von virtuellen Veranstaltungen. Der größte dieser Vorteile ist der unbestreitbare Reichweitenvorteil, den virtuelle Veranstaltungen im Gegensatz zu Präsenzveranstaltungen haben können. Es ist nicht ungewöhnlich, dass virtuelle Events die 6- bis 8-fache Anzahl an Anmeldungen im Vergleich zu einer gleichwertigen Präsenzveranstaltung verzeichnen. Außerdem waren viele von den Teilnehmerzahlen und dem Engagement bei virtuellen Veranstaltungen angenehm überrascht. Das virtuelle Engagement übrtrifft meistens nicht das einer Präsenzveranstaltung. Aber es hat sich gezeigt, dass virtuelle Veranstaltungen ein zuverlässiges Mittel darstellen, um ein großes, vielfältiges Publikum auf relativ kosteneffektive Weise zu erreichen und einzubinden.
Stetige Weiterentwicklung virtueller Eventtechnologie
Ein großer Teil dieses Engagements wurde durch den dritten Trend ermöglicht: die unglaubliche Verbesserung der virtuellen Eventtechnologie. Wir haben alle Berichte darüber gelesen, wie die Pandemie 10 Jahre technologischer Innovation auf 10 Monate komprimiert hat, und das ist genau dasselbe, was mit virtuellen Event-Plattformen passiert ist. Während der Pandemie forderten Eventplaner, Marketingfachleute und Teilnehmer mehr interaktive, immersive Erlebnisse. Die Eventtechnologie-Anbieter reagierten darauf, indem sie virtuelle Event-Erlebnisse entwickelten, die erheblich verbesserte Inhalte und Networking-Erfahrungen lieferten. Für virtuelle Teilnehmende ist die Technologie der Veranstaltungsort, und der Veranstaltungsort wurde sehr viel attraktiver.
6 Schlüsselelemente hybrider Meetings
Das Bestreben von Organisationen, die Reichweite virtueller Meetings mit dem unvergleichlichen Engagement persönlicher Treffen zu kombinieren, bereitet die Bühne für hybride Veranstaltungen vor. Hybride Meetings werden viele Formen annehmen, solange Unternehmen das Modell finden, das für ihre Teilnehmenden, ihr Budget und ihren ROI am besten geeignet ist und eine Option für hybride Konferenzen und kleine hybride Meetings darstellt. Aber im besten Fall bedienen hybride Meetings die einzigartigen Bedürfnisse sowohl ihrer Präsenz- als auch ihrer virtuellen Teilnehmenden, während sie beiden das Gefühl eines gemeinsamen Erlebnisses und Wertes vermitteln.
Es gibt zwar kein einheitliches „richtiges“ Design für hybride Meetings, aber es gibt eine Reihe von Bausteinen, die besondere Aufmerksamkeit erfordern, wenn Sie mit persönlichem und virtuellem Publikum arbeiten. Zu diesen Schlüsselelementen gehören:
- Marketing: Unterschiedliche Zielgruppen mit dem passenden Erlebnis erreichen
- Veranstaltungsort: Zusammenarbeit mit Ihrem Veranstaltungsort ermöglicht nahtlose Erlebnisse vor Ort
- Inhalt: Erstellen und Vermitteln von Inhalten für das virtuelle Publikum sowie die Teilnehmenden vor Ort
- Gemeinschaft: Bereitstellung gemeinsamer Erlebnisse
- Sponsoren und Aussteller: Die Skalierung von hybriden Lösungen für die Steigerung der Markenbekanntheit und Lead-Generierung nutzen
- Daten & Insights: Datenerfassung und -aktivierung für Ihre virtuelle und Präsenz-Zielgppen
Hybride Meetings: Ein Event, zwei Erlebnisse
Ein Event - zwei Erlebnisse. Das ist die Realität hybrider Veranstaltungen, mit der Veranstater 2024 und darüber hinaus konfrontiert werden. Wenn Sie diese grundlegenden Elemente beherrschen und die richtige Technologie für hybride Meetings und Events einsetzen, sind Sie und Ihr Unternehmen für die Zukunft gerüstet. Weitere Einblicke in hybride Veranstaltungen aus der Sicht von Planenden finden Sie in der Cvent Community.
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