Der ultimative Leitfaden für Ihr Konferenzmanagement

Konferenzen sind für viele Unternehmen von enormer Bedeutung. Sei es, weil ihre Mitarbeitenden sich auf Konferenzen untereinander und mit Experten und Gleichgesinnten austauschen können oder um eigene Botschaften zu platzieren und letztendlich wertvolle Leads zu generieren. Obwohl Konferenzen ebenfalls in die Kategorie “Events” fallen, ist deren Organisation und Durchführung durch einige Besonderheiten gekennzeichnet. Worauf es beim Konferenzmanagement ankommt und welche vielfältigen Konferenz-Formate es gibt, erfahren Sie in diesem Artikel. 

Was Sie außerdem erfahren:  

• Konferenzen in der Eventindustrie 

• Was ist eine Konferenz? 

• Arten von Konferenzen 

• Warum professionelles Konferenzmanagement so wichtig ist 

• Arten von Konferenzmanagement  

• Der Prozess des Konferenzmanagements 

• Einsatz von Konferenzmanagement-Software 

• Was eine ideale Konferenzmanagement-Software auszeichnet 

Konferenzen in der Eventindustrie 

Durch den Wegfall der Corona-Bestimmungen sind Kongresse, Tagungen und Seminare bereits 2022, bezogen auf die Teilnehmerzahl, wieder deutlich größer geworden als im Vorjahr. Dabei war selbst in der Pandemie im Jahr 2021 die mit Abstand wichtigste Veranstaltungsart in den deutschen Veranstaltungsstätten die Kategorie “Kongresse, Tagungen und Seminare”. Im Vergleich zu 2020 machte sie sogar 9,9 Prozentpunkte mehr vom Gesamtvolumen aus.  

Eine besondere Bedeutung erfahren hierbei die beruflich motivierten Veranstaltungen, zu denen die Kongresse, Tagungen und Seminare sowie Ausstellungen und Präsentationen zählen. Die übrigen Kategorien von Veranstaltungsarten lassen sich unter dem Begriff Events zusammenfassen. Mit dieser vereinfachten Unterscheidung lässt sich die Aufteilung nach geschäftlichen Veranstaltungen und jenen mit Freizeitcharakter auf dem Gesamtmarkt übersichtlich darstellen. Unabhängig vom Pandemiegeschehen lässt sich in der untenstehenden Grafik erkennen, dass beruflich motivierte Veranstaltungen stets einen großen Anteil am Gesamt-Event-Markt ausmachen.  

„Menschen, die im beruflichen Kontext zusammenkommen, sorgen für Wissenstransfer, bilden Netzwerke und liefern so die Plattformen, auf denen Antworten für die großen Fragen unserer Zeit entwickelt werden. Insbesondere in einer Ära multipler, globaler Herausforderungen können sie die notwendigen Transformationsprozesse unterstützen und dem konstruktiven Dialog auf vielfältigen Ebenen und in variablen Formaten eine Bühne bieten." erklärt Matthias Schultze, Geschäftsführer des GCB, im Meeting- und Eventbarometer 2022/2023. 

Da immer mehr auch Tagungen und Konferenzen unter dem stetig steigenden Kostendruck, gekürzten Budgets, in kürzeren Vorlaufzeiten und unter dem Einfluss von Personalmangel geplant werden, wird effizientes Konferenzmanagement stetig wichtiger – vor allem für Sie als Planende.  

Was ist eine Konferenz? 

Eine Konferenz ist eine formelle Zusammenkunft von Menschen, die ein bestimmtes Thema diskutieren, das akademischer, wirtschaftlicher oder politischer Natur sein kann. Konferenzen sind in der Regel kostenpflichtig, für die Öffentlichkeit nicht zugänglich und werden von Branchenexperten und Keynote-Speakern besucht, bei denen es sich häufig um prominente oder bedeutende Persönlichkeiten handelt. Das Hauptziel einer Konferenz ist es, zu informieren, zu bilden und das Bewusstsein für das behandelte Thema zu schärfen. Daraus leiten sich Anforderungen an die Programmgestaltung, die Möglichkeiten zum Austausch und die professionelle Abwicklung des Konferenzmanagements ab.

Arten von Konferenzen  

Zu den Konferenzen-Arten und -Sessions zählen:  

Seminar - Hierbei handelt es sich um eine interaktive Session, bei der ein oder zwei Redner das Gespräch mit den Zuhörern führen. Ein Seminar ist informativ und lehrreich und zielt darauf ab, den Teilnehmern bestimmte Fähigkeiten oder Kenntnisse zu vermitteln. 

Workshop - Workshops sind weniger formell und beinhalten eine starke Beteiligung der Teilnehmenden. Im Vergleich zu Seminaren sind sie mehr darauf ausgerichtet, den Teilnehmern unter Anleitung neue Fähigkeiten zu vermitteln.  

Round Table - Dies ist eine Session, in der lebhafte Diskussionen und Debatten unter den Teilnehmern geführt werden. Es gibt keinen Hauptredner und die Zeit, die jedem Redner zusteht, ist begrenzt. 

Symposium - Ein Symposium ist eine kleine Konferenz, bei der mehrere Experten über ein gemeinsames Thema diskutieren. Es wird in der Regel innerhalb eines Tages abgeschlossen. 

Tagungen, Kongresse und Konferenzen - diese Begriffe werden meist synonym gebraucht und meinen Veranstaltungen, bei denen wenige bis mehrere Hundert Personen sich zu einem Thema informieren und austauschen. Oftmals über mehrere Tage hinweg und in den zuvor vorgestellten Formaten von Seminar, Workshop bis zum Symposium. 

Warum professionelles Konferenzmanagement so wichtig ist 

Da Konferenzen, so wie sämtliche Veranstaltungsformen, heute unter multiplen, globalen  Herausforderungen stattfinden, müssen Sie als Organisierende immer versierter und effizienter im Konferenzmanagement werden. Vom Management der Budgets, der Optimierung von Ressourcen, der Steuerung von Teams und Aufgaben bis hin zur Gewährleistung eines reibungslosen Ablaufs vor Ort müssen Sie das gesamte Projekt von Anfang bis Ende steuern.  

Hier ist eine interessante Analogie. Stellen Sie sich die Konferenz als einen einzigen, bunten Wandteppich vor, den Sie aus verschiedenfarbigen Fäden weben müssen: Budgetierung, Beschaffung der Location, Registrierung, Erlebnisse vor Ort gestalten, Feedback nach der Veranstaltung und vieles mehr. Die Kunst besteht nun darin, diese Fäden effizient verwalten, ohne ein Durcheinander zu kreieren.  

Bei so vielen Aufgaben, Terminen, Menschen, Bereichen und Zahlen, die Sie managen müssen, kann die Arbeit ziemlich stressig werden. Aus diesem Grunde benötigen Sie ein professionelles Konferenzmanagement. Mit dem passenden Plan und einer effizienten Arbeitsweise können Sie Ihre Veranstaltungsziele leicht erreichen, die Kosten senken und die Zufriedenheit der Teilnehmer steigern. Welche verschiedenen Möglichkeiten des Konferenzmanagements gibt es also für Sie? 

Arten von Konferenz-Management 

Inhouse Konferenzmanagement: Stehen innerhalb Ihrer Organisation umfangreiche Ressourcen und Arbeitskräfte zur Verfügung, können die Konferenz intern organisieren. Die thematische Nähe und die emotionale Bindung an die Konferenzthemen können hier vor Vorteil sein.  

Partnerschaften: Es kann sinnvoll sein, dass Sie als Veranstalter mit Agenturen oder Fachleuten für spezielle Dienstleistungen zusammenarbeiten bzw. diese outsourcen, z. B. Website-Design, Umfrage-Management usw. 

Drittveranstalter: Sie als Unternehmen können Drittveranstalter mit dem Konferenz-Management beauftragen. Diese Drittanbieter haben häufig umfangreiche Erfahrungen, einen guten Ruf auf dem Markt und verwenden moderne Konferenzmanagement-Lösungen, um Ihre Veranstaltung von Anfang bis Ende zu managen.  

Der Prozess des Konferenzmanagements 

Die Organisation einer erfolgreichen Konferenz erfordert eine akribische Planung. Jeder Schritt des Konferenz-Managements muss bis ins letzte Detail durchdacht sein. Diese Liste kann Ihnen dabei helfen. 

Schritt #1 - Was sind Ihre Ziele für die Konferenz? 

Zuallererst müssen Sie das Ziel Ihrer Konferenz festlegen. Wollen Sie mehr Einnahmen für das Unternehmen generieren? Eine Markenbekanntheit schaffen oder steigern? Ein neues Produkt einführen? Mehr Mitglieder gewinnen? Die Art und Weise, wie Sie Ihre Konferenz organisieren und durchführen, hängt stark von Ihrem Ziel ab. Der erste Schritt besteht also darin, sich zusammenzusetzen, ein Brainstorming durchzuführen und Ihre Ziele aufzulisten. Am besten schriftlich und nach der SMART-Methode. 

Schritt #2 - Festlegung des Budgets 

Sobald Sie das Ziel Ihrer Konferenz definiert haben, sollten Sie das Budget festlegen. Welche Ausgaben werden voraussichtlich wann und in welcher Höhe anfallen? Erstellen Sie eine Liste aller anfallenden Kosten, wie z. B.: 

• Location 

• Personal 

• Unterkunft und Reisekosten 

• Essen und Getränke 

• Redner  

• Unterhaltung 

• A/V-Ausrüstung und Streaming-Dienst 

• Internet 

• Marketing und Werbung 

• Weitere 

Sobald Sie diese zusammengetragen haben, sollten Sie einen Puffer für Unvorhergesehenes oder Preissteigerungen in Höhe von etwa 10 bis 15 % des Budgets zu Gesamtkosten hinzurechnen.  

Entwickeln Sie außerdem Sponsoring-Angebote für interessierte Unternehmen, um die Kosten für die Konferenz reduzieren zu können.  

Schritt #3 - Die operative Konferenzplanung 

In diesem Schritt starten Sie das operative Konferenzmanagement. Stellen Sie ein Team zusammen, weisen Sie bestimmte Aufgaben und Deadlines zu und erstellen Sie einen detaillierten Zeitplan für die Durchführung. Recherchieren Sie die konkreten Dienstleister für Ihre Konferenz – denken Sie dabei an alle Positionen aus Ihrem zuvor erstellten Budget, z.B. Catering, Hotels, Transfers, Künstler, Event-Management-Software, Streaming-Dienste und mehr. Verhandeln Sie so früh wie möglich die Preise und Verträge. Je eher Sie sich committen, desto besser sind die Angebote für Sie. Übertragen Sie die finalisierten Konditionen in Ihr Budget und überprüfen Sie dieses regelmäßig.  

Schritt #4 - Auswahl der Referenten 

Die Redner sind ein wichtiger Bestandteil Ihrer Konferenz, schließlich liefern sie den Content Ihrer Veranstaltung. Darüber hinaus sind sie für die Teilnehmer-Akquise enorm wichtig. Wählen Sie je nach Budget die für Ihre Konferenz infrage kommenden Referenten aus und erkundigen Sie sich so früh wie möglich bei ihnen nach ihrer Verfügbarkeit. Briefen Sie Ihre Referenten ausführlich und stellen Sie ihnen außerdem leicht teilbare Marketing-Materialien, wie Banner mit ihrem Vortrag und Foto, zur Verfügung. So werden diese von Anfang an zu wichtigen Multiplikatoren Ihrer Konferenz. 

Schritt #5 - Einrichtung einer Website, Event-Apps und digitaler Marketingkampagnen 

Jede Konferenz benötigt eine Website. Sie ist die zentrale Anlaufstelle für alle Interessten und alle Teilnehmer. Dort sollten sie leicht und übersichtlich auf das Veranstaltungsprogramm zugreifen können und sich für Ihre Konferenz registrieren können. Denken Sie außerdem an Online- und Social-Media-Marketing für Ihre Konferenz und sorgen Sie schon im Vorfeld für FOMO – fear of missing out. Markting, die Website und Event-Apps können Sie intern umsetzen oder an Agenturen outsourcen. Das Marketing kann schnell zu einer großen Kostenkomponente werden, also planen Sie gut. 

Schritt #6 - Vorbereitung der Abläufe vor Ort; Überprüfung der Ausstattungsdetails 

Planen Sie mit Ihrem Team einen Vor-Ort-Einsatz und testen oder prüfen Sie alles, was Sie für Ihre Konferenz benötigen. Funktioniert die Audio-/Videotechnik einwandfrei? Werden die Streams sauber übertragen? Wirkt die Dekoration stimmig? Wird ein technisches Supportteam vor Ort sein, um den Rednern auf der Bühne zu helfen oder um Notfälle zu bewältigen? Es braucht nur eine einzige Panne oder ein Problem in letzter Minute, um Ihre Konferenz in ein Desaster zu verwandeln. Stellen Sie daher sicher, dass Sie alles im Griff haben. 

Einsatz von Konferenz-Management-Software 

Konferenzmanagement kann eine mühsame und ermüdende Angelegenheit sein, vor allem wenn viel manuelle Arbeit damit verbunden ist. Wenn Sie als Konferenzorganisator viel Zeit und Ressourcen für Aufgaben wie die Verwaltung von Anmeldungen, Buchungen, Zahlungen, Papierformularen usw. aufwenden, ist es höchste Zeit, in eine gute Konferenz-Management-Software zu investieren. Sie nimmt Ihnen viel manuelle Arbeit ab, reduziert Fehlerquellen und erleichtert die Zusammenarbeit unterschiedlichster Teams und Dienstleister. Woran erkennen Sie eine hervorragende Konferenz-Management-Software? 

Ganz einfach: Entscheiden Sie sich für eine Software, die komplexe Aufgaben automatisieren kann und auf Ihre Ziele abgestimmt ist. Das kann das Wachstum Ihres Unternehmens sein, die Kundenbindung, die Einsparung wertvoller Arbeitsstunden oder die Maximierung des ROI. 

Was eine ideale Konferenz-Management-Software auszeichnet 

Eine ideale Konferenz-Management-Software sollte verschiedene Funktionen beinhalten: 

Registrierung: Verwalten und rationalisieren Sie die Anmeldungen für Ihre Veranstaltung. Bieten Sie personalisierte Anmeldepfade an, die auf den Präferenzen der Benutzer basieren. So können beispielsweise Mitglieder andere Optionen auswählen, als Nicht-Mitglieder, Aussteller können zusätzlich Tickets für Standbetreuer buchen und Referenten können im Anmeldeprozess die hinterlegten Referenten-Hotels zu den vereinbarten Sonderkonditionen buchen. 

Verwaltung von Unterkünften: Buchen Sie Zimmer, Transfers und damit verbundene Anfragen durch die Integration der Daten mit Reisebüros, Shuttleservices oder Hotels. Eine optimale Konferenz-Management-Software beinhaltet die Verwaltung dieser Daten. 

Check-in und Badges vor Ort: Schnelles Einchecken, keine Warteschlangen und einfaches Drucken von Namensschildern und Zahlungsoptionen – eine gute Konferenz-Management-Software kann das auf Knopfdruck. 

Verwaltung von Referenten: Schaffen Sie für akademische Konferenzen eine zentrale Anlaufstelle für Vortragsideen, Biografien, Fotos und Präsentationen mit einem effizienten Call-to-Papers-Prozess. Diese zentrale Datenbank ist vor allem bei großen oder bei komplexen, z.B. hybriden, Konferenzen enorm wichtig. 

Lead-Management: Eine ideale Konferenz-Management-Software sollte Leads sammeln und weiterverfolgen können. Wenn diese Funktion mit Ihrem CRM-System verknüpft ist, verfügen Sie auch über die erforderlichen Daten, um den ROI zu messen und die Wirkung Ihrer Konferenz in Zahlen, statt in Bauchgefühlen, zu demonstrieren. 

Verfolgung von Session-Teilnahmen: Verfolgen Sie die Aktivitäten der Teilnehmer während der Konferenz mithilfe von Badge-Scanning oder RFID-Technologie. So erhalten Sie auch die Daten, um das Verhalten der Teilnehmer und Kaufsignale zu analysieren oder um bei wissenschaftlichen Konferenzen, akkurate Teilnahmezertifikate ausstellen zu können. 

Lösungen für Interaktionen: Steigern Sie die Interaktionen der Teilnehmer durch das Teilen von Beiträgen in Social Media, durch die Teilnahme an Votings und Q&A-Runden und an Session-Chats – auf dem Smartphone oder im Browser. 

Sponsorenverwaltung: Bieten Sie Ihren Sponsoren attraktive Beteiligungsmöglichkeiten inklusive statistischer Auswertungen, Reports und konkreter Lead-Übergabe. Mit einer guten Konferenz-Management-Software gelingt Ihnen das sehr transparent.  

Mobile Event-Apps: Halten Sie die Teilnehmer durch Push-Benachrichtigungen bei der Stange, erleichtern Sie das Networking in 1:1 Terminen - vor Ort oder auch online - und bieten Sie Ihren Sponsoren und Ausstellern die Möglichkeit zur schnellen Lead-Erfassung. 

Fazit 

Konferenz-Management ist anspruchsvoll geworden. Wollen Sie dies in Zeiten multipler Herausforderungen lösen, brauchen Sie einen durchdachten Plan sowie eine passende Konferenz-Management-Software, die Ihnen hilft, die Prozesse schneller, effizienter, ressourcensparender und für alle Beteiligten möglichst leicht bedienbar umzusetzen.  

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