Wer die Veranstaltungen für das aktuelle oder kommende Jahr plant, steht gleich vor mehreren Herausforderungen. Zum einen wird es 2024 noch wichtiger, frühzeitig die Location sowie alle weiteren Partner rechtzeitig ins Boot zu holen, zum anderen werden die Planungszeiten für Veranstaltungen stetig kürzer. Ein Widerspruch in sich. Lösen können Sie diesen nur, mit einer strategischen Eventplanung, die Ihnen hilft, sich auf die erfolgversprechenden Events zu konzentrieren und gleichzeitig flexibel zu bleiben.
Ziele – Schritt eins Ihrer Eventplanung
Starten Sie mit der Festlegung Ihrer Ziele, auch wenn dieser Schritt in der Praxis oft zu kurz kommt oder gar ganz überschritten wird. Je klarer Sie Ihre Ziele vor Augen haben, desto besser. Umso fokussierter können Sie alle folgenden Schritte Ihrer Eventplanung und -durchführung verfolgen.
Setzen Sie sich unbedingt SMARTe Ziele, also solche, die spezifisch, messbar, erreichbar, realistisch und terminiert sind.
Die Ziele Ihrer Eventplanung beeinflussen, mit welchen Eventformaten Sie wann und wie Ihre Zielgruppe ansprechen. Fokussieren Sie sich auf wenige Eventziele und legen Sie je Event ein eigenes, klares Ziel fest. Hier sind ein paar Beispiele für klare Eventziele:
- Mit dem Präsenzevent im Mai wollen wir 10 Prozent unserer Community erreichen und miteinander verbinden. Erkennen werden wir das an 200 Anmeldungen, 50 vereinbarten 1:1 Terminen auf dem Event sowie mindestens 500 verschickten Nachrichten über unsere Event-App.
- Durch unsere monatliche Webinarreihe wollen wir bis zum Ende des Jahres 500 neue Kontakte, sprich: Leads, in unserem CRM eingetragen haben. Davon sollen mindestens 10 Prozent zu Newsletter-Abonnenten werden und 2 Prozent zu Marketing Qualified Leads.
- Mit dem Hybridevent im September wollen wir unsere Stammkunden erreichen, wovon mindestens 200 vor Ort und 500 Personen online dabei sein sollen.
Denken Sie bei der Definition von Zielen außerdem an die unterschiedlichen Bereiche oder Abteilungen in Ihrer Organisation. Während das Marketingteam mit 500 Leads, sprich Event-Anmeldungen, durchaus zufrieden sein kann, wird Sales eher auf die Sales Qualified Leads schauen und die Geschäftsleitung auf die Umsätze der gewonnenen Deals oder den ROI.
Zielgruppen – Je genauer Sie wissen, wen Sie erreichen wollen,
desto besser für Ihre Eventplanung
Als Marketing- oder Eventprofi wissen Sie es vermutlich: Wer “alle” erreichen will, erreicht in Wahrheit niemanden. Definieren Sie daher ganz klar, wer Ihre Zielgruppe ist und arbeiten Sie die für Ihre Organisation relevanten Personas heraus. Binden Sie bei der Festlegung von Zielgruppen und Personas alle wichtigen Akteure aus Ihrem Hause ein – mindestens jedoch die Geschäftsleitung, Marketing, Sales und Service. Sie alle haben konkrete Vorstellungen davon, wie Ihre Kunden sind bzw. Ihre Wunschkunden sein sollten. Zeichnen Sie ein vollständiges Bild davon, wen Sie erreichen wollen und teilen Sie die Erkenntnisse intern mit allen. Je klarer Sie Ihre Zielgruppe definiert haben, desto leichter fallen Ihnen die Entscheidungen rund um Ihre Eventplanung. Sei es die passende Auswahl der Eventlocation, den richtigen Eventformate-Mix über das ganze Jahr hinweg, das Briefing Ihrer Dienstleister und kreativen Köpfe und vieles mehr. Auch Ihre Votings und Interaktionen auf den Präsenz-, Online- und Hybridevents können Sie zielgerichtet gestalten, wenn Sie genau wissen, was Ihr Ziel ist und wie Ihre Zielgruppe tickt.
Event-Konzept – die wichtigen Eckdaten für jedes Event
Leiten Sie nun aus Ihren Eventzielen und aus der Zielgruppe das Event-Konzept für jede Veranstaltung fest.
Das gehört in jedes Event-Konzept:
- Eventziel
- Zielgruppe
- Personas
- Datum und Uhrzeit
- Ort und Location
- Eventformat
- grober Ablauf des Events
- Budgetrahmen
Je besser und konkreter Ihr Event-Konzept erstellt ist, desto leichter gelingt Ihnen später die operative Eventplanung. Bereits in dieser Phase entscheidet sich, ob alle im Planungsteam sowie alle Stakeholder an einem Strang ziehen oder ob Sie im Laufe der Eventplanung permanent umplanen müssen, weil das gemeinsame Ziel, die gemeinsame Zielgruppe und das gemeinsame Verständnis des Event-Konzeptes fehlt. Dabei sprechen wir an dieser Stelle noch nicht von den ad hoc auftretenden Änderungen, die durch äußere Umstände wie Pandemie, Inflation oder Energiekrise verursacht werden.
Die operative Eventplanung für jedes Event
Nun geht es an die operative Eventplanung für jedes Ihrer Events in Ihrem Jahreskalender. Da Eventplanung schnell sehr kleinteilig und komplex werden kann, sollten Sie sich zu Beginn auf die wichtigsten Bereiche und Stellschrauben konzentrieren. Denken Sie vor allem an die Aspekte, die Konsequenzen nach sich ziehen. Wer beispielsweise eine Eventlocation in A-Lage anmietet, muss mit höheren Preisen für die Locationmiete, aber auch für die Übernachtung der Teilnehmer rechnen. Selbst wenn letztere ihre Rechnung selbst zahlen und dies damit nicht direkt Einfluss auf Ihr Eventbudget hat, kann die Wahl einer Location in A-Lage die Höhe Ihrer Event-Anmeldungen beeinflussen.
Wichtige Aspekte und Stellschrauben bei der Eventplanung:
- Das Thema
Ein Schmerzthema Ihrer Zielgruppe wird zu hohen Anmelderaten führen – vorausgesetzt, Sie treffen den Schmerz Ihrer Zielgruppe. - Der Termin
Den perfekten Termin gibt es mittlerweile nicht mehr. Es findet immer irgendwo ein konkurrierendes Event statt – und sei es nur ein Sportevent, das Ihre Zielgruppe ebenfalls interessiert. Checken Sie jedoch unbedingt vorher andere wichtige Branchentermine, Ferien und Feiertage. - Die Location
Wie außergewöhnlich ist die Location? Sie kann für Ihr Event einer der Gründe sein, warum Ihre Teilnehmer sich letztendlich anmelden. - Die Speaker
Ganz eng verknüpft mit dem Schmerzthema sind die Speaker. Wählen Sie diese möglichst divers aus – so sprechen Sie vielfältige Zielgruppen an. - Die Event-Technologie
Registrierungsformulare, Ihre Event-Website, der Check-In, die individuelle Sessionplanung, Abstractmanagement, Speaker- und Ausstellermanagement, schlankes Projektmanagement, Votings und Interaktionen sowie eine Event-App gehören zum festen Repertoire von Veranstaltungen. Setzen Sie diese zielgerichtet ein, können Sie ein begeisterndes und zugleich wirtschaftlich erfolgreiches Event auf die Beine stellen. - Das Eventformat
Mittlerweile haben sowohl Eventplaner als auch Dienstleister gelernt, flexibel von einem Eventformat auf ein anderes zu wechseln. Doch manche Ziele und Zielgruppen lassen sich einfach in Präsenz besser erreichen, während andere Eventkonzepte sehr gut als Onlinevariante funktionieren. Paradebeispiele hierfür sind: Networking in Präsenz und Wissensvermittlung als Webinar. - AV-Technik
Auch wenn die Audio-Video-Technik nicht gleich an erster Stelle steht, empfiehlt es sich dennoch so früh wie möglich mit den Experten und Dienstleistern auf diesem Gebiet zu sprechen. Je eher Sie sich austauschen, umso besser passt die Technik zu Ihrem Eventkonzept und so lassen sich auch Ressourcen kostengünstig einsetzen. - Personal
Der Fachkräftemangel ist im DACH-Raum angekommen und er wird sich verstärken. Ob Ihr Event oder Ihre Marketingmaßnahme ein Erfolg werden, hängt auch davon ab, wie früh und ob Sie sich das benötigte Personal sichern können. - Catering
Was für Eventplaner längst kein Geheimnis ist, muss gegenüber Controllern oder anderen Stakeholdern oft verteidigt werden: Das Catering. Hier ein Argument für Ihre Verhandlungen um die Catering-Budgets: Essen und Trinken zählen zu den Grundbedürfnissen. Sind diese nicht erfüllt, kann Ihr Event noch so gut geplant und durchdacht sein, es wird niemanden mehr interessieren.
Die Jahresplanung für Ihre Events
Sie haben die Planung für jedes Ihrer Events abgeschlossen? Dann haben Sie jetzt Ihre Jahres-Eventplanung vorliegen. Ihr Jahres-Eventprogramm beinhaltet dabei alle Veranstaltungen: Ob groß oder klein, intern oder extern, online oder physisch, ob als Veranstalter oder als teilnehmendes Unternehmen, ob für Interessenten, Kunden oder Mitarbeitenden.
Betrachten Sie jede Veranstaltung als Teil eines Gesamtsystems, mit dem Sie die Ziele Ihres Unternehmens erreichen wollen. Ein gut durchdachtes Eventprogramm umfasst mehrere Komponenten, die perfekt aufeinander abgestimmt sind.
So können Sie das ganze Jahr über mit Teilnehmern, potenziellen Teilnehmern, Kunden und Partnern in Kontakt treten bzw. diesen pflegen. Idealerweise basiert Ihre Jahres-Eventplanung auf der Nutzung einer einzigen Event-Software, die für jeden Prozess Ihres Event-Managements eine individuell angepasste Lösung bietet. Eine, die Ihre Marke widerspiegelt, Ihr Publikum anspricht und die “Single Source of Truth” für all Ihre Daten darstellt. So werden all Ihre Events messbar erfolgreicher.
Ein ganzheitlicher Ansatz dank integrierter Event-Technologie nimmt Ihnen viel Stress bei der Planung, Durchführung und Auswertung Ihrer Veranstaltungen. Wie? Indem Ihnen die Event-Software einen zentralen Ort für die Verwaltung aller Aspekte Ihrer Veranstaltungsstrategie bietet. Die Aufgaben werden rationalisiert und Sie können Sie Ihre Arbeit effizienter erledigen.
Vorteile eines Jahres-Eventprogramms
Mithilfe eines Jahres-Eventprogramms können Sie:
- Das Beste aus Ihren Veranstaltungen und Investitionen in diese herausholen.
- Mehr erreichen als dies mit traditionellen, isolierten Ansätzen in der Eventplanung möglich wäre.
- Die Komplexität zu reduzieren, indem Sie eine einzige Event-Management-Software für alle Ihre Veranstaltungen nutzen.
- Ein einheitliches Erlebnis für Ihr Publikum kreieren und deren ständige Einbindung fördern.
- Ihr gesamtes Veranstaltungsportfolio unter einem gemeinsamen Dach managen.
- Die - hoffentlich positiven - Auswirkungen von Events auf die Geschäftsergebnisse besser nachvollziehen.
Wie wählen Sie also die beste Technologie
für Ihre Eventplanung aus?
Wählen Sie eine Plattform, die ein umfassendes Jahres-Eventprogramm unterstützt.
Diese Fragen helfen Ihnen bei der Auswahl:
- Bietet Ihnen die digitale Lösung eine “single source of truth” für alle Daten und Informationen für Ihre Veranstaltungen? Auch für verschiedene Formate und unterschiedliche Zielgruppen?
- Eignet sich die Software oder Plattform für Veranstaltungen jeglicher Art und Größe? Von Kleinst-Veranstaltungen bis hin zu mehrtägigen Branchenevents?
- Können Sie mit der Event-Technologie das Engagement fördern und das Erlebnis des Teilnehmers personalisierten? Zum Beispiel durch eine eigene Agenda oder passende Networking-Vorschläge.
- Ist die Lösung skalierbar und flexibel, um Ihren sich ändernden Anforderungen gerecht zu werden?
Die Antwort auf all diese Fragen sollte “Ja” lauten. Wenn nicht, suchen Sie weiter.
Fazit
Mit einer guten Eventplanung und mithilfe eines Jahres-Eventprogramms steigern Sie den Wert all hrer Veranstaltungen. Es ist essenziell, Ihre Event-Strategie als einen zusammenhängenden Plan zu betrachten und nicht als separate Kampagnen. Das Jahres-Eventprogramm hilft Ihnen, Ihre Ziele und Zielgruppe effektiver zu erreichen und einzubinden. Dafür brauchen Sie die richtige Technologie. Entscheiden Sie sich für eine einzige Plattform bzw. Software, können Sie Erlebnisse schaffen, die Ihre Zielgruppe kontinuierlich ansprechen und einen Mehrwert für Ihr Unternehmen schaffen.
