Die letzten Jahre als einen Wirbelsturm zu bezeichnen, wäre eine wahre Untertreibung. Innerhalb von wenigen Tagen wurden Präsenzveranstaltungen und -Konferenzen, die Monate im Voraus geplant worden waren, plötzlich verschoben oder abgesagt. Virtuelle und Online Events waren die neue Norm, und wir mussten lernen, wie man effektive Eventprogramme von Grund auf neu gestaltet. Dabei lernten wir eine Menge Neues. Eine der wichtigsten Lektionen, die die Eventbranche gelernt hat, war, dass virtuelle und online Veranstaltungen zwar sicherlich ihren Nutzen haben, Präsenzveranstaltungen jedoch immer ein wichtiger Bestandteil eines jeden Eventprogramms sein werden.
Es ist daher an der Zeit, über eine andere Eventart nachzudenken. Eine Eventart, die die Herausforderungen der neuen Normalität nicht nur meistern, sondern in dieser auch erblühen kann. Die Rede hier ist von hybriden Veranstaltungen. Es wird Situationen geben, in denen eine virtuelle Veranstaltung Ihre einzige Wahl sein wird. Es wird auch Situationen geben, in denen persönliche Begegnungen den effektivsten Weg darstellen, um Neukunden zu gewinnen und Ihre Zielgruppe einzubeziehen. Hybridveranstaltungen oder Veranstaltungen, die sowohl Präsenz- als auch virtuelle Elemente kombinieren, werden einen wesentlichen Bestandteil der neuen Normalität in der Eventindustrie sein.
In diesem Leitfaden führen wir Sie durch die Grundlagen einer Hybridveranstaltung, zeigen Ihnen, wie Sie eine erfolgreiche hybride Veranstaltung gestalten und wie Sie Ihre Eventstrategie an diese neue und so notwendige Form eines Events Ihren Bedürfnissen anpassen und weiterentwickeln können.
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Hybride Veranstaltungen als Teil Ihrer Eventstrategie
Die Gestaltung einer erfolgreichen hybriden Veranstaltung erfordert Planung und Ideenfindung. Veranstalten Sie ein internes oder externes Event? Verfügen Sie über die erforderlichen Hilfsmittel, um Ihre Hybridveranstaltung effektiv zu vermarkten und anzupreisen? Was erhoffen Sie sich für Ihre Teilnehmenden von dieser Veranstaltung? Die Beantwortung dieser und weiterer Fragen wird Ihnen beim Erstellen Ihres virtuellen und Präsenz-Eventprogramms helfen.
Wann sollte eine hybride Veranstaltung ausgerichtet werden?
Die erste Entscheidung, die Sie treffen sollten, ist, ob eine virtuelle Komponente in Ihrer Veranstaltung überhaupt Sinn macht. Wann sollten Sie eine hybride, virtuelle oder eine Präsenzveranstaltung ausrichten?
Hybride Events
Hybridveranstaltungen sind die perfekte Lösung für die Programme, die sowohl vor Ort als auch virtuell effektiv durchgeführt werden können. Nachstehend finden Sie einige Beispiele für hybride Eventprogramme:
- Messen und Ausstellungen
- Konferenzen
- Sales Kick-Offs
- Unternehmensweite Meetings
Hybridveranstaltungen sind auch äußerst nützliche Lösungen, wenn viele Ihrer Besucher:innen, die normalerweise persönlich teilnehmen würden, nicht dabei sein können. Nachfolgend sind einige Beispiele aufgeführt, wenn ein:e Teilnehmer:in, der/die normalerweise bei einer Veranstaltung vor Ort sein könnte, virtuell teilnehmen muss:
1. Der/die Teilnehmer:in kann oder möchte aufgrund von Gesundheits- oder Sicherheitsbedenken nicht reisen.
2. Das jeweilige Unternehmen hat ein begrenzte Reisekostenbudget, weswegen der/die Teilnehmer:in nicht zur Veranstaltung anreisen kann.
3. Die Eventlocation, an der Sie den Präsenz-Teil der Veranstaltung ausrichten werden, hat Kapazitätsbeschränkungen, so dass nicht alle Teilnehmenden die Möglichkeit haben, sich vor Ort zu versammeln.
Lesen Sie hier in unserem Blog mehr darüber nach, welche Vorteile virtuelle Events bieten.
Eine bewährte Vorgehensweise könnte darin bestehen, vor der Veranstaltung eine Umfrage zu versenden, um die aktuelle Situation und die Gefühle der eingeladenen Personen zu erfassen. Wenn Sie den Eindruck haben, dass viele eine virtuellen Teilnahme bevorzugen würden, könnte eine hybride Veranstaltung die beste Lösung sein.
Präsenzeranstaltungen
Präsenzveranstaltungen sollten dann geplant werden, wenn es von größter Wichtigkeit ist, dass alle Ihre Teilnehmenden persönlich anwesend sind. Sie wissen, dass sich die meisten Inhalte virtuell nicht gut umsetzen lassen und es keine gute Alternative gibt, um sie zu vermitteln, daher ist ein Erlebnis vor Ort der beste Weg, um die Informationen zu vermitteln. Hier sind einige Beispiele für Veranstaltungen, die Sie vielleicht vor Ort durchführen möchten:
- Mittagessen im kleinen Kundenkreis
- Mitarbeiterausflüge
- Preisverleihungen
Virtuelle & Online Veranstaltungen
Vollständig durchgeführte virtuelle und online Veranstaltungen sollten geplant werden, wenn Sie ein Event vor Ort nicht durchführen können, über ein kleines Budget verfügen oder wenn die Informationen, die Sie austauschen möchten, effektiv über Video weitergegeben werden können. Wenn es eine persönliche Teilnahme nicht notwendig ist, verschwenden Sie weder Geld noch Zeit, sondern können diese Ressourcen für zukünftige Vor-Ort- oder Hybridveranstaltungen neu einteilen. Hier sind einige Beispiele für virtuelle und online Events:
- Webinare
- Wiederkehrende Teammeetings
- Kundenerfolgsgruppen
- Studiengruppen
- Foren für Führungskräfte
Lesen Sie unserem Guide nach, wie Sie ein virtuelles oder online Event auf die Beine stellen können, welches über den Bildschirmrand hinaus geht.
Die verschiedenen Arten von Hybridveranstaltungen
Zunächst werden wir uns mit den Unterschieden zwischen internen und externen hybriden Veranstaltungen und einigen der häufigsten Beispiele befassen.
Interne Hybridveranstaltungen
Interne Veranstaltungen sind Programme, die zum Nutzen der internen Stakeholder Ihres Unternehmens, wie Mitarbeiter, Führungskräfte, usw. durchgeführt werden. Für viele Unternehmen ist es fast unmöglich, alle Ihre internen Interessengruppen für eine Besprechung in einem Raum zu versammeln. Hier kommen hybride Events ins Spiel. Wählen Sie eine Loccation für Ihre Veranstaltung aus, z.B. den Hauptsitz Ihres Unternehmens, und übertragen Sie die Besprechung dann per Live-Streaming an den Rest Ihres Unternehmens. Nachstehend finden Sie einige Beispiele für gängige interne Hybridveranstaltungen:
- Sales Kick-Off
- Unternehmensweite Meetings
- Größere Teammeetings
- Firmen-Teambuilding-Wochen
Externe hybride Events
Externe Veranstaltungen sind Programme, die auf Ihre Kunden, Interessenten, Klienten usw. ausgerichtet sind. Die Überführung Ihres externen Live-Events in einen hybriden Rahmen kann dazu beitragen, mehr Teilnehmer anzuziehen und Ihren Kohlenstoff-Beitrag zu verringern. Zu den externen Veranstaltungen, die in einen hybriden Typ umgewandelt werden können, gehören die folgenden:
- Konferenzen und Messen
- Kundenkonferenzen
- Produkt-Vorführungen
Kernelemente, Ziele und Vorteile von Hybridveranstaltungen
Es ist wichtig, sich die Zeit zu nehmen, um die Ziele Ihrer Hybridveranstaltung zu identifizieren und alle Instrumente zu sammeln, die Sie benötigen, um diese Ziele effektiv umzusetzen. Im Folgenden skizzieren wir gemeinsame Elemente, Ziele und Vorteile von hybriden Events.
Schlüsselelemente von Hybridveranstaltungen
Ein weit verbreiteter Irrglaube, den wir in der Branche gehört haben, ist, dass man für eine hybride Veranstaltung lediglich einen virtuellen Streaming-Anbieter benötigt. Eine erfolgreiche hybride Veranstaltung erfordert die gleichen Elemente und Funktionen wie ein Event vor Ort. Gepaart mit einem großartigen virtuellen Streaming-Anbieter machen diese Elemente Ihre Hybridveranstaltung zu einem großen Erfolg.
Inhalte mit Engagementfaktor
Ihr Inhalt ist bei einer hybriden Veranstaltung wohl noch umso wichtiger, als bei anderen Veranstaltungstypen. Nicht nur Ihre Teilnehmenden vor Ort müssen eingebunden werden, sondern auch Ihre virtuellen Teilnehmenden sollten während der gesamten Veranstaltung involviert sein. Stellen Sie sicher, dass alle Ihre Redner:innen vorbereitet sind und dass Ihre Präsentationen ansprechend sind, indem Sie den Inhalt und die gesamte Agenda verwalten.
Auf die richtige Vermarktung kommt es an
Eine hybride Veranstaltung zieht sowohl Präsenz- als auch virtuelle Teilnehmende an. Dies gibt Ihrer Organisation die Chance, das Zweifache (oder mehr!) der Teilnehmerzahl für Ihr Event zu gewinnen, was bedeutet, dass die Vermarktung Ihrer Veranstaltung so wichtig wie eh und je ist. Erstellen Sie eine Eventwebsite, auf der alle Programminformationen angezeigt werden, und senden Sie potenziellen Teilnehmern eine E-Mail, um eine Rekordzahl von Personen anzulocken.
Gewusst wie Anmeldungen zu verwalten sind
Der Registrierungsprozess Ihrer Hybridveranstaltung sollte genauso nahtlos ablaufen wie die Registrierung Ihres Events vor Ort. Erstellen Sie eine Registrierungswebseite mit dem Branding Ihrer Organisation und den Informationen zu Ihrer Veranstaltung, so dass potenzielle Teilnehmenden alle Details zu Ihrem Programm leicht finden können. Erstellen Sie benutzerdefinierte Registrierungspfade für Ihre Präsenz-Teilnehmenen im Gegensatz zu Ihren virtuellen Teilnehmenden, damit sich diese für die entsprechenden Sessions anmelden können. Behalten Sie schließlich den Überblick über diejenigen, die die Registrierung abgebrochen haben, und senden Sie ihnen eine Erinnerungs-E-Mail zur Registrierung!
Terminplanung ermöglichen
Wenn einige Ihrer Teilnehmenden virtuell und andere vor Ort anwesend sind, ist es schwieriger, Meetings zu planen. Sie können ein Terminplanungs-Tool verwenden, um Sperrzeiten in den Kalendern Ihrer Teilnehmenden zu blockieren, die zum Networken reserviert sind. Sie können direkt über das Tool kommunizieren und Zeiten für Meetings einrichten. Auf diese Weise können virtuelle und Präsenz-Teilnehmenden die Verfügbarkeiten in den Kalendern der anderen Teilnehmenden sehen und sich effizient vernetzen.
Hybride Veranstaltungsziele
Während alle Ihre Veranstaltungen individuelle Ziele haben, besteht ein übergeordnetes Ziel aller hybriden Veranstaltungen darin, so viele Teilnehmende wie möglich einzubinden, unabhängig davon, wie sie teilnehmen. Eine Hybridveranstaltung ermöglicht es Menschen, sich persönlich zu vernetzen, wenn sie diese menschliche Eventerfahrung machen wollen. Eine hybride Veranstaltung ermöglicht es auch Personen, die sonst aufgrund gesundheitlicher Bedenken oder Reisebeschränkungen nicht hätten teilnehmen können, die Flexibilität, sich virtuell zu beteiligen. Das Ziel besteht darin, das Erlebnis für beide Gruppen gleichermaßen fesselnd zu gestalten. In dem Sie diese Barriere beseitigen, bieten hybride Veranstaltungen noch mehr Menschen die Möglichkeit, mit Ihren Inhalten und Ihrer Marke zu interagieren.
Vorteile
Mit Hybridveranstaltungen vereinen Sie das beste aus beiden Welten. Im Folgenden finden Sie einige der größten Vorteile von Hybridveranstaltungen aufgelistet:
Erhöhte Teilnehmerzahlen
Während eine Veranstaltung oder Konferenz vor Ort oft am interessantesten ist, haben manche Menschen nicht die Zeit oder die Möglichkeit, weite Entfernungen zurückzulegen, um an diesen Veranstaltungen teilzunehmen. Ganz zu schweigen davon, dass diese Präsenz-Events manchmal einen ziemlich hohen Preis haben können. Beide Faktoren können Personen davon abhalten, sich für Ihr Event anzumelden. Bei einer Hybridveranstaltung sind genau dieselben Personen jedoch möglicherweise eher gewillt, an der Veranstaltung teilzunehmen, wenn sie dies bequem von ihrer Couch aus und zu wesentlich geringeren Kosten tun können. Eine Hybridveranstaltung kann viel mehr Teilnehmer anziehen als ein reines Vor-Ort-Event.
Erweitertes Engagement für Inhalte
Wenn Sie ein hybrides Event veranstalten, übertragen Sie Ihre Speaker und Sessions live per Streaming, damit virtuelle Teilnehmende sie sehen können. Auf diese Weise können Sie diese Sessions aufzeichnen und nach der Veranstaltung senden. Teilnehmende, die bestimmte Sessions nicht besuchen konnten oder einfach noch einmal zuschauen und mehr erfahren möchten, können sich Tage oder sogar Wochen nach der Veranstaltung mit dem Inhalt beschäftigen. Auf diese Weise bleiben Ihr Event und Ihr Unternehmen noch lange nach dem Ende der Veranstaltung im Gedächtnis.
Geringerer CO2-Beitrag
Durch die Reduzierung der Anzahl der Teilnehmenden vor Ort wird auch der Kohlenstoff-Beitrag Ihrer Veranstaltung verringert.
Es gibt weniger Reisende, weniger weggeworfene Mahlzeiten und ein geringerer Transport von gemieteten Stühlen und Tischen. Ihr Unternehmen wird nicht nur als ein Kraftwerk für Veranstaltungen positioniert, sondern auch als eine umweltbewusste Organisation.
Gesteigerter Sponsoren-Wert
Jetzt, da Ihre Veranstaltung hybrid ist, haben Ihre Sponsoren die Möglichkeit, vor Ihre persönlichen UND virtuellen Teilnehmer zu treten. Das ist also doppelt so viel Präsenz, wie sie es bisher hatten. Die Ausrichtung Ihrer Veranstaltung in einer digitalen Umgebung schafft neue Möglichkeiten für Markenbewusstsein und Lead-Generierung. Indem Sie Ihren Sponsoren mehr Wert bieten, wird Ihr Event mehr Sponsorengelder und noch mehr Sponsoren anziehen. Dies kann dann dazu beitragen, die technischen Kosten für die Durchführung einer Hybridveranstaltung wiederrum auszugleichen.
So erstellen Sie eine erfolgreiche Hybrid-Veranstaltung
Nachdem Sie nun Ihre Ziele festgelegt und die Elemente bestimmt haben, die Sie für Ihre Hybridveranstaltung enthalten haben müssen, ist es an der Zeit, mit der Planung Ihres Events zu beginnen. In den nächsten Abschnitten werden wir einige Herausforderungen ansprechen, mit denen Sie bei der Planung und Ausführung von Hybridevents konfrontiert sein werden und erklären, wie Sie diese am besten lösen können, als auch wie man eine perfekte Agenda erstellen und die Aufmerksamkeit Ihrer Teilnehmenden sicherstellen kann.
Gemeinsame Herausforderungen überwinden
Als Eventplaner werden Sie bei Hybridveranstaltungen vor gemeinsame Dilemmas stehen. Daher haben wir im Folgenden einige Tipps und Tricks aufgelistet, die Ihnen helfen dabei helfen sollen, diese Herausforderungen zu meistern.
Bringen Sie Ihre Eventerlebnisse in Einklang
Hybride Events sind ein wahrer Balanceakt. Sie balancieren zwischen virtuellen und Präsenz-Teilnehmenden und deshalb müssen Sie diese beiden Erfahrungen miteinander in Einklang bringen. Einerseits müssen Sie Ihre Inhalte für beide Gruppen unterschiedlich vermitteln. Sie müssen sicherstellen, dass Ihr Video-Streaming-Dienst korrekt funktioniert und dass Ihre Vortragenden darauf vorbereitet sind, aufgezeichnet zu werden und vor einer Kamera zu sprechen. Sie möchten jedoch nicht, dass sich Ihre hybride Veranstaltung wie zwei völlig unterschiedliche Events anfühlt - Sie sollten also eine Veranstaltung mit zwei Erfahrungen haben. Stellen Sie sicher, dass Ihr Inhalt sowohl für die Präsenz- als auch für die virtuellen Teilnehmenden relevant ist, und lassen Sie keine gemeinsamen Aktivitäten planen, die eine Gruppe von der Teilnahme isolieren.
Inhalte fesselnd gestalten
Ihr Inhalt ist bei einer Hybridveranstaltung wohl noch wichtiger als bei einem Präsenz-Events. Es ist viel schwieriger, virtuelle Teilnehmenen vor einem Computerbildschirm zu beschäftigen. Um Inhalte interessant zu halten, stellen Sie sicher, dass sie gut über Video "übersetzt" werden können. Integrieren Sie Live-Abstimmungen oder Frage- und Antwort-Runden, um die virtuellen Teilnehmenden einzubinden. Und stellen Sie sicher, dass die Sessions eine verdauliche Länge haben - niemand möchte eine fünfstündige Grundsatzrede über sich ergehen lassen.
4 Elemente einer erfolgreichen Hybridveranstaltung
Es gibt vier Schlüsselelemente für jede erfolgreiche Veranstaltung: Inhalt, Gemeinschaft, Sponsoring und Analytik. In diesem Abschnitt erläutern wir, wie diese Elemente speziell für eine hybride Veranstaltung umgesetzt werden können.
Inhalte
Wie bereits erwähnt, steht bei Ihrer Hybridveranstaltung der Inhalt im Vordergrund. Sie möchten sicherstellen, dass virtuelle und Präsenz-Teilnehmende gleichermaßen engagiert sind. Hier kommt die "Ein Event, zwei Erlebnisse"-Mentalität ins Spiel. Sie können nicht den gleichen Inhalt für beide Gruppen auf die gleiche Weise vermitteln. Hier sind einige Ideen, wie Sie Ihre Inhalte für Ihre virtuellen und Präsenz-Teilnehmenden unterschiedlich aufbereiten können:
Erstellen Sie separate Inhalte für Ihre virtuellen Teilnehmenden
Einige Ihrer größeren Sessions, wie z.B. Ihre Keynote-Präsentation, werden sowohl von Ihren Teilnehmenden vor Ort als auch von virtuellen Teilnehmenden gesehen werden. Aber zwingen Sie Ihr virtuelles Publikum nicht dazu, an Programmpunkten teilzunehmen, die insbesondere für Präsenz-Teilnehmende gedacht sind, wie zum Beispiel Networking-Sessions. Bieten Sie Ihren virtuellen Teilnehmenden exklusive, nur virtuelle Interviews oder Podiumsdiskussionen mit Branchenexperten an. Legen Sie über Ihre benutzerdefinierten Registrierungspfade effektiv Vor-Ort- vs. virtuelle Sessions fest, damit sich keine Teilnehmer:innen für die falschen Session anmelden.
Bieten Sie Ihre Inhalte auf Abruf an
Wie bereits erwähnt, ist es viel schwieriger, die Aufmerksamkeit eines:r Teilnehmers:in vor einem Computerbildschirm zu halten, als die Aufmerksamkeit eines:r Teilnehmers:in vor Ort. Möglicherweise müssen Ihre virtuellen Teilnehmenden im Laufe des Tages mehr Pausen einlegen, oder sie können nur jeweils ein oder zwei Stunden an der Veranstaltung teilnehmen. Stellen Sie sicher, dass die meisten Ihrer Inhalte auf Abruf angeboten werden, damit die virtuellen Teilnehmenden zu einem günstigeren Zeitpunkt darauf zugreifen können.
Informieren und begeistern Sie alle über Ihre Agenda
Während einer Präsenzveranstaltung ist es durchaus üblich, Ihren Teilnehmenden mitzuteilen, welche Sessions oder Themen nach einer Pause vorgestellt werden. Stellen Sie sicher, dass Ihre virtuellen Teilnehmenden die gleiche Erfahrung machen. Lassen Sie einen virtuellen Vertreter vor Ort Ihre virtuellen Teilnehmenden stets an die Agenda erinnern, damit sie sicher gehen können, dass sie an der nächsten Session teilnehmen werden. Sie können sogar ein spielerisches App-Erlebnis nutzen, um sie während der Pause zu unterhalten und für die nächste Session zu begeistern.
Übergang zu einer "Event-Producer"-Mentalität
Eine erfolgreichen Hybridveranstaltung zu erstellen erfordert eine Menge Arbeit, und Sie sollten sich selbst als den Gestalter dieses Eventprogramms betrachten. Sie sind für die Erstellung einer Agenda verantwortlich, die sowohl Präsenz- als auch virtuelle Teilnehmenden anspricht, und es liegt an Ihnen, ein Programm zu entwerfen, das ansprechend und effektiv ist. Im Folgenden finden Sie einige Schlüsselfragen, die Sie sich bei der Erstellung Ihrer hybriden Eventagenda stellen sollten:
Wie lange sollten Ihre Sessions dauern?
Werden Ihre Sessions eine Stunde, eine halbe oder nur 15 Minuten dauern? Möchten Sie Sessions mit unterschiedliche Längen haben? Sie sollten lieber eine Balance in der Länge Ihrer Sessions finden. Diese sollten lang genug sein, damit alle Informationen, die Sie vorbereitet haben, auch vermittelt werden können, aber sie sollten auch kurz genug sein, damit die virtuellen Teilnehmenden konzentriert und engagiert bleiben.
Wie viele Sessions sollten Sie pro Tag abhalten?
Sie möchten die Teilnehmenden nicht mit Informationen und Inhalten überfordern. Es ist wahrscheinlicher, dass die Teilnehmenden vor Ort mehr Sessions besuchen wollen, da sie eine große Entfernung zurückgelegt haben, um persönlich teilzunehmen. Ihre virtuellen Teilnehmenden werden jedoch wahrscheinlich eine kürzere Aufmerksamkeitsspanne haben, wenn sie sich vor einem Computerbildschirm befinden. Eine Lösung besteht darin, weniger Live-Sessions pro Tag für Ihre virtuellen Teilnehmenden anzubieten, damit sie nicht überfordert werden. Bieten Sie stattdessen mehr On-Demand-Inhalte an, auf die sie in ihrer Freizeit zugreifen können.
Sollten Sie unterschiedliche Sessions für virtuelle und Präsenz-Teilnehmenden anbieten?
Wenn Sie Ihre Registrierungspfade erstellen, wird es dann bestimmte Sessions geben, die nur für Präsenz-Teilnehmende bestimmt sind, und bestimmte Sessions, die nur für virtuelle Teilnehmende bestimmt sind? Möchten Sie beispielsweise eine Networking-Session vor Ort veranstalten, die für virtuelle Teilnehmende nicht zugnglich ist? Was werden Sie diesen virtuellen Teilnehmenden stattdessen anbieten? Entscheiden Sie, wie sich Ihre Registrierungspfade für Ihre verschiedenen Teilnehmenden unterscheiden werden.
Zusammengehörigkeitsgefühl
Die Teilnehmenden vor Ort haben den Vorteil dazuzugehören. Es ist viel einfacher für sie, sich persönlich mit anderen zu vernetzen, Gespräche zu führen und Verbindungen aufzubauen. Es gibt jedoch Möglichkeiten, diese Gemeinschaft auch für Ihr virtuelles Publikum aufblühen zu lassen.
Integrieren Sie Live-Umfragen und Fragen und Antworten in Ihre Sessions.
Integrieren Sie doch zum Beispiel Live-Umfragen und Frage- und Antwort-Runden in Ihre Sessions. Ermutigen Sie während einer Session alle Anwensenden, Fragen einzureichen und Umfragen zu beantworten, damit sie sich engagieren und miteinander interagieren können. Möglicherweise stellt Ihr virtueller Teilnehmer oder Ihre virtuelle Teilnehmerin eine Frage, die Ihren Präsenz-Teilnehmenden nie in den Sinn gekommen wäre, oder auch umgekehrt. Eine großartige Gelegenheit also, doppeltes Wissen und doppeltes Feedback zu erhalten.
Erstellen Sie kollaborative virtuelle Sessions
Wenn sich die Präsenz-Teilnehmenden in Breakout-Sessions befinden, geben Sie Ihren virtuellen Teilnehmenden die gleiche Möglichkeit. Viele virtuelle Streaming-Anbieter können Breakout-Räume innerhalb der Besprechung erstellen. Versammeln Sie Ihre virtuellen Teilnehmenden und lassen Sie sie in kleineren Gruppen zusammenkommen, damit auch sie diese Community aufbauen können.
Sponsoren unter die Arme greifen
Sponsorengelder sind für jedes Eventprogramm von entscheidender Bedeutung. Daher müssen Ihre Sponsoren aus Ihrer Hybridveranstaltung den gleichen (oder einen höheren) Wert erhalten wie aus einer Veranstaltung vor Ort. Es gibt viele Möglichkeiten, Ihre Sponsoren sowohl vor Ihre virtuellen als auch vor Ihre Präsenz-Teilnehmenden zu stellen und einen hohen Wert zu schaffen. Im Folgenden finden Sie einige Ideen, die Ihnen den Einstieg erleichtern sollen:
- Bannerwerbung in mobile Event-Apps
- Push-Benachrichtigungen
- Gesponserte Sessions
- Sponsorenseite auf der Eventwebsite
- Physische und virtuelle Sponsorenstände
- Gesponserte Werbespots vor dem Zugriff auf On-Demand-Inhalte
Die Datenanalyse beherrschen
Ihre Handlungen nach der Veranstaltung sind genauso wichtig wie das, was Sie während einer Veranstaltung tun. Stellen Sie sicher, dass Sie nach dem Event eine Umfrage verschicken, um ein Gefühl dafür zu bekommen, welche Inhalte bei Ihren Teilnehmenden ankamen und wie Ihre Teilnehmer ihre Erfahrungen vor Ort im Vergleich zur virtuellen Erfahrung empfanden. Werfen Sie auch einen Blick auf die Daten Ihrer Teilnehmenden während der Veranstaltung. Vergewissern Sie sich, dass die Teilnehmenden, die an vielen Sessions teilgenommen, viele Fragen gestellt oder sich mit Ihren Sponsoren in Verbindung gesetzt haben, sprich Ihre engagiertesten Teilnehmenden auch noch nach der Veranstaltung mit Ihren Inhalten auseinandersetzen und Sie mit diesen in Folgekontakt treten.
Einen Plan für das Unbekannte haben
Die letzten Jahre waren durch und durch nicht die einfachsten. Aber wir alle haben sicherlich eine ganze Menge gelernt. Eine der wichtigsten Lektionen, die wir aus dem Ganzen ziehen können, ist, auf alles Mögliche vorbereitet zu sein. Virtuelle und hybride Veranstaltungen werden daher auch in der Zukunft ein Schlüsselelement Ihrer Eventstrategie darstellen. Machen Sie doch auch Ihre hybriden Veranstaltungen zu einem Erfolgsfaktor.
