Hybride Konferenzen verbinden das Beste aus beiden Eventwelten, oder nicht? Viele Eventplaner und Marketers scheuen sich nach wie vor, eine hybride Konferenz zu organisieren. Für die einen ist der organisatorische Aufwand ein Hemmnis, die anderen fürchten explodierende Kosten und wiederum andere, haben noch keine gute Hybrid-Konferenz erlebt. Doch es kann funktionieren und zugleich können Sie als Organisator von den Vorteilen beider Welten profitieren. Wie Ihnen das gelingt, erfahren Sie in diesem Blogbeitrag.
Ein Blumenstrauß voller Möglichkeiten – Ihre hybride Agenda
Sie haben heute vielfältigste Möglichkeiten, wie Sie eine hybride Konferenz planen und umsetzen können – von ganz einfach bis äußerst komplex. Einige Varianten der Konferenz-Gestaltung sowie der -Durchführung stellen wir Ihnen hier in Kürze vor:
Die deckungsgleiche Online- und Onsite-Konferenz
Bei dieser Variante erleben Ihre Teilnehmer nahezu ein identisches Event. Beide sehen in Echtzeit die Begrüßungssession sowie die Keynotes und können an Workshops teilnehmen. Letztere können Sie ebenso in hybrider Form oder mit getrennten Teilnehmergruppen durchführen. Die Votings- und Interaktionen finden in einer Event-App, einem separaten Votingtool oder über die Web-App der virtuellen Event-Plattform statt. So können beide Gruppen in Echtzeit an allen Interaktionen teilnehmen. Damit auch das Catering und die Site-Events für Ihr Online-Publikum erlebbar werden, senden Sie Catering-Boxen in die (Home-)Offices und bieten virtuelle Site-Events an. Ein nahezu identisches Erlebnis für beide Seiten. Jedoch ist dies auch die komplexeste und teuerste Variante einer hybriden Konferenz.
Onsite first, online second
Denken Sie noch einmal an die eben skizzierte hybride Konferenz. Ausgehend von dieser bleibt der Vor-Ort-Part so wie eben beschrieben, doch den virtellen Part der Veranstaltung bieten Sie erst einige Tage später an. So können Sie aus den Vorträgen die weniger interessanten Szenen und Leerlaufzeiten herausfiltern und Ihrem Online-Publikum kurzweilige und spannende Inhalte anbieten. Die Votings- und Interaktionen können simulive sein oder in Echtzeit von einem Ihrer Moderatoren oder Teammitglied betreut werden. Der Online-Workshop findet nur für die Online-Teilnehmer statt – ebenso wie das virtuelle Site-Event. Der Vorteil? Sie entzerren die Komplexität der Planung und der technischen Durchführung enorm. Schon allein dadurch wird Ihr Gesamt-Budget deutlich geringer strapaziert.
Onsite in vollem Umfang, online als Best-Of-Version
Ihre Zielgruppe interessiert sich eh nur für die Inhalte und hat weniger Interesse an Networkings, an gemeinsamen Online-Workshops, an virtuellen Site-Events oder gar Catering-Boxen? Dann bieten Sie ihnen doch genau das an, was sie wollen: Content. Dafür bereiten Sie die Inhalte der Konferenz noch einmal so richtig auf und kürzen alle weniger
Onsite first, Online als Videoreihe
Haben Sie schon einmal an einem Online-Kurs über mehrere Wochen teilgenommen? Oftmals sind die Inhalte der einzelnen Sessions erst zu einem bestimmten Zeitpunkt und nach dem Absolvieren der vorangegangenen Inhalte verfügbar. Ähnlich könnten Sie die Inhalte Ihrer Vor-Ort-Konferenz Ihrem Online-Publikum anbieten: In sinnvollen Sequenzen. Um das Interesse hochzuhalten und zugleich den Austausch zu ermöglichen, können Sie zwischendrin immer wieder Live-Termine mit renommierten Experten Ihrer Branche anbieten – eben ganz ähnlich wie bei einem Online-Kurs.
Die hybride Satelliten-Konferenz
Auch das ist möglich: Ihre Konferenz findet in Echtzeit an verschiedenen Standorten statt. Über Event-Tech und AV-Technik spielen Sie die Inhalte eines Hubs oder der einzelnen Satelliten-Events an die anderen Orte aus. So entsteht ein Wir-Gefühl unter den dezentral verteilten Veranstaltungs-Gruppen. Verstärken können Sie dies über gemeinsame Votings und Interaktionen; beispielsweise in einer gemeinsamen Event-App.
2 Konferenzen in einer – so klappt’s
auch mit dem Budget
Wir haben es bereits angedeutet und viele Eventplaner würden uns zustimmen: Hybride Konferenzen sind in Wahrheit zwei Konferenzen an einem Termin. Dies trifft zumindest dann zu, wenn Sie als Veranstalter versuchen, beide Zielgruppen und beide Event-Teile in vollem Umfang zum gleichen Termin umzusetzen. Gerade dann explodieren auch Ihre Eventkosten und Sie sind schnell beim Doppelten des ursprünglichen Eventbudgets. Doch wie Sie in unseren Beispielen der Hybrid-Konferenz sehen konnten, geht es auch anders – kostengünstiger und Nerven schonender für die Organisatoren und Dienstleister.
Die erste Variante ist in der Regel die kostenintensivste Form einer Hybrid-Konferenz. Bei den weiteren Vorschlägen nimmt die Komplexität und damit auch die Kostenintensität in der Regel stetig weiter ab. Natürlich hängt das auch von Ihren konkreten Anforderungen an die Gestaltung der Konferenz ab.
Finden Sie heraus, was Ihre Zielgruppe wirklich schätzt und annimmt und fokussieren Sie sich dann auf jene Parts der Konferenz. Viele Teilnehmer wollen gerade bei wissensvermitttelnden Konferenzen vorrangig den Sessions folgen und verzichten eher auf die Teilnahme an Rahmenprogrammen wie virtuellen Stadtführungen, Networking oder gemeinsamen Lunches am Bildschirm. Sind Sie sich unsicher, ob Ihre Zielgruppe eher mehr oder weniger die Online-Angebote annimmt, testen Sie diese in kleinem Umfang und bauen Sie diese dann beim Folge-Event auf bzw. ab.
Interaktionen – beide Teilnehmergruppen
wollen aktiv dabei sein
Interaktion hält Ihre Teilnehmer bei der Stange und vermittelt ihnen, dass noch mehr Menschen vor Ort dabei sind bzw. sich online zugeschaltet haben. Gestalten Sie Ihre Interaktionen, Ihre Votings, Ihre Selfie-Fotoaktionen und vieles mehr daher am besten so, dass beide Gruppen leicht daran teilnehmen können und dass die Ergebnisse für beide Seiten einsehbar sind.
Event-Apps oder virtuelle Event-Plattformen die Ihre Teilnehmer vor Ort im Saal und auch online via Browser am PC oder auf dem Smartphone bedienen können, eignen sich dafür hervorragend. So kann jeder jede Umfrage beantworten, Fragen in der beliebten Q&A-Runde hoch- oder heruntervoten oder seine Kommentare in den Chat schreiben.
Wollen Sie, dass sich die Online-Teilnehmer wirklich eingebunden fühlen, setzen Sie unbedingt einen Chat-Moderator ein, der die Wünsche und Fragen an die Referenten vor Ort schnell und unkompliziert weiterleitet. Doch auch Ihre Präsenz-Teilnehmer können Sie über den Session-Chat wunderbar einbinden. Denn so verstehen auch die Online-Teilnehmer, was vor Ort gefragt wurde und worauf der Referent gerade antwortet – auch wenn ein Teilnehmer wieder einmal vergessen haben sollte, das Saalmikrofon für seine Frage zu nutzen.
So gestalten Sie das Networking einer
hybriden Konferenz
Sie können - zumindest aus technischer Sicht - beide Teilnehmergruppen live und in Echtzeit miteinander ins Gespräch bringen. In der Praxis funktioniert dies meist jedoch nicht und hat viele Gründe. Angefangen von instabilen Netzwerken in den Locations bis hin zum meist sehr gut gefüllten Schreibtisch der Online-Teilnehmer, die sich dann doch wieder schnell dem Posteingang statt dem Networking widmen.
Seien Sie sich bewusst, dass nur wenige Online-Teilnehmer mit Personen vor Ort wirklich in 1:1 Videocalls gehen wollen – und umgekehrt. Doch untereinander können Sie die Gruppen sehr wohl in den aktiven Austausch bringen. Bieten Sie beiden Gruppen an, sich mit Vertretern der jeweils eigenen Gruppe zu vernetzen und zu Terminen zu verabreden – egal ob vor Ort oder online. Machen Sie darüber hinaus am besten auch gleich zu Beginn für alle sichtbar, wer online dabei ist und wer vor Ort ist. So ersparen Sie Ihren Teilnehmer Gespräche wie diese:
“Hallo. Ich sehe, Sie sind bei der Konferenz auch anwesend. Wollen wir uns in der Lobby treffen?”
“Hallo. Danke für die Anfrage. Ich bin leider nur online dabei. Wollen wir uns in der nächsten Woche einmal austauschen?”
Kurzum: Wenn Networking, dann am besten in getrennten Gruppen. So profitieren die meisten Teilnehmer wirklich davon.
Fazit
Hybride Konferenzen haben viele Gesichter. Nutzen Sie die vielfältigsten Möglichkeiten und gestalten Sie Ihre Konferenz so, dass sie zu Ihrem Ziel, zu Ihrer Zielgruppe und zu Ihrem Konzept passt. Dann rechtfertigt der Budgeteinsatz auch die erreichten und aktivierten Personen.
