Hybride Events: Was Sie wissen sollten

Durch die Pandemie wurden virtuelle Events kurzfristig zur neuen Normalität und wir mussten lernen, wie man wirkungsvolle Programme erstellt. Eine der wichtigsten Lektionen für die Eventbranche war, dass virtuelle Veranstaltungen zwar ihre Vorteile haben, Live-Events aber immer ein wichtiger Bestandteil eines jeden robusten Eventprogramms sein werden.

Daher ist es nun an der Zeit, über eine andere Art von Event nachzudenken – hybride Events. Es wird Situationen wie diese weltweite Pandemie geben, in denen ein virtuelles Event die einzige Option ist. Darüber hinaus wird es Situationen geben, in denen ein Präsenz-Event der effektivste Weg ist, um Leads zu generieren und Ihre Zielgruppe einzubeziehen. Hybride Events oder Events, die sowohl persönliche als auch virtuelle Erlebnisse vereinen, werden ein wesentlicher Bestandteil der neuen Normalität in der Eventbranche sein.

In diesem Leitfaden führen wir Sie durch die Grundlagen eines hybriden Events. Wir zeigen Ihnen, wie Sie ein erfolgreiches hybrides Event konzipieren und wie Sie Ihre Eventstrategie an diese neue, notwendige Art der Programmkonzeption anpassen können.

Hybride Events und Ihre Gesamt-Eventstrategie

Ein erfolgreiches hybrides Event zu konzipieren erfordert Planung und Brainstorming. Veranstalten Sie ein internes oder ein externes Event? Verfügen Sie über die erforderlichen Tools, um Ihr hybrides Event effektiv zu vermarkten und zu bewerben? Inwiefern sollen die Teilnehmer von diesem Event profitieren? Die Beantwortung dieser und weiterer Fragen hilft Ihnen beim Erstellen Ihres hybriden Eventprogramms.

Wann ein hybrides Eventformat gewählt werden sollte

Als Erstes müssen Sie entscheiden, ob Sie überhaupt eine virtuelle Komponente in Ihr Event einbinden möchten. Ist es sinnvoll? Wann sollten Sie ein hybrides Event, ein Präsenz-Event oder ein virtuelles Event ausrichten?

Hybride Events

Hybride Events sind die perfekte Lösung für Programme, die sowohl vor Ort als auch virtuell effektiv durchgeführt werden können. Nachstehend finden Sie einige Beispiele für perfekte hybride Eventprogramme:

1. Messen
2. Konferenzen
3. Verkaufsstarts
4. Weltweite Town-Hall-Meetings

Hybride Events sind auch dann äußerst hilfreich, wenn viele Ihrer Teilnehmer, die normalerweise persönlich teilnehmen würden, dies nicht können. Nachstehend sind ein paar Beispiele aufgeführt, wann ein Teilnehmer, der normalerweise für eine Veranstaltung vor Ort sein würde, virtuell teilnehmen muss:

1. Der Teilnehmer kann oder will aus gesundheitlichen Gründen oder Sicherheitsbedenken nicht reisen.
2. Das Unternehmen des Teilnehmers hat ein begrenztes Reisekostenbudget, weshalb der Teilnehmer nicht zum Event anreisen kann.
3. Die Location, an der Sie den Präsenz-Teil des Events ausrichten, unterliegt Kapazitätsbeschränkungen, sodass nicht alle Teilnehmer vor Ort anwesend sein können.

Eine bewährte Methode wäre, vor dem Event eine Umfrage zu versenden, um mehr über die aktuellen Situationen und Einstellungen Ihrer eingeladenen Teilnehmer zu erfahren. Wenn Sie das Gefühl haben, dass viele der Teilnehmer die Möglichkeit bevorzugen würden, virtuell teilzunehmen, kann ein hybrides Event der beste Weg sein.

Präsenz-Events

Reine Präsenz-Events sollten geplant werden, wenn es von höchster Wichtigkeit ist, dass alle Ihre Teilnehmer persönlich anwesend sind. Sie wissen, dass sich die meisten Inhalte virtuell nicht gut kommunizieren lassen, und es gibt keine gute Alternative, um sie zu vermitteln. Daher ist ein Erlebnis vor Ort der beste Weg, um die Informationen bereitzustellen. Im Folgenden sind ein paar Beispiele für Events aufgeführt, die Sie vielleicht lieber vor Ort durchführen möchten:

1. Mittagessen im kleinen Kundenkreis
2. Mitarbeiterausflüge
3. Preisverleihungen

Wenn Sie ein Event vor Ort ausrichten, steht die Sicherheit an erster Stelle. Sorgen Sie dafür, dass sich Ihre Teilnehmer wohlfühlen, indem Sie eine Self-Service-Check-in-Option anbieten und Ihre Sitzordnung unter Einhaltung der Abstandsregeln planen.

Virtuelle Events

Rein virtuelle Events sollten dann geplant werden, wenn Sie ein Event vor Ort nicht durchführen können, über ein kleines Budget verfügen oder wenn die Informationen, die Sie teilen möchten, effektiv per Video geteilt werden können. Wenn es nicht notwendig ist, dass die Teilnehmer persönlich vor Ort anwesend sind, verschwenden Sie weder Geld noch Zeit. Stattdessen können Sie diese Ressourcen in die Durchführung zukünftiger hybrider Events oder solcher in Präsenz investieren. Im Folgenden sind ein paar Beispiele für effektive virtuelle Events aufgeführt:

1. Webinare
2. Regelmäßig stattfindende Teammeetings
3. Kundenerfolgsgruppen
4. Arbeitsgruppen
5. Foren für Führungskräfte

Lesen Sie in unserem Leitfaden nach, wie Sie ein erfolgreiches virtuelles Event konzipieren.

Arten von hybriden Events

Zunächst befassen wir uns mit den Unterschieden zwischen internen und externen hybriden Events und einigen der gängigsten Beispiele.

A) Interne hybride Events

Interne Events sind Programme, die zum Nutzen der internen Stakeholdern Ihres Unternehmens, darunter Ihre Mitarbeiter, Führungskräfte usw., durchgeführt werden. Für viele Unternehmen ist es fast unmöglich, alle internen Stakeholder für ein Meeting im selben Raum zu versammeln. Hier kommen hybride Events ins Spiel. Wählen Sie eine Location für Ihr Event aus, beispielsweise den Hauptsitz Ihres Unternehmens, und übertragen Sie das Meeting dann per Live-Streaming an die restlichen Interessengruppen Ihres Unternehmens. Nachstehend finden Sie einige gängige Beispiele für interne hybride Events:

1. Verkaufsstarts
2. Weltweite Town-Hall-Meetings
3. Größere Teammeetings
4. Teambuilding-Wochen

B) Externe hybride Events

Externe Events sind Programme, die auf Ihre Kunden, Interessenten, Mandanten usw. ausgerichtet sind. Wenn Sie Ihr externes Live-Event in eine hybride Umgebung überführen, können Sie mehr Teilnehmer ansprechen und Ihren CO2-Fußabdruck verringern. Zu den externen Events, die in ein hybrides Event umgewandelt werden können, gehören die Folgenden:

1. Konferenzen und Messen
2. Kundenkonferenzen
3. Produktvorführungen

Kernelemente, Ziele und Vorteile hybrider Events

Wichtig ist, dass Sie sich die Zeit nehmen, um die Ziele Ihres hybriden Events zu bestimmen und alle Tools zusammenzutragen, die Sie für eine effektive Erreichung dieser Ziele benötigen. Im Folgenden skizzieren wir gemeinsame Elemente, Ziele und Vorteile von hybriden Events.

1. Schlüsselelemente von hybrider Events

Ein häufiger Irrglaube, den wir in der Branche oft zu hören bekommen, ist, dass Sie für ein hybrides Event lediglich einen virtuellen Streaming-Anbieter benötigen. Ein erfolgreiches hybrides Events erfordert jedoch die gleichen Elemente und Funktionen wie ein Event vor Ort. Zusammen mit einem großartigen virtuellen Streaming-Anbieter machen diese Elemente aus Ihrem hybriden Event einen großen Erfolg.

• Ansprechende Inhalte

  Ihre Inhalte sind gerade bei einem hybriden Event umso wichtiger. Nicht nur Ihre vor Ort anwesenden Teilnehmer müssen eingebunden werden, auch Ihre virtuellen Teilnehmer sollten während des gesamten Events involviert sein. Vergewissern Sie sich, dass alle Ihre Redner vorbereitet und deren Präsentationen ansprechend sind, indem Sie ihre Inhalte und ihre gesamte Agenda verwalten.

• Marketing

  Ein hybrides Event zieht Teilnehmer sowohl in Präsenz als auch virtuell an. Dies gibt Ihrem Unternehmen die Chance, die doppelte (oder eine noch höhere!) Teilnehmerzahl für Ihr Event zu gewinnen, was bedeutet, dass das Marketing für Ihr hybrides Event  so wichtig ist wie eh und je. Erstellen Sie eine ansprechende Event-Website, die alle Programminformationen beinhaltet, und senden Sie potenziellen Teilnehmern eine E-Mail, um eine Rekordzahl an Personen anzulocken.

• Registrierung

  Der Registrierungsprozess Ihres hybriden Events sollte genauso nahtlos ablaufen wie die Registrierung für Ihr Event vor Ort. Erstellen Sie für Ihr Event eine Registrierungswebsite mit den Farben Ihres Unternehmens und den Eventinformationen, damit potenzielle Teilnehmer alle Details über Ihr Programm leicht finden können. Erstellen Sie benutzerdefinierte Registrierungspfade für Ihre vor Ort anwesenden Teilnehmer, damit sie sich für entsprechende Sessions anmelden können. Behalten Sie schließlich den Überblick über diejenigen, die die Registrierungsvorgang abgebrochen haben, und senden Sie ihnen eine E-Mail, um sie an die Registrierung zu erinnern!

• Terminplanung

  Wenn einige Ihrer Teilnehmer virtuell und andere wiederum vor Ort teilnehmen, ist es schwieriger, Meetings zeitlich festzulegen. Sie können ein Terminplanungs-Tool verwenden, um Zeiten in den Kalendern Ihrer Teilnehmer zu blocken, die fürs Networking reserviert sind. Die Teilnehmer können direkt über das Tool kommunizieren und Termine für Treffen vereinbaren. Auf diese Weise können virtuelle und vor Ort anwesende Teilnehmer die Verfügbarkeiten in den Kalendern des jeweils anderen sehen und sich effizient vernetzen.

2. Ziele hybrider Events

Während alle Ihre Events individuelle Ziele haben, besteht das übergeordnete Ziel aller hybriden Events darin, so viele Teilnehmer wie möglich einzubeziehen, unabhängig davon, wie sie teilnehmen. Ein hybrides Event ermöglicht es Menschen, persönlichen Kontakt zu anderen zu haben, wenn sie sich dies wünschen. Zudem bietet ein hybrides Event Personen, die aufgrund von gesundheitlichen Bedenken oder Reisebeschränkungen ansonsten nicht hätten teilnehmen können, die Flexibilität einer virtuellen Beteiligung. Das Ziel besteht darin, das Erlebnis für beide Gruppen gleichermaßen fesselnd zu gestalten. Durch den Abbau der Zugangsbarriere bieten hybride Events noch mehr Menschen die Möglichkeit, mit Ihren Inhalten und Ihrer Marke zu interagieren.

3. Vorteile

Hannah Montana hatte wohl hybride Events im Hinterkopf, als sie sang: „Du bekommst das Beste aus beiden Welten.“ Bei hybriden Events profitieren Sie von den Vorteilen von Präsenz-Events ALS AUCH von den Vorteilen ihrer virtuellen Pendants. Im Folgenden sind einige der größten Vorteile aufgeführt, die hybride Events bieten.

• Erhöhte Teilnehmerzahl

  Während eine Präsenz-Veranstaltung oder -Konferenz oft am interessantesten ist, haben manche nicht die Zeit oder die Möglichkeit, lange Strecken zu reisen, um an diesen Events teilzunehmen. Ganz zu schweigen davon, dass diese Präsenz-Events manchmal einen ziemlich hohen Preis haben können. Beide Faktoren können Einzelpersonen davon abhalten, sich für Ihr Event zu registrieren. Bei einem hybriden Event sind diese Personen jedoch möglicherweise eher gewillt, teilzunehmen, wenn dies bequem von ihrer Couch aus und zu wesentlich geringeren Kosten möglich ist. Ein hybrides Event kann viel mehr Teilnehmer anziehen als ein reines Präsenz-Event.

• Verstärktes Engagement in Bezug auf Inhalte

  Wenn Sie ein hybrides Event durchführen, übertragen Sie Ihre Redner und Sessions live per Streaming, damit virtuelle Teilnehmer sie sehen können. Auf diese Weise können Sie die Sessions aufzeichnen und nach dem Event versenden. Teilnehmer, die bei bestimmten Sessions nicht anwesend sein konnten oder sich diese einfach noch einmal ansehen und mehr erfahren möchten, können sich Tage oder sogar Wochen nach Ende des Events mit den Inhalten beschäftigen. So bleiben Ihr Event und Ihr Unternehmen noch lange nach Ende des Events im Gedächtnis der Teilnehmer.

• Geringerer CO2-Fußabdruck

  Durch die Reduzierung der Anzahl der vor Ort anwesenden Teilnehmer verringert sich auch der CO2-Fußabdruck Ihres Events. Die Teilnehmer reisen weniger, weniger Mahlzeiten werden weggeworfen und weniger Leihstühle und -tische werden transportiert. Ihr Unternehmen wird nicht nur als führend im Bereich der Eventdurchführung angesehen, sondern auch als ein umweltbewusstes Unternehmen wahrgenommen.

• Erhöhung des Sponsoring-Werts

  Jetzt, da Ihr Event hybrid ist, haben Ihre Sponsoren die Möglichkeit, vor Ihre vor Ort anwesenden UND Ihre virtuellen Teilnehmer zu treten. Das ist doppelt so viel Präsenz wie sie bisher hatten. Die Ausrichtung eines Teils Ihres Events in einer digitalen Umgebung schafft neue Möglichkeiten für Markenbekanntheit und die Generierung von Leads. Indem Sie Ihren Sponsoren mehr Wert bieten, wird Ihr Event mehr Sponsorengelder und noch mehr Sponsoren anziehen. Dies kann dazu beitragen, die technischen Kosten für die Durchführung eines hybriden Events auszugleichen.

So konzipieren Sie ein erfolgreiches hybrides Event

Nachdem Sie nun Ihre Ziele bestimmt und die Elemente festgelegt haben, die Sie für Ihr hybrides Event einbeziehen müssen, ist es an der Zeit, mit der Planung Ihres Programms zu beginnen. In den nächsten Abschnitten werden wir einige Herausforderungen ansprechen, mit denen Sie bei der Planung und Durchführung von hybriden Events konfrontiert werden, und erklären, wie Sie diese meistern können. Sie werden außerdem erfahren, wie Sie die perfekte Agenda erstellen und das Interesse Ihrer Teilnehmer aufrechterhalten.

a) Gängige Herausforderungen und Fallstricke überwinden

Es gibt ein paar Dilemmas, mit denen Eventplaner bei der Aufstellung von hybriden Programmen konfrontiert werden. Diese haben wir im Folgenden zusammen mit einigen Tipps und Tricks zur Vermeidung dieser Fallstricke aufgeführt.

b) Stellen Sie sicher, dass sie ein Event, aber zwei Erfahrungen bieten

Hybride Events sind ein wahrer Balanceakt. Sie balancieren zwischen vor Ort anwesenden und virtuellen Teilnehmern und müssen daher diese beiden Erfahrungen miteinander in Einklang bringen. Einerseits müssen Sie Ihre Inhalte für beide Gruppen unterschiedlich bereitstellen. Sie müssen sicherstellen, dass Ihr Video-Streaming-Dienst korrekt funktioniert und dass Ihre Vortragenden darauf vorbereitet sind, aufgezeichnet zu werden und vor einer Kamera zu sprechen. Sie möchten jedoch nicht, dass Ihr hybrides Event wie zwei völlig unterschiedliche Events wahrgenommen wird – Sie sollten also ein Event mit zwei Erfahrungen bieten. Stellen Sie sicher, dass Ihre Inhalte sowohl für die vor Ort anwesenden als auch für die virtuellen Teilnehmer relevant sind, und dass keine gemeinsamen Aktivitäten geplant sind, die eine Gruppe von der Teilnahme ausschließen.

c) Inhalte fesselnd gestalten

Ihre Inhalte sind gerade bei einem hybriden Event noch wichtiger als bei einem Präsenz-Event. Es ist viel schwieriger, das Interesse virtueller Teilnehmer vor einem Computerbildschirm aufrechtzuerhalten. Damit die Inhalte interessant bleiben, sollten Sie sicherstellen, dass sie gut über Video vermittelt werden können. Integrieren Sie Live-Umfragen oder Frage-Antwort-Runden, um virtuelle Teilnehmer einzubeziehen. Stellen Sie zudem sicher, dass die Sessions eine angenehme Länge haben – niemand möchte eine fünfstündige Keynote-Rede durchhalten müssen.

d) Durch verschiedene Zeitzonen navigieren

Einer der Vorteile eines hybriden Events besteht darin, dass die Teilnehmer überall auf der Welt virtuell teilnehmen können. Damit stehen Sie jedoch vor der Herausforderung, den verschiedenen Zeitzonen Ihrer virtuellen Teilnehmer gerecht zu werden. Für einen Teilnehmer mit Wohnsitz in Kalifornien wird es schwierig sein, an einer Live-Keynote-Rede um 8:30 Uhr Eastern Time teilzunehmen. Sorgen Sie dafür, dass die Sessions, die Sie Ihren virtuellen Teilnehmern anbieten, auf Abruf verfügbar sind. Bieten Sie nach Möglichkeit die gleiche Session mehrmals live an, damit die Teilnehmer zu einem für sie passenden Zeitpunkt teilnehmen und von der Live-Erfahrung profitieren können.

4 Elemente für ein erfolgreiches hybrides Event

Es gibt vier Schlüsselelemente für jedes erfolgreiche Event: Inhalt, Gemeinschaft, Sponsoring und Datenanalyse. In diesem Abschnitt erklären wir Ihnen, wie Sie sich diese Elemente speziell für ein hybrides Event zunutze machen können.

1. Inhalt

Wie bereits erwähnt, steht bei Ihrem hybriden Event der Inhalt im Vordergrund. Sie möchten sicherstellen, dass sich vor Ort anwesende und virtuelle Teilnehmer gleichermaßen angesprochen fühlen. Hier kommt die „ein Event, zwei Erfahrungen“-Mentalität ins Spiel. Sie können nicht den gleichen Inhalt für beide Gruppen auf die gleiche Weise bereitstellen. Hier haben wir ein paar Ideen aufgeführt, wie Sie Ihre Inhalte für Ihre virtuellen und vor Ort anwesenden Teilnehmer unterschiedlich aufbereiten können:

• Beauftragen Sie vor Ort einen Vertreter, der sich ausschließlich Ihren virtuellen Teilnehmern widmet

  Ihre vor Ort anwesenden Teilnehmer werden höchstwahrscheinlich den ganzen Tag über von jemandem auf einer Bühne oder einem Podium direkt angesprochen. Dies kann dazu führen, dass sich virtuelle Teilnehmer ausgeschlossen oder sogar noch weiter vom eigentlichen Geschehen entfernt fühlen. Lösen Sie dieses Problem, indem Sie einen Ihrer Event-Koordinatoren nur Ihre virtuellen Teilnehmer ansprechen lassen. Sie können mit den Teilnehmern speziell über ihre virtuellen Erfahrungen sprechen und auf rein virtuelle Sessions oder Möglichkeiten zum Networking aufmerksam machen.

• Erstellen Sie separate Inhalte für Ihre virtuellen Teilnehmer

  Einige Ihrer größeren Sessions, wie Ihre Keynote-Präsentation, werden sowohl von Ihren vor Ort anwesenden Teilnehmern als auch von Ihren virtuellen Teilnehmern gesehen. Aber zwingen Sie Ihre virtuellen Teilnehmer nicht dazu, an Sessions teilzunehmen, die insbesondere nur für vor Ort anwesende Teilnehmer gedacht sind, wie beispielsweise interaktive Networking-Sessions. Bieten Sie Ihren virtuellen Teilnehmern exklusive, nur virtuell verfügbare Interviews mit Branchenexperten oder Podiumsdiskussionen mit bekannten Vordenkern an. Legen Sie über Ihre benutzerdefinierten Registrierungspfade effektiv Präsenz- vs. virtuelle Sessions fest, damit sich kein Teilnehmer für die falschen Sessions registriert. 

• Bieten Sie Ihre Inhalte auf Abruf an

  Wie bereits erwähnt, ist es viel schwieriger, die Aufmerksamkeit eines Teilnehmers vor einem Computerbildschirm aufrechtzuerhalten, als es bei einem vor Ort anwesenden Teilnehmer der Fall ist. Ihre virtuellen Teilnehmer müssen möglicherweise den ganzen Tag über mehr Pausen einlegen, oder sie können nur jeweils ein oder zwei Stunden am Event teilnehmen. Sorgen Sie dafür, dass die meisten Ihrer Inhalte auf Abruf angeboten werden, damit die virtuellen Teilnehmer zu einem für sie günstigeren Zeitpunkt darauf zugreifen können.

• Halten Sie alle auf dem Laufenden, was Ihre Agenda betrifft, und sorgen Sie gleichzeitig für Begeisterung

  Während eines Präsenz-Events ist es durchaus üblich, Ihren Teilnehmern mitzuteilen, welche Sessions oder Themen nach einer Pause vorgestellt werden. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihren virtuellen Teilnehmern die gleiche Erfahrung bieten. Bitten Sie Ihren virtuellen Vertreter vor Ort, Ihre virtuellen Teilnehmer an die Agenda zu erinnern, damit sie die nächste Session nicht versäumen. Sie können sogar ein spielerisches App-Erlebnis nutzen, um sie während der Pause zu unterhalten und für die nächste Session zu begeistern.

Der Übergang zu einer „Event-Producer“-Mentalität

Ein erfolgreiches hybrides Event zu konzipieren erfordert viel Arbeit. Sie sollten sich als Designer dieses Eventprogramms betrachten. Sie sind für die Erstellung einer Agenda verantwortlich, die sowohl auf die vor Ort anwesenden als auch die virtuellen Teilnehmer ausgerichtet ist. Zudem liegt es an Ihnen, ein Programm zu entwerfen, das ansprechend und gleichzeitig effektiv ist. Nachfolgend finden Sie einige Schlüsselfragen, die Sie sich bei der Konzeption der Agenda für Ihr hybrides Event stellen sollten:

Wie lange werden Ihre Sessions dauern?

Werden Ihre Session eine Stunde,  eine halbe Stunde oder nur 15 Minuten dauern? Oder bevorzugen Sie Sessions mit unterschiedlichen Längen? Was die Dauer Ihrer Sessions anbelangt, sollten Sie vielleicht lieber einen Mittelweg finden. Sie sollten lang genug sein, damit alle Informationen, die Sie vorbereitet haben, auch vermittelt werden können. Aber sie sollten auch entsprechend kurz sein, damit die virtuellen Teilnehmer konzentriert und engagiert bleiben. 

Wie viele Sessions werden Sie pro Tag abhalten?

Sie möchten die Teilnehmer nicht mit Informationen und Inhalten überladen. Die vor Ort anwesenden Teilnehmer werden wahrscheinlich mehr Sessions besuchen wollen, da sie eine lange Reise auf sich genommen haben, um persönlich vor Ort teilzunehmen. Ihre virtuellen Teilnehmer werden jedoch wahrscheinlich eine kürzere Aufmerksamkeitsspanne haben, wenn sie sich vor einem Computerbildschirm befinden. Eine Lösung besteht darin, Ihren virtuellen Teilnehmern weniger Live-Sessions pro Tag anzubieten, damit sie nicht überfordert werden. Bieten Sie stattdessen mehr Inhalte auf Abruf an, auf die sie nach Belieben zugreifen können.

Werden Sie unterschiedliche Sessions für virtuelle und vor Ort anwesende Teilnehmer anbieten?

Wenn Sie Ihre Registrierungspfade erstellen, gibt es dann bestimmte Sessions, die jeweils nur für vor Ort anwesende Teilnehmer oder nur für virtuelle Teilnehmer gedacht sind? Möchten Sie beispielsweise eine Networking-Session vor Ort ausrichten, die virtuelle Teilnehmer ausschließtd? Was werden Sie den virtuellen Teilnehmern stattdessen anbieten? Legen Sie fest, wie sich Ihre Registrierungspfade für Ihre verschiedenen Teilnehmer unterscheiden werden.

2. Gemeinschaft

Die vor Ort anwesenden Teilnehmer haben den Vorteil, das Gemeinschaftsgefühl bei einem Event hautnah zu erleben. Für sie ist es viel einfacher, sich persönlich mit anderen zu vernetzen, Gespräche zu führen und Kontakte zu knüpfen. Es gibt jedoch auch Möglichkeiten, dieses Gemeinschaftsgefühl auch Ihrer virtuellen Zielgruppe nahe zu bringen.

Integrieren Sie Live-Umfragen und Frage-Antwort-Runden in Ihre Sessions

Stellen Sie zwischen Ihren virtuellen und vor Ort anwesenden Zielgruppen durch Tools wie Live-Umfragen und Live-Frage-Antwort-Runden eine Verbindung her. Ermutigen Sie während einer Session beide Zielgruppen, Fragen einzureichen und Umfrage-Themen zu beantworten, damit sie sich engagieren und miteinander interagieren können. Möglicherweise stellt Ihr virtueller Teilnehmer eine Frage, die Ihrem vor Ort anwesenden Teilnehmer nie in den Sinn gekommen wäre, oder umgekehrt. Dies ist eine tolle Gelegenheit, um doppeltes Wissen und doppeltes Feedback zu erhalten.

Erstellen Sie kollaborative virtuelle Sessions

Wenn sich die vor Ort anwesenden Teilnehmer in Breakout-Sessions befinden, geben Sie Ihren virtuellen Teilnehmern die gleiche Möglichkeit. Viele virtuelle Streaming-Anbieter können Breakout-Räume innerhalb des Meetings erstellen. Lassen Sie Ihre virtuellen Teilnehmer in kleineren Gruppen zusammenkommen, damit sie auch dieses Gemeinschaftsgefühl aufbauen können.

3. Sponsoring

Sponsorengelder sind für jedes Eventprogramm von entscheidender Bedeutung. Daher müssen Ihre Sponsoren aus Ihrem hybriden Event den gleichen (oder einen höheren) Wert erhalten wie aus einem Präsenz-Event. Es gibt viele Möglichkeiten, Ihre Sponsoren sowohl Ihren virtuellen als auch Ihren vor Ort anwesenden Teilnehmern zugänglich zu machen und einen hohen Wert zu schaffen. Im Folgenden finden Sie ein paar Anregungen, die Ihnen den Einstieg erleichtern sollen:

1. Bannerwerbung in mobilen Apps
2. Push-Benachrichtigungen
3. Gesponserte Sessions
4. Sponsorenseite auf der Eventwebsite
5. Physische und virtuelle Sponsorenstände
6. Gesponserte Werbespots vor dem Zugriff auf Inhalte, die auf Abruf bereitstehen

4. Datenanalyse

Ihre Handlungen nach dem Event sind genauso wichtig wie das, was Sie während eines Events tun. Ein Event zu veranstalten hat keinerlei Bedeutung, wenn Sie keine Erkenntnisse gewinnen. Stellen Sie sicher, dass Sie nach dem Event eine Umfrage versenden, um ein Gefühl dafür zu bekommen, welche Inhalte bei den Teilnehmern Anklang fanden und wie Ihre Teilnehmer ihre Erfahrung vor Ort im Vergleich zur virtuellen Erfahrung empfanden. Werfen Sie auch einen Blick auf die Daten Ihrer Teilnehmer während des Events. Stellen Sie sicher, dass Sie mit den Teilnehmern in Folgekontakt treten, die an vielen Sessions teilgenommen, viele Fragen gestellt oder sich mit Ihren Sponsoren in Verbindung gesetzt haben.

Schlussfolgerungen

Die letzten Monate waren auf jeden Fall unvorhersehbar. Wir alle haben jedoch aus dieser Erfahrung eine Menge gelernt. Eine der wichtigsten Lektionen, die wir aus dieser Erfahrung ziehen können, ist, auf alles vorbereitet zu sein. Die Aufnahme virtueller und hybrider Events in Ihr gesamtes Eventprogramm wird sich als ein Schlüsselelement Ihrer Eventstrategie herausstellen, insbesondere wenn wir uns in den nächsten Monaten durch noch mehr unbekanntes Neuland navigieren müssen. Live-Präsenz-Events werden niemals aus der Mode kommen, aber es schadet nie, einen Plan B zu haben. Machen Sie hybride Events zu Ihrem Erfolgsfaktor.

Sie haben noch Fragen dazu, wie Sie hybride Events konzipieren können? In unserem eBook Hybride Eventstrategie für Dummies erhalten Sie Tipps, wie Sie Ihr hybrides Event erfolgreich planen und das Beste aus Ihrem Event rausholen können. Zudem erfahren Sie mehr über folgende Themen:

• Aufbau eines funktionsübergreifenden Support-Teams für Ihr Event
• Vermarktung von zwei Erfahrungen für ein hybrides Event
• Was hinter einer für hybride Events geeignete Location steckt

… um nur einige zu nennen!