Bei so vielen Schritten, die in die Planung einer Veranstaltung einfließen, kann es schwer sein, alle Ihre To-Dos im Blick zu haben. Eine Checkliste für die Eventplanung kann Ihnen dabei helfen, bei der Bearbeitung der einzelnen Phasen Ihrer Veranstaltung den Überblick zu behalten. Um Sie bei der Erstellung Ihrer eigenen Eventplanungs-Checkliste zu unterstützen, haben wir eine Schritt-für-Schritt-Anleitung mit praktischen Tipps für Ihren Event-Erfolg zusammengestellt.
Tipps zum Erstellen Ihrer Eventplanungs-Checkliste
Bei der Planung einer Veranstaltung gibt es viele Dinge zu beachten. Um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, sind hier zehn wesentliche Elemente, die Sie in Ihre Checkliste für die Veranstaltungsplanung aufnehmen sollten:
- Die Ziele der Veranstaltung
- Das vorgeschlagene Datum
- Das Budget
- Nachhaltigkeit
- Referenten und Sponsoren
- Website und Registrierung
- Veranstaltungsort und Lieferanten
- Technologielösungen
- Set-Up am Tag des Evnts
- Tracking, Messung und Auswertung
Wir gehen nun näher auf einige der Aufgaben ein, die viele dieser Faktoren ausmachen. Überlegen Sie, was für Ihre Veranstaltung relevant ist und wo jede Aufgabe in Ihren Zeitplan passt.
Checkliste vor der Veranstaltung
Definieren Sie Ziele Ihres Events
Zunächst ist es wichtig, die Ziele Ihrer Veranstaltung zu identifizieren. Was sind Ihre kurzfristigen und langfristigen Ziele?
Muss das Event eine bestimmte Botschaft vermitteln, neue Vertriebskontakte generieren, Mitarbeiter motivieren oder etwas anderes?
Sobald Sie sich über die Ziele Ihrer Veranstaltung im Klaren sind, identifizieren Sie Ihre Zielgruppe. Dies wird Ihnen dabei helfen, die Themen, Inhalte, Referenten und Marketing-Kanäle zu bestimmen, die Sie benötigen.
Legen Sie Ihr Budget fest
Wenn Sie diese Veranstaltung schon einmal durchgeführt haben, können Sie Ihr bisheriges Event-Budget verwenden, um eine Basis festzulegen. Sie müssen jedoch sicherstellen, dass Inflation, Preiserhöhungen in der Lieferkette und alle neuen Faktoren, wie etwa digitale Add-ons und Nachhaltigkeitsanforderungen, berücksichtigt werden. Um Ihr Budget festzulegen, benötigen Sie außerdem eine umfassende Liste aller Kostenpositionen im Event-Lebenszyklus. Wenden Sie sich daher frühzeitig an die Lieferanten, um Angebote einzuholen.
Erstellen Sie einen Zeitplan
Wie viel Zeit Sie für die Planung und Durchführung von Events benötigen, hängt von ihrer Art und Größe ab.
Für eine kleine Veranstaltungen kann Ihr Zeitplan möglicherweise nur ein paar Monate betragen. Bei größeren Konferenzen mit Tausenden von Teilnehmern kann der Zeitplan Ihrer Veranstaltung hingegen bis zu einem Jahr dauern, mit mehreren Planungsphasen und Fristen.
Durch die Erstellung eines genauen Zeitplans für jede Phase und jeden Schritt der Planung können Sie sicherstellen, dass Lieferanten rechtzeitig eingebunden und Veranstaltungsorte gesichert sind und gleichzeitig die Budgets eingehalten werden. Erstellen Sie einen Zeitplan, der regelmäßige Update-Meetings umfasst. Dadurch erhalten die Führungskräfte Transparenz über den Planungsprozess, sodass jeder weiß, was wann passieren muss.
Wählen Sie Ihren Veranstaltungsort
Die Suche nach Veranstaltungsorten, das Versenden von Ausschreibungen und das Zusammenstellen von Auswahllisten kann zeitaufwändig sein.
Aber Sie können Technologie nutzen, um den Prozess zu beschleunigen. Venue-Sourcing-Tools wie das Cvent Supplier Network helfen dabei, den Sourcing-Prozess zu standardisieren und zu automatisieren. Sie können Angebote für Veranstaltungsorte sowie deren Verfügbarkeit und Überlegungen wie Zugänglichkeit und Nachhaltigkeitsrichtlinien vergleichen.
Sie können die Suche nach Veranstaltungsorten nach Standort, gesamter Tagungsfläche, Sicherheitsinformationen, Tagungsfläche im Freien, Schlafzimmern, Veranstaltungsorttyp und mehr filtern und anpassen.
Legen Sie Ihre Ziele, Budgets und Vertragsbedingungen im Voraus fest. Von der ersten Interaktion bis zu Ihrem ersten Besuch vor Ort sollten Sie mit einem Veranstaltungsort zusammenarbeiten, der fair und einfach zu kommunizieren ist, sodass Verhandlungen und Planung zu einem einfachen Prozess werden.
Erfahren Sie mehr: Für das Unerwartete planen: 8 Einsatzmöglichkeiten von Venue-Sourcing-Technologien
Barrierefreiheit, Diversity und Inklusion
Eine barrierefreie Veranstaltung zu schaffen bedeutet, sie so zu gestalten, dass sie für jedermann zugänglich ist, unabhängig von seinen körperlichen Behinderungen oder versteckten Behinderungen.
Ebenso bedeutet Inklusion, dass sich jeder in einem diversen Umfeld willkommen fühlt, das die Gleichberechtigung aller Beteiligten fördert.
Angesichts der Tatsache, dass über eine Milliarde Menschen bzw. 16% der Weltbevölkerung irgendeine Form von Behinderung haben, ist es sowohl eine moralische als auch rechtliche Verpflichtung, Ihre Veranstaltungen zugänglicher und integrativer zu gestalten.
Investieren Sie also Zeit und Mühe, um herauszufinden, was die Teilnehmer von Ihnen oder dem Veranstaltungsort Ihrer Wahl erwarten könnten. Und denken Sie bei der Planung des Vor-Ort-Erlebnisses sowie der Registrierung, der virtuellen Elemente und der Feedback-Umfragen nach der Veranstaltung an die Barrierefreiheit.
Checkliste für die Eventlogistik
Erstellen Sie eine Agenda
Definieren Sie die Struktur Ihrer Veranstaltung und wie die Agenda aussehen soll. Werden mehrere Content-Tracks gleichzeitig laufen oder eine Haupt-Keynote, gefolgt von einer Reihe von Workshops?
Überlegen Sie, wie die Inhalte präsentiert werden, wie die Räume angeordnet werden, wie sich die Teilnehmer zwischen den Sessions bewegen und welche Technologie Sie benötigen, damit Ihre Teilnehmer mit den Rednern auf der Bühne interagieren können.
Eröffnen Sie die Registrierung
Mit Event-Technologie ist die Erstellung einer benutzerdefinierten Event-Registrierungs-Website wirklich einfach.
Tools wie Cvent-Registrierung bedeuten, dass Sie kein technisches Fachwissen benötigen – und Sie müssen schon gar nicht HTML lernen. Mit einem einfachen Drag-and-Drop-Tool können Sie eine vollständige Registrierungs-Website von Grund auf erstellen.
Planen Sie die Verpflegung
Berücksichtigen Sie bei der Planung des Essens- und Getränkebedarfs der Veranstaltung nachhaltigere Wege und Möglichkeiten zur Reduzierung von Verschwendung, z. B. die Organisation der Spende von Essensresten an Bedürftige.
Menüauswahl, Zeitpunkte und die Art und Weise, wie Ihre Speisen und Getränke serviert werden (Buffetstil, Tischservice usw.), sollten sowohl auf Ihre Gesamtziele als auch auf die Anzahl der Teilnehmer und die Gestaltung Ihrer Agenda abgestimmt sein.
Stellen Sie sicher, dass sowohl auf der Bühne als auch hinter der Bühne Gläser, Wasser und Snacks für Moderatoren und Speaker verfügbar sind.
Koordinieren Sie das Eventpersonal
Sind sich Ihre Event-Mitarbeitenden über den Zeitplan und die Kleiderordnung im Klaren? Wissen Sie, was zu tun ist, wenn ein Notfall eintritt?
Planen Sie Briefings für alle Mitglieder des Veranstaltungsteams, damit diese wissen, was wann passiert, und Antworten auf alle Fragen der Gäste erhalten.
Vereinbaren Sie bestimmte Rollen und Verantwortlichkeiten und stellen Sie sicher, dass Ihre Event-Mitarbeitenden wissen, an wen sie sich bei Problemen wenden können.
Planen Sie Ihre Event-Technologie
Welche Technologie benötigen Sie, um Ihre Event-Ziele zu erreichen?
Wenn es um das Teilnehmererlebnis geht, können Sie mit einer mobilen Event-App das Engagement der Teilnehmer mit In-App-Funktionen wie Abstimmungsumfragen und Feedbackformularen analysieren.
Mit der Onsite-Lead-Capture-Technologie können Sie oder Ihre Aussteller oder Sponsoren die Geschäftsdaten einer Person erfassen, indem Sie einen QR-Code, ein Namensschild oder eine Visitenkarte scannen. Anschließend können sie jeden in der App gespeicherten Lead qualifizieren, bewerten und Notizen hinzufügen.
Stellen Sie sicher, dass die Technologie, die Sie einsetzen, um Ihre Veranstaltung durch ein besseres Verständnis Ihrer Besucher aufzuwerten, in Ihren Marketing-Technologie-Stack integriert ist. Indem Sie dafür sorgen, dass die Daten nahtlos mit Ihrem CRM-System synchronisiert werden, sparen Sie Zeit bei der Datenübertragung und ermöglichen eine schnellere Lead-Nachverfolgung durch Ihr Vertriebsteam.
Event-Marketing und Promotion Checkliste
Erstellen Sie einen Event-Marketing-Plan
Ihre Marketingplanung sollte gleichzeitig mit der Eventplanung beginnen. Denn ohne eine gute Marketing-Strategie erfährt niemand von Ihrer Veranstaltung.
Ihr Plan sollte idealerweise E-Mail-Kampagnen, digitales Marketing, soziale Medien, PR-Berichterstattung und mehr umfassen. Stellen Sie sicher, dass Sie das richtige Budget zur Unterstützung Ihrer Marketing-Maßnahmen bereitgestellt haben.
Erfahren Sie mehr: Event-Marketing-Leitfaden: Strategien, Ideen und Beispiele
Organischer Traffic auf Social Media
Posten Sie regelmäßig dort, wo Ihr Publikum ist. Organische soziale Netzwerke sollten informativ und FOMO-induzierend sein und gleichzeitig als Kundenservice-Tool dienen.
Wenn Sie eine B2B-Veranstaltung veranstalten, haben Sie möglicherweise bereits eine Community auf LinkedIn, die an Updates interessiert wäre.
Wenn Sie eine lokale Community-Veranstaltung durchführen, verbringen Ihre Teilnehmer möglicherweise mehr Zeit auf Facebook oder Instagram.
Bezahlte Werbung auf Social Media und in Suchmaschinen
Um eine gezielte Reichweite zu erzielen, investieren Sie in bezahlte soziale Netzwerke und bezahlte Suche, um maßgeschneiderte Nachrichten an eine bestimmte Kohorte potenzieller Teilnehmer zu senden.
Personalisieren Sie Ihre Event-Marketingbotschaft, um sich darauf zu konzentrieren, warum Menschen an Ihrer Veranstaltung teilnehmen sollten. Stellen Sie sicher, dass Sie in Ihren Kampagnen klare Handlungsaufforderungen (Call to Actions) haben, z. B. „Besuchen Sie unsere Website“, „Melden Sie sich für unseren Newsletter an“, „Erfahren Sie mehr“ oder „Registrieren Sie Ihr Interesse“.
E-Mail Marketing
Die Fähigkeit des E-Mail-Marketings, die richtigen Personen zur richtigen Zeit zu erreichen, ist unübertroffen. Ein Event-E-Mail-Marketing-Tool erleichtert Ihnen das Entwerfen, Automatisieren und Versenden gezielter Kampagnen zur Bewerbung Ihrer Veranstaltung.
Übertreiben Sie es bei der Planung nicht. Wenn Sie aufmerksamkeitsstarke Betreffzeilen erstellen, erzielen Sie diese Öffnungsraten, aber wenn Sie den Teilnehmern Spam zusenden, werden sie sich abmelden.
Management vor Ort
Bieten Sie nahtlosen Check-in und Registration
Die Bereitstellung eines großartigen Vor-Ort-Erlebnisses beginnt mit der reibungslosen Registrierung und dem Check-in.
Nutzen Sie die Registrierungs-Technologie, um ein kontaktloses Check-in- und Badge-Druck on demand zu ermöglichen, sodass Sie keie unnötigen Namensschilder ausdrucken müssen.
Informieren Sie alle Registrierungsmitarbeiter. Stellen Sie sicher, dass Sie wissen, wohin vorab registrierte Teilnehmer, VIPs, Ticketkäufer vor Ort und Aussteller weitergeleitet werden sollen.
Wenn ein Teilnehmender an Ihrem Registrierungsschalter vor Ort eintrifft, schulen Sie das Personal darin, zu erkennen, wann eine Person zusätzliche Zeit benötigt, um zu antworten oder bei Informationen, Anweisungen oder dem Drucken ihres Badges zu helfen.
Koordinieren Sie Referenten und Keynote-Speaker
Stellen Sie sicher, dass die Moderatoren geprobt und über Einzelheiten informiert werden, z. B. über Hinweise, Signale, wann sie das Mikrofon aufsetzen müssen und wer sie im Green Room abholt.
Planen Sie Probenzeit sowohl für virtuelle als auch Präsenz-Redner ein und stellen Sie sicher, dass jeder weiß, wie er auf die über die App gestellten Fragen zugreifen kann und wie er sowohl mit den Online-Zuschauern als auch mit den im Auditorium sitzenden Zuschauern interagieren kann.
Notfall-Planung
Es gibt immer Maßnahmen, die Sie ergreifen können, um besser vorbereitet zu sein, indem Sie sicherstellen, dass Prozesse vorhanden sind, die eine ruhige Entscheidungsfindung und agiles Handeln ermöglichen, wenn das Unerwartete eintritt.
Wenn Sie eine einzige Plattform nutzen, um einen besseren Überblick über Ihre gesamte Veranstaltung zu erhalten, können Sie schneller präzise Entscheidungen treffen.
Erfahren Sie mehr: Wie plant man für das Unerwartete: Eventplaner vs Veranstaltungsort
Checkliste nach der Veranstaltung
Sammeln Sie Feedback
Ganz gleich, ob Sie die Zufriedenheit der Teilnehmer verfolgen, dem Publikum die Möglichkeit geben möchten, Ihre Redner zu bewerten, den ROI messen oder neue Möglichkeiten zur Steigerung des Publikumsengagements identifizieren möchten: Mit Umfrage-Tools können Sie vor, während und nach Ihren Events Feedback sammeln.
Stellen Sie On-Demand-Inhalte bereit
Entscheiden Sie, welche Inhalte gefilmt und nach der Veranstaltung auf Abruf zur Verfügung gestellt werden, welche nur für die Teilnehmer „im Raum“ verfügbar bleiben und welche „Premium“-Inhalte gesperrt und kostenpflichtig sein könnten.
Wenn Sie die richtige Balance finden, wird Ihre Veranstaltung das ganze Jahr über attraktiv sein, mehr Gründe für die Teilnahme schaffen und möglicherweise eine zusätzliche Einnahmequelle generieren.
Bewerten Sie den Event-ROI
Verschiedene Event-Typen haben unterschiedliche KPIs. Daher ist es wichtig, dass Sie während der gesamten Veranstaltung ermitteln, was funktioniert hat und wo Verbesserungen vorgenommen werden können.
Beispielsweise könnten Sie den Erfolg Ihres Messestandes anhand der Anzahl qualifizierter Leads oder vorab vereinbarter Termine bestimmen, eine interne Veranstaltung beurteilen Sie jedoch anders und der Erfolg kann an Ihrem Umgang mit dem Budget oder dem Feedback von gemessen werden Teilnehmer.
Die während Ihres Event-Management-Prozesses gesammelten Daten helfen Ihnen dabei, sich ein klareres Bild Ihrer Leistung zu machen. Live-Umfragen über Ihre Event-App sind eine großartige Möglichkeit, herauszufinden, wie die Teilnehmer über einen bestimmten Redner, eine bestimmte Session oder Ihre Inhalte insgesamt denken.
Führen Sie eine Post-Event-Analyse durchv
Sobald sich der Staub auf Ihrer Veranstaltung gelegt hat, überprüfen Sie jedes Element Ihrer Planungscheckliste und bewerten Sie, was funktioniert hat, was Sie anders hätten machen können und wo beim nächsten Mal Verbesserungen vorgenommen werden können.
Elemente wie Ihr Budget, Notfallpläne, bei Ihrer Veranstaltung generierte Daten und Ihre Feedback-Umfragen bilden die Grundlage für das nächste Jahr. Stellen Sie daher sicher, dass alles in einem einzigen Online-System gespeichert ist, auf das jeder in Ihrem Team zugreifen kann.
