Mithilfe von Online-Events können Eventplaner:innen und Marketers mit einem breiteren Publikum in Kontakt treten. Außerdem führen diese Events häufig zu höheren Anmeldezahlen als bei Präsenzveranstaltungen, da die Teilnehmenden die Reisekosten sparen können. 2024 haben Online-Events weiter an Beliebheit gewonnen. Laut einer von der PCMA durchgeführten Umfrage setzen 79 Prozent der Veranstaltungsplanenden auf Online-Events. Doch diese Art von Events bringt eine neue Art des Denkens und der Planung einer Veranstaltung mit sich. Sie brauchen funktionsübergreifende Teams aus den Bereichen Planung, Marketing und IT sowie einer Neukonzeption von Inhalten. Nur so werden Sie auch die Teilnehmenden an den Bildschirmen wirklich erreichen. Was brauchen Sie also, um ein Online-Event erfolgreich zu planen?
In diesem Blogbeitrag erfahren Sie:
- Was ist ein Online-Event?
- Warum sollten Sie ein Online-Event veranstalten?
- Wie erstellen Sie eine Strategie für ein Online-Event?
- Was sind die Ziele oder KPIs eines Online-Events?
- Wie führen Sie ein Online-Event durch?
- Wie bilden Sie funktionsübergreifende Teams?
- Wie wählen Sie die richtige IT für Online-Events aus?
- Wie planen Sie den Inhalt eines Online-Events?
- Wie fördern Sie das Networking auf Online-Events?
- Wie sieht das Sponsoring für Online-Events aus?
- Wie gestalten Sie eine Fachmesse im Rahmen eines Online-Events?
- Wie nutzen Sie die Daten und Analysen Ihrer Online-Events?
- Fazit
Was ist ein Online-Event?
Ein Online-Event ist etwas anderes als eine einfache Web-Konferenz. Es ist auch umfangreicher als ein Webinar. Online-Events sind oft mehrtägig, werden online veranstaltet und können Keynotes, Podiumsdiskussionen, Live-Entertainment, Educational Sessions, Schulungen und Zertifizierungen, Produktdemonstrationen, Sessions zu Branchentrends oder Thought Leadership, Produktschulung/-einführung und vieles mehr umfassen. Ziele von Online-Events sind häufig die Generierung von Leads und Nachfrage, die Steigerung der Akzeptanz und Bindung von Kunden, die Bekanntmachung der Marke und der Aufbau von Beziehungen. Ein Online-Event ist eine großartige Alternative zu einer Präsenzveranstaltung oder eine Ergänzung für hybride Veranstaltungen.
Warum sollten Sie ein Online-Event veranstalten?
Mithilfe eines Online-Events können Unternehmen ein breites Publikum erreichen, denn virtuelle Events führen oft zu einer 8-fachen Anzahl von Anmeldungen im Vergleich zu klassischen Präsenzveranstaltungen. Wir haben dies aus erster Hand erfahren und gelernt. Unser Flaggschiff, das Präsenz-Event Cvent CONNECT, hatte 2022 mehr als 4.500 Teilnehmer, aber Cvent CONNECT Virtual, die gleiche Veranstaltung, aber komplett virtuell, hatte mehr als 40.000 Teilnehmer. Natürlich gibt es keinen Ersatz für eine persönliche Interaktion, aber ein Online-Event ist eine praktikable Option, wenn die Zielgruppe über die ganze Welt verteilt ist oder wenn Reisen keine Option ist. Während viele Online-Events in letzter Zeit noch kostenlos waren, verlangen immer mehr Veranstalter einen gewissen Preis für die Teilnahme an Online-Events, da sich diese Art von Veranstaltung immer mehr durchsetzt. Online-Events können dazu beitragen, die Markenbekanntheit, das Networking, die Lead-Generierung und vieles mehr erheblich zu steigern.
Wie erstellen Sie eine Strategie für ein Online-Event?
Ein Online-Event ist etwas anderes als ein Präsenz-Event. Es findet ausschließlich online statt und verlangt von den Teilnehmenden, sich stundenlang auf einen Bildschirm zu konzentrieren. Aus diesem Grund müssen die Inhalte die treibende Kraft hinter Ihrer Strategie für Online-Events sein. Denn nur diese werden das Interesse der Teilnehmer wecken und zu den gewünschten Anmeldungen führen. Um eine Strategie für Online-Events zu entwickeln, sollten Sie Ihr Eventprogramm als Ganzes betrachten. Gibt es in Ihrem Programm eine Lücke, die von einem Online-Event profitieren würde? Verfügen Sie über die Ressourcen und das Budget, um ein Online-Event durchzuführen und auszurichten? All dies sind Fragen, die Sie sich vorab stellen sollten. Wenn Sie jährlich ein Präsenz-Event veranstalten, das in diesem Jahr nicht stattfinden kann, oder wenn eine andere große Veranstaltung, die Ihren Umsatz normalerweise ankurbelt, ausfällt, ist es eine Überlegung wert, ein Online-Event durchzuführen.
Was sind die Ziele oder KPIs eines Online-Events?
Wie bei jeder Veranstaltung müssen Sie vor der Veranstaltung Ihre Ziele festlegen und die wichtigen Kennzahlen (KPIs) ermitteln. Nur so können Sie den Erfolg der Veranstaltung in jeder Phase bewerten und die Leistung aller Veranstaltungen in Ihrem Jahres-Programm miteinander vergleichen. Bei der Planung Ihrer Ziele für ein Online-Event sollten Sie sich kurz und bündig fassen. Denn bei Online-Events ist es schwieriger, mehrere, voneinander getrennte Ziele zu erreichen. Legen Sie stattdessen ein einziges Ziel fest, das die Aufgabe und damit die Gestaltung Ihres Online-Events bestimmt. Berücksichtigen Sie bei der Formulierung Ihrer Ziele zwei verschiedene Aspekte beziehungsweise Perspektiven: Unternehmensziele und Teilnehmerziele. Machen Sie sich klar, welche Ziele Sie aus beiden Perspektiven verfolgen.
Erfahren Sie in der Cvent-Community mehr über die von anderen Planenden verwendeten KPIs.
Mögliche Geschäftsziele
- Markenbekanntheit oder Lead-Generierung
- Unmittelbarer Umsatz
- Produktakzeptanz und Lifetime Value
- Kundenwertschätzung oder Loyalität
- Wachstum der Mitgliederzahl
Mögliche Ziele der Teilnehmer
- Networking
- Weiterbildung oder Trainings
- Entertainment oder Feiern
Wie führen Sie ein Online-Event durch?
Online-Events unterscheiden sich nicht allzu sehr von Präsenz-Events. In der Tat ist ein Großteil der Planung gleich - von der Erstellung der Website über die Anmeldung bis hin zum E-Mail-Marketing - die Grundlagen sind stets dieselben. Bei Online-Events müssen Sie jedoch einen größeren Fokus auf die Technologie legen. Das erklärt sich schon allein dadurch, wenn Sie sich einmal die Budgets genauer ansehen. Bei Präsenz-Events betragen die IT-Ausgaben circa 25 Prozent und alle weiteren Ausgaben 75 Prozent. Demgegenüber summieren sich bei Online-Events die IT-Ausgaben auf bis zu 75 Prozent der Ausgaben, während die anderen Ausgaben lediglich 25 Prozent betragen. Außerdem gibt es wenig bis gar keine Catering- oder Hotel-Kosten, allerdings fallen Kosten für Livestreams und virtuelle Stände und in vielen Fällen Produktionskosten durch einen AV-Dienstleister an.
Wie bilden Sie funktionsübergreifende Teams?
Wenn Sie sich für ein Online-Event entscheiden, müssen Sie sich darauf einstellen, dass sich Ihr Planungsteam ändert. Um ein technisch komplexes Online-Event zum Erfolg zu führen, brauchen Sie ein funktionsübergreifendes Team. Die Marketingabteilung, die bereits erfolgreich Webinare durchführt, kann Ihnen bei Inhalt, Werbung und Gesamtstrategie helfen. Marketingspezialisten, die auch bei der Auswahl der richtigen digitalen Lösungen beteiligt sind, spielen eine wichtige Rolle bei der Auswahl die richtige Software für Online-Events. ITler und Techniker, die normalerweise bei Präsenzveranstaltungen leichtere Aufgabe haben, werden zu Ihren Rockstars und sorgen dafür, dass Streaming, Event-Plattform und vieles mehr während des gesamten Online-Events funktionieren. Vielleicht benötigen Sie außerdem ein Team für die Videoproduktion, damit Sie die bestmögliche Qualität der Inhalte gewährleisten können. Sie sehen: Ihr Team sieht ein wenig anders aus als sonst. Wenn Sie jedoch auf das Fachwissen in Ihrem Unternehmen und von externen Profis zurückgreifen, wird Ihre virtuelle Veranstaltung nur noch besser. Damit Ihr neues Team noch besser und effizienter zusammenarbeitet, können Sie Online-Teambildung in Betracht ziehen.
Wie wählen Sie die richtige IT für Online-Events aus?
Bei einer Online-Veranstaltung kommt oft neue Event-IT zum Einsatz. Die erste Frage, die sich die meisten Planer stellen: Wie können die Teilnehmer auf die Inhalte meiner Veranstaltung zugreifen, sie konsumieren und mit ihnen interagieren ... und miteinander. Wie sieht dieses Erlebnis aus? Wie interaktiv wird es sein?
Es gibt viele verschiedene Arten von IT-Lösungen und Anbietern und die Auswahl kann ein wenig überwältigend sein. Letztendlich liegt die Antwort in dem Erlebnis, das Sie bieten möchten. Wie wichtig ist eine hohe Produktionsqualität? Benötigen Sie nur eine One-to-Many-"Broadcast"-Funktion oder ist Ihnen Interaktivität wichtiger? Benötigen Sie komplexe Übergänge oder "virtuelle Showabläufe", die geschulte Fachleute erfordern? Oder reicht eine einfache Self-Service-Plattform aus? Es gibt keine pauschale Antwort, aber wir haben diesen kurzen Leitfaden erstellt. Dieser soll Ihnen helfen, Ihre Optionen besser zu verstehen und die richtigen Fragen im Auswahlprozess zu stellen.
Online-Events gehören zu den kompliziertesten Eventformaten und sind auf durchdachte IT-Lösungen angewiesen, um ihre Wirkung wirklich zu entfalten. Natürlich ist eine virtuelle Event-Plattform, die alles kann und die Sie mit Ihren Marketing- und CRM-Systemen verknüpfen können, die beste Option.
Diese IT-Lösungen benötigen Sie für ein Online-Event:
- Registrierung
- Abstract-Management
- Mobile Event-App oder Event-Plattform
- Terminvereinbarung
- Engagement vor Ort
- Teilnehmer-Tracking
- Umfragen
- Video-Plattform
Wie planen Sie den Inhalt eines Online-Events?
Laut Forbes ist Inhalt immer noch das Wichtigste. Allerdings hat sich die Aufmerksamkeitsspanne der Teilnehmenden verändert. Das Online-Event muss so strukturiert sein, dass die Teilnehmenden konzentriert bleiben. Vor allem dürfen sie nicht beim ersten Anzeichen einer E-Mail- oder Messenger-Benachrichtigung zurück zur Arbeit rennen.
Die Dauer eines Online-Events ist nicht dieselbe wie bei einer Präsenzveranstaltung. Denken Sie an kürzere, prägnantere und mehr On-Demand-Inhalte, die die Teilnehmenden nach ihrem eigenen Zeitplan verfolgen können. Bei virtuellen Tagungen, Konferenzen oder Messen liegt der Schwerpunkt viel stärker auf der Qualität. Je besser die Ton- und Videoqualität ist, desto engagierter werden Ihre Teilnehmer sein.
Apropos Qualität: Bei Online-Events kommt es nicht auf die Quantität, sondern auf die Qualität an. Kreieren Sie nur Online-Sessions, die gut produziert, ansprechend und wertvoll für die Teilnehmenden sind. Reduzieren Sie außerdem ruhig die Anzahl der Sessions für ein Online-Event. Während Sie bei einem Präsenz-Event vielleicht mehr als hundert Vorträge haben, können Sie diese bei einem Online-Event durchaus auf 20 reduzieren.
Tipps für Online-Sessions:
Dauer der Session: Maximal zwei Stunden pro Session, aber auch kürzere Sessions mit unterschiedlichen Inhalten sind denkbar.
Sessionformat: Podiumsdiskussion, Webinar, Keynote, Sendung im Nachrichtenstil, Präsentation von Führungskräften, Vortrag im TED-Stil, Videos, Late-Night-Show, usw.
Interaktion mit dem Publikum: Können die Zuhörer ihre Fragen mündlich via Video oder über den Chat stellen?
Art des Inhalts: Thought-Leadership, forschungsbasiert, Kunden-Einblicke, Produkt- oder Service-Schulungen.
Live vs. Aufzeichnung: Bei einer Live-Session kann mehr schief gehen, allerdings vermittelt sie ein Gefühl der Gemeinschaft und erhöht das Engagement.
Streaming vs. On-demand: On-demand ist eine gute Option für kleinere Sessions und bietet den Teilnehmern eine Pause, da sie ihren eigenen Zeitplan wählen können.
Talking Head vs. Bildschirmpräsentation: Welches Format eignet sich am besten für die Darstellung des Inhalts? Berücksichtigen Sie den Nutzen von visuellen Hilfsmitteln je nach Art des Inhalts.
Visuell vs. nur Audio: Sessions können ruhig variieren. Sie können deshalb auch eine reine Audio-Podcast-Diskussion oder eine Präsentation durchführen, bei der nur visuelle Elemente verwendet werden.
Interaktive vs. einseitige Kommunikation: Bei einer Keynote möchten Sie wahrscheinlich nicht, dass das Publikum mit dem Redner interagieren kann, aber bei kleineren Sessions kann die Interaktion die Teilnehmer einbinden.
Wie fördern Sie das Networking auf Online-Events?
Nach großartigen Inhalten kommt der Aufbau von Kontakten. Durch die räumliche Nähe bei Präsenz-Events können die Teilnehmenden eine Community für die Dauer der Veranstaltung aufbauen. Wie können Sie diese Verbindungen online herstellen? Bei der Planung von Netzwerken für Ihre Online-Events gibt es drei verschiedene Arten von Verbindungen, die Sie berücksichtigen sollten.
Sales-Mitarbeiternde netzwerken mit Teilnehmenden
Viele Sales-Mitarbeiternde haben bereits vor Corona 1:1 Online-Meetings durchgeführt; spätestens jedoch seit Beginn der Pandemie, da Besuche vor Ort nicht möglich waren. Wenden Sie dieselben Prinzipien auf Ihre Online-Events an. Mithilfe von Terminplanungstools kann Ihr Vertrieb bereits vor der Veranstaltung 1:1 Treffen mit den Teilnehmenden vereinbaren und sich so rechtzeitig einen wertvollen Platz in deren Kalender sichern.
Teilnehmende vernetzen sich mit Teilnehmenden
Denken Sie auch an das Networking von Teilnehmenden mit Teilnehmenden. Ihre mobile Event-App ist für diese Verbindungen von entscheidender Bedeutung. Mithilfe von Messaging-Tools und dem Event-Feed können die Teilnehmenden mit anderen Teilnehmenden in Kontakt treten und sich über 1:1 Termine in einem Videocall direkt austauschen. Planen Sie Happy Hours, Breakouts und Einzelgespräche können Sie die Vernetzung weiter fördern.
Sponsoren oder Aussteller vernetzen sich mit Teilnehmenden
Bieten Sie Ihren Sponsoren und Ausstellern die Möglichkeit zum Networking mit den Teilnehmenden. Aussteller:innen, andere Teilnehmer:innen und sogar Ihre Vertriebsteams können die Anmeldeliste für das Online-Event einsehen und Termine auf die traditionelle Art und Weise vereinbaren, indem sie eine E-Mail mit einem Zoom-Link versenden. Oder Sie gehen einen Schritt weiter und nutzen Terminvereinbarungs-Funktionen innerhalb Ihrer Plattform. Zum Beispiel “Terminverwaltungssoftware” von Cvent.
Wie sieht das Sponsoring für Online-Events aus?
Es gibt viele Möglichkeiten fürs Sponsoring bei Online-Events. Darunter finden Sie viele der Ideen, die Sie bereits Präsenz-Events kennen. Dazu zählen zum Beispiel Videoanzeigen zu Beginn der Sessions, gesponserte Sessions, virtuelle Messestände, 1:1 Termine mit Sponsoren, prominente Platzierung auf der Event-Website und vieles mehr. Sponsoring hilft Ihnen, die Kosten Ihrer Veranstaltung zu decken und gleichzeitig die Teilnehmenden mit großartigen Organisationen in Kontakt zu bringen. Legen Sie klare Sponsoring-Stufen fest, aufgeschlüsselt nach Kosten und dem, was Sponsoren für ihr Geld bekommen. Verhandeln Sie außerdem über Sachleistungen. Stellen Sie dabei jedoch sicher, dass Sie etwas Wertvolles anbieten. Die beste Möglichkeit, einen Sponsor zu gewinnen, besteht darin, ihn mit Daten zu locken. Seien es die prognostizierten Zahlen für das Online-Event oder wertvolle Daten Ihrer Teilnehmenden. Natürlich nur, wenn diese ausdrücklich zugestimmt haben.
Wie gestalten Sie eine Fachmesse im Rahmen eines Online-Events?
Eine virtuelle Messe kann ein großer Anziehungspunkt auf einem Online-Event sein. Allerdings benötigen Sie dafür die richtige Event-IT bzw. Event-Plattform. Unabhängig davon, welches Tool Sie wählen, machen Sie es den Teilnehmenden leicht, es zu nutzen.
Planen Sie in der Agenda des Events unbedingt Zeit für den Besuch der virtuellen Messe ein. Und erinnern Sie Ihre Teilnehmenden daran, tatsächlich über die virtuelle Messe “zu schlendern”.
Wie nutzen Sie die Daten und Analysen Ihrer Online-Events?
Genau wie bei Präsenz-Events können Ihre Online-Events mit der richtigen Engagement-Strategie eine Menge wertvoller Daten liefern. Wenn sich Online-Teilnehmende registrieren, an Sessions teilnehmen, sich an Live-Fragen und Umfragen beteiligen, Termine wahrnehmen oder Feedback geben, liefern sie Ihnen Daten. Diese Daten können Ihnen helfen, Ihren Umsatz zu steigern. Darüber hinaus sollten Sie wissen, wie die Teilnehmenden mit den Sponsoren und Ausstellenden interagiert haben.
Bei der Durchführung Ihrer Online-Events sollten Sie sich Gedanken über Ihre Strategie zur Datenerfassung und die dafür geeignete Technologie machen. Dies ist der entscheidende Schritt, um den Erfolg Ihrer Veranstaltung zu bewerten und ihren Wert zu maximieren.
Drei Arten von Daten, die Sie bei Online-Events erfassen sollten
1. Eventdaten: Hierbei handelt es sich um grundlegende Daten, die die Veranstaltung selbst beschreiben. Veranstaltungsart, Kosten, Datum, Ort, Anmeldezahlen usw. sind Beispiele für Veranstaltungsdaten. Die Erfassung von Veranstaltungsdaten für Ihre Online-Events ermöglicht es Ihnen, die Performance dieser Online-Events mit ihren Counterparts in Präsenz zu vergleichen.
2. Profildaten: Profildaten sind firmenbezogene und demografische Daten auf Teilnehmerebene, die den Teilnehmenden und sein Unternehmen beschreiben. Name, Adresse, E-Mail, Titel, Name des Unternehmens und sogar die Anzahl der Mitarbeiter sind Beispiele für Profildaten. Die Profildaten werden in der Regel während des Registrierungsprozesses erfasst. Sie können dazu beitragen, neue Interessentenprofile zu erstellen oder bestehende Profile zu vervollständigen. Durch diese Daten lernen Ihre Teilnehmenden besser kennen.
3. Engagement-Daten: Engagement-Daten sind sehr dynamisch. Sie werden als Ergebnis der Interaktionen und Reaktionen der Teilnehmer auf die Sessions, andere Inhalte, Sponsoren und Aussteller:innen und sogar andere Teilnehmer:innen erfasst. Session-Anmeldung, Session-Besuch und -dauer, geplante Termine und abgegebenes Feedback sind Beispiele für Engagement-Daten. Engagement-Daten sind besonders wertvoll, da sie Ihren Vertriebs- und Marketingteams helfen, die Interessen der Teilnehmenden besser zu verstehen und effektiver nachfassen zu können.
Fazit
Nutzen Sie die Chance, die Online-Events bieten. Dies ist für viele Unternehmen immer noch eine Möglichkeit, sich zu engagieren, zu inspirieren und Verbindungen zu fördern. McKinsey hat festgestellt, dass "wir innerhalb von etwa acht Wochen einen Sprung von fünf Jahren in der digitalen Akzeptanz bei Verbrauchern und Unternehmen gemacht haben". Die Welt verändert sich rasant und Events verändern sich gleich mit. Wenn Sie Ihre Event-Programme neu gestalten und in die Zukunft blicken, nutzen Sie die Vorteile von Online-Events. Denn diese können eine große Wirkung haben. Und jetzt gibt mehr großartige Ressourcen und Lösungen als je zuvor.
Übrigens: Cvent bietet kostenfreie Schulungen für Online-Events sowie Webinare an, die sich mit den Planungs- und Marketingaspekten einer virtuellen Veranstaltung befassen.
Wenn Sie erwägen, Ihr nächstes Event online durchzuführen, benötigen Sie eine Event-Plattform, die explizit dafür konzipiert ist und Ihre Online-Events zu einem echten Erfolg macht.
