Wussten Sie, dass wir neben der Event-Software, die wir Ihnen anbieten, auch selbst Events organisieren? Das erdet unheimlich. Außerdem wissen wir so stets, was Sie als Marketer oder Eventplaner wirklich beschäftigt und womit Sie tagtäglich kämpfen. Die Learnings aus unserem Highlight Event im Frühjahr 2022 in Las Vegas wollen wir mit Ihnen auf diesem Wege teilen.
In diesem Beitrag kommen Vertreter des Planungs- und des Marketingteams zu Wort, die uns ohne Umschweife über die Lehren aus dem Jahr 2022 berichten.
Über das Event Cvent CONNECT
Lassen Sie uns die Planungen und das Event ein wenig vorstellen. Dann können Sie die Learnings besser einordnen.
Nach der allerersten virtuellen Cvent CONNECT im Jahr 2020 und der allerersten hybriden Cvent CONNECT im Jahr 2021 war für das Frühjahr 2022 eine hybride Ausgabe geplant. Wenn Sie ein Planer oder Vermarkter sind, wissen Sie, dass selbst die normalsten Veranstaltungen eine echte Achterbahn sein können – voll von unerwarteten Problemen und unzähligen Herausforderungen. Und wie wir jetzt wissen, gibt es bei Veranstaltungen im Jahr 2022 nichts normales mehr.
Die Marketing- und Planungsteams von Cvent haben jedoch erkannt, dass diese neue Eventwelt wesentlich komplexer ist als je zuvor. Außerdem sind Zusammenarbeit, Kommunikation und ein teamorientierter Ansatz der beste Weg, um unseren Teilnehmern ein wirklich erstklassiges Erlebnis zu bieten.
Paulina Guisti, Senior Managerin, Meetings & Events bei Cvent
Lessons Learned – Paulina Guisti
Frage 1: Was haben Sie bei der Zusammenarbeit für ein Hybrid-Event gelernt?
Paulina Giusti: Zusammenarbeit war schon immer eine wichtige Fähigkeit bei der Durchführung von Veranstaltungen. Egal ob es sich um interne oder externe, persönliche, virtuelle oder hybride Veranstaltungen handelt. Ich kann mit Sicherheit sagen, dass das Projektmanagement einer komplexen Konferenz wie Cvent CONNECT klare und konsistente Kommunikationswege erfordert. Wie schon in den vergangenen Jahren ist das Team hinter Cvent CONNECT genauso breit gefächert wie die Veranstaltung komplex ist. Ein riesiges Team. Einer der Schlüssel zur erfolgreichen Planung einer Veranstaltung ist daher die klare Kommunikation von Veranstaltungszielen, Aktualisierungen und Erwartungen über alle Interessengruppen, Teams, Abteilungen und externen Anbietern hinweg.
Wir haben uns die Technologie zunutze gemacht, um unsere eigene Kommunikation in der Vorplanungsphase zu verbessern. Beispiele hierfür sind wöchentliche, zweimonatliche und monatliche Zoom-Meetings je nach Interessengruppe sowie Slack-Kanäle für bestimmte Zwecke, z. B. für die Kern-Planungsgruppen, Teilnehmer-Support und Personal. Darüber hinaus haben unsere Teams zu umfassenden Wiki-Seiten entwickelt, die eine ganze Reihe hilfreicher Inhalte für unsere internen Stakeholder enthalten, die sie mit den Teilnehmern teilen können. Außerdem haben wir natürlich unsere eigene Cvent-Event-Software für die Planung eingesetzt.
So arbeitete zum Beispiel das gesamte Eventdesign-Team mit unserem Cvent-Diagramming-Tool, um Grundrisse zu erstellen und die Programmplanung für bestimmte Bereiche effektiv zu gestalten. Dazu gehörten u.a. die Erstellung des Designs für die eintägige Messe und die Einbindung von F&B sowie gesponserten Aktivitäten. Aus der Perspektive der Personalbesetzung können sich alle Cvent-Mitarbeiter registrieren und sehen, was unsere Teilnehmer in der Event-App sehen. Zusätzlich werden alle Personalbesetzungen über unser Cvent-Termin-Tool kommuniziert, so dass unsere Cventer ihre Meetings, Sessions und Rollen in einer integrierten Ansicht sehen können.
Dara Burg: Ich denke, die wichtigste Erkenntnis war, dass die kleinen Details einen großen Unterschied in der Teilnehmerbindung und dem Teilnehmererlebnis ausmachen. In diesem Jahr haben wir uns darauf konzentriert, Marketing-Inhalte zu erstellen, die auf die wichtigsten Personas innerhalb unserer Zielgruppen zugeschnitten sind.
Ein Beispiel dafür waren unsere Teilnehmer-Leitfäden, die personalisierte Agenden der Online- und Onsite-Teilnahmen enthielten. Wir wendeten diesen personalisierten Ansatz auf unser gesamtes Marketing für Cvent CONNECT an und sahen großartige Ergebnisse beim Engagement der Teilnehmer im Attendee Hub. Insgesamt verbesserten wir unsere Marketing-Engagement-Zahlen deutlich. Obwohl dieser maßgeschneiderter Ansatz in der Umsetzung und Zusammenarbeit sehr komplex war, ist es dieses Maß an Details und Personalisierung, das ein hybrides Event wirklich auf das nächste Level hebt.
Dara Burg, Senior Associate, Event Marketing bei Cvent
Frage 2: Welche Lessons haben Sie bei der Zusammenarbeit mit den Dienstleistern und Partnern des Events gelernt?
Paulina Giusti: Ich könnte stundenlang darüber schwärmen, wie wundervoll unsere Partner in diesem Jahr waren. Die positive Einstellung und der Enthusiasmus waren bei jedem Planungsmeeting für die Cvent CONNECT zu spüren. Die Leute freuten sich wirklich, wieder ein Event mit Präsenzanteil zu planen. Unsere Partnerschaft mit Caesars Entertainment während der gesamten Planung fühlte sich wie eine Erweiterung der Cvent-Familie an. Ich denke, dass dies zu einem großen Teil auf das zurückzuführen ist, was ich bereits erwähnt habe: Eine beständige und klare Kommunikation.
Sechs Monate vor der Veranstaltung trafen wir uns wöchentlich mit Caesars Entertainment und in den Wochen vor der Cvent CONNECT alle zwei Wochen. Diese regelmäßige Kommunikation bildete eine Grundlage für die Art und Weise, wie wir alle miteinander kommunizieren wollen. Sie milderte auch viele Änderungen in letzter Minute ab und bereitete uns auf den Erfolg vor Ort vor. Neben der Freude über die Rückkehr zu Präsenz-Veranstaltungen haben wir aber auch wirklich wundervolle Partnerschaften mit Anbietern geschlossen. Außerdem hat sich unser Sponsor SnackMagic als ein wahrer Segen für die virtuellen Teilnehmer erwiesen. Sie erhielten Snackboxen und konnten virtuell mit uns feiern.
Dara Burg: Wichtig war, dass wir uns in diesem Jahr auf Partnerschaften stützen und die vielen für beide Seiten vorteilhaften Marketingmöglichkeiten während des gesamten Lebenszyklus der Veranstaltung nutzen konnten. Es gab einige Win-Wins für Partner und Planer, wie z. B. Produktgeschenke, Rabatte für Teilnehmer auf Dienstleistungen in E-Mails vor dem Event und Aktivierungen vor Ort. Diese Maßnahmen boten einen Mehrwert für unsere Partner und halfen ihnen, ihre Beziehungen zu vertiefen. Außerdem verbesserten sie das Erlebnis der Teilnehmer. Eine Win-Win-Situation für alle Beteiligten.
Frage 3: Wie sieht es mit der Planung für unvorhergesehene Ereignisse aus? Was konnten Sie lernen, damit eine Veranstaltung wirklich reibungslos abläuft?
Paulina Giusti: Zunächst einmal wird eine Veranstaltung nie "reibungslos" verlaufen, also sollten wir diese Erwartung ändern. Nachdem wir 2021 ein hybrides Event organisiert haben, war diese Erfahrung extrem wertvoll für eine bessere Vorbereitung auf das Event 2022. Diesmal haben wir sehr viele Fragen gestellt, sind einige zusätzliche Risiken bei der Programmgestaltung eingegangen und haben uns auf das gestützt, was unserer Meinung nach zuvor gut funktioniert hat. Zu den drei Bereichen, die wir sehr genau unter die Lupe genommen haben, gehören die folgenden:
- Testen der Streams
Wir wollten sicherstellen, dass die Geschwindigkeiten der Datenübertragung der per Live-Stream übertragenen Sessions jederzeit einwandfrei sind - Speaker Vorbereitung
In diesem Jahr haben wir vor der Veranstaltung ein spezielles Speaker Training angeboten. So wollten wir die internen und externen Referenten mit dem Programm und der Produktion vertraut machen, als auch mit den grandiosen Engagement-Funktionen des Cvent Attendee Hubs. - Zwei integrierte Personalpläne: Präsenz und virtuell – jedes Jahr erstellen wir einen umfassenden Personalplan für vor Ort, der eine Vielzahl von Cvent-Mitarbeitern umfasst – z.B. Vertrieb, Support, Produktmanagement, Marketing usw. In diesem Jahr entschieden wir außerdem, dass wir zusätzliche Cvent-Mitarbeiter für die virtuellen Programmteile einsetzen sollten. Das war ein strategischer Vorschlag, um das virtuelle Engagement zu unterstützen, indem wir Experten als Teil des virtuellen Events als auch Support-Ressourcen einbeziehen.
Dara Burg: Bestimmte Meilensteine in der Eventplanung sind immer fließend, da so viele verschiedene Parteien zusammenarbeiten und man oft auch mit externen Teams zusammenarbeitet. Mein Geheimrezept für die Planung von Event-Meilensteinen ist ein Soft-Launch- und ein Hard-Launch-Datum. Also unterschiedliche Termine für den Start der Registrierung, Ankündigung des Programms, Ankündigung der Redner usw. Das Soft-Launch-Datum ist das Datum, das Sie anstreben, und das Hard-Launch-Datum ist das Datum, das Sie höchstwahrscheinlich erreichen werden. Durch den Soft-Launch großer Meilensteine haben Sie Zeit zum Testen und für eventuelle Änderungen in letzter Minute, ohne dass Sie vor der großen Verkündung alles noch einmal überarbeiten müssen.
Frage 4: Sie haben zum zweiten Mal eine Hybrid-Veranstaltung geplant. Welche neuen Erkenntnisse haben Sie bei der Durchführung der zweiten Hybrid-Veranstaltung gewonnen?
Paulina Giusti: Ich denke, das Verhalten der Teilnehmer wird sich weiter entwickeln. Vor der Pandemie waren die Leute sehr auf ihre Konferenz-Routine fixiert, jetzt ist es ein ganz anderes Spiel. Das reicht von den Standards für den Verzehr von Speisen und Getränken bis hin zu den Erwartungen an das Networking und die Hygienestandards.
Dara Burg: In diesem Jahr haben wir ein noch besseres Verständnis für die Verhaltensunterschiede zwischen einem Präsenz- und einem Online-Teilnehmer erhalten. Ein virtueller Teilnehmer wird sich höchstwahrscheinlich nicht so früh anmelden wie ein Präsenz-Teilnehmer und er wird sich wahrscheinlich aus anderen Gründen anmelden als jener. Wenn Sie verstehen, wie und warum Ihre Teilnehmer an Ihrer Veranstaltung teilnehmen, können Sie bessere Inhalte erstellen, die sie wirklich interessieren und Sie können auch “Pain points” Ihrer Teilnehmer bei dem Event-Erlebnis finden. Um unsere Teilnehmer besser vorzubereiten, haben wir in den Monaten vor der Veranstaltung mehr Inhalte sowohl für Präsenz- als auch für Online-Teilnehmer erstellt, um unseren Teilnehmern zu helfen, das Beste aus ihrer Veranstaltung zu machen.
Fazit
Während das Team bereits die Cvent CONNECT 2023 plant, laden wir Sie ein, mehr darüber zu erfahren, wie unser Team eine erfolgreiche Hybrid-Veranstaltung 2022 auf die Beine gestellt hat.
