Der Terminkalender für das Event ist randvoll, die Anreise war stressig und dann das: Vor dem Registrierungsschalter hat sich eine lange Warteschlange gebildet. Wer seine Teilnehmer so in ein Event schickt, gefährdet das gesamte Teilnehmererlebnis. Es sind diese ersten Minuten vor Ort, die für eine wichtige Grundstimmung sorgen – und diese sollte positiv sein.
Um bereits beim Einlass für gute Laune zu sorgen, ist ein reibungsloser Check-In nötig. Er muss stressfrei, freundlich und zügig ablaufen. Dazu kann wesentlich beitragen, die Badges der Teilnehmenden vor Ort auszudrucken. Das langwierige Sortieren und Suchen der richtigen Namensschilder entfällt, kostbare Zeit wird am Einlass gespart.
Kurzfristige Änderungen der Angaben – mit Vor-Ort-Druck kein Problem
In Verbindung mit einer digitalen Registrierung kann zudem sichergestellt werden, dass auch kurzfristige Änderungen problemlos umsetzbar sind. Nach dem Klick auf den Drucken-Button erhalten die Teilnehmenden ein druckfrisches Namensschild mit den aktuellen Angaben.
Werden die Namenschilder hingegen vor dem Event ausgedruckt und der Besucher entdeckt erst bei der Abholung vor Ort einen Fehler, lässt dieser sich in der Regel nicht mehr korrigieren. Bei einem digitalen Registrierungsprozess und dem Ausdruck der Badges am Veranstaltungsort, kann flexibel auf Änderungen reagiert werden. Fehler werden auf diese Weise minimiert und Abläufe beschleunigt. Zusätzlicher positiver Effekt für Veranstalter: Nicht abgeholte Badges gehören beim Vor-Ort-Druck der Vergangenheit an.
Das Prozedere ist denkbar einfach: der im Registrierungsprozess erhaltene QR-Code des jeweiligen Teilnehmenden wird gescannt und damit der Druck das Badges ausgelöst. Ein weiteres Szenario: Event-Besucher nennen am Check-In ihren Namen, anschließend wird das druckfrische Badge persönlich von der Servicekraft ausgedruckt und überreicht. Beide Varianten sind schnell und unkompliziert. Für Event-Manager ist der Vor-Ort-Druck der Badges eine elegante Möglichkeit, den Teilnehmenden einen positiven ersten Eindruck von einer Veranstaltung zu vermitteln und sie mit einem guten Gefühl und ohne unnötige Verzögerungen in ihre Sessions und Gespräche zu entlassen.
Tipp: Den Vor-Ort-Druck kosteneffizient umsetzen
Vergleichsweise kostengünstig lässt sich ein Vor-Ort-Druck umsetzen, wenn Sie nicht das komplette Badge vor Ort ausdrucken, sondern lediglich ein Label mit den Teilnehmer-Informationen. Dieses wird anschließend auf ein im Vorfeld designtes und gedrucktes Badges aufgeklebt.
Der Vorteil dieser Methode: Meist ist der farbige Druck großer Stückzahlen bei einem Druckdienstleister kostengünstiger als teure Farblaserdrucker anzuschaffen beziehungsweise zu mieten und diese mit kostenintensiven Verbrauchsmaterialien zu betreiben. Auch bei den zu bedruckenden Materialien bieten Dienstleister in der Regel eine größere Auswahl.
Vor Ort benötigen Sie bei dieser Methode lediglich schnelle Netzwerk-Drucker für monochrome Klebe-Etiketten. Nachteile entstehen Ihnen durch dieses Vorgehen nicht. Sie profitieren weiterhin von den flexiblen und schnellen Prozessen am Besucher-Einlass und den Nachhaltigkeitseffekten, die ein Vor-Ort-Druck mit sich bringt.
Badges on Demand – das sind die Vorteile
- Mehr Effizienz am Einlass
Die zeitraubenden Sortierungen der Schilder im Vorfeld entfallen ebenso wie die Suche nach ihnen. Je größer das Event, desto größer ist der positive Effekt eines Vor-Ort-Drucks.
- Schnelle Modifikationen und korrekte Namensschilder
Änderungen in letzter Minute lassen sich direkt vor Ort umsetzen, ohne die Badges erneut drucken zu müssen. Das reduziert den Stress am Einlass.
- Kostenersparnis und Nachhaltigkeit
Da ausschließlich die Badges jener Teilnehmenden gedruckt werden, die tatsächlich vor Ort erscheinen, werden Druck- und Materialkosten gespart, Abfall wird reduziert und der CO2-Footprint des Events verringert.
- zusätzliche Optionen für eine optimale Event-Experience
Neben den genannten Vorteilen erhalten Veranstalter durch einen Vor-Ort-Druck der Badges weitere Optionen, das Teilnehmer-Erlebnis zu verbessern. Ein wesentliches Element ist die Personalisierung. Beispielsweise können spezielle Zugangsrechte auch kurzfristig vor Ort berücksichtigt und auf dem Batch ausgedruckt werden.
Ebenso ist es möglich, den Teilnehmern verschiedene Designs zur Auswahl anzubieten, um die Event Experience zu erhöhen. Nicht zuletzt können die Badges auf unterschiedlichem Materialen gedruckt werden, zum Beispiel auf wertigen Hochglanzpapier oder umweltfreundlichen Recyclingpapier.
Auf diese Anforderungen sollten Sie achten
Der Gesamtaufwand ist bei einem Vor-Ort-Druck der Badges in der Regel niedriger als bei einem Vorab-Druck mit Transport und Ausgabe. Nicht zuletzt wird das Fehlerrisiko deutlich minimiert. Doch auch der Vor-Ort-Druck stellt technische, personelle und organisatorische Anforderungen, die erfüllt sein müssen, damit der Check-In insgesamt reibungslos verläuft.
- Technische Ausstattung vor Ort
Ein Vor-Ort-Druck der Namenschilder bedeutet, dass alle dafür erforderlichen Geräte vor Ort betrieben und miteinander vernetzt werden. Sie benötigen:
- Drucker
Vor Ort benötigen Sie professioneller Hochgeschwindigkeitsdrucker für die Namensschilder. Um Wartezeiten zu minimieren, empfiehlt es sich, mehrere Drucker einzusetzen. Als Faustregel gilt ein Gerät pro Check-In-Schalter, idealerweise werden darüber hinaus Ersatzgeräte vorgehalten.
- Software
Der Vor-Ort-Druck sollte in eine Software-Lösung eingebunden sein, die sowohl den Vor-Ort-Check-In als auch das Badging abdeckt. Als besonders sinnvoll haben sich für Eventplaner Apps wie Cvent OnArrival erwiesen, die darüber hinaus auch ein Anwesenheitstracking und Reports in Echtzeit ermöglichen.
- Laptop und Scanner
Um auf Nutzerdaten zuzugreifen benötigen Sie einen Laptop (oder Tablet bzw. Smartphone). Sollen im Rahmen des Check-In QR-Codes gescannt werden, ist zusätzlich ein Scanner nötig.
- stabiles Netzwerk
Damit der gesamte Check-In reibungslos funktioniert, müssen Laptop, Software, Drucker und gegebenenfalls die zum Einsatz kommenden Scanner untereinander über ein stabiles Netzwerk verbunden sein.
- Personelle Ressourcen
Abhängig von der Größe des Events und der zu erwartenden Teilnehmerzahl sind Mitarbeiter nötig, um den Check-In und den Druck der Namenschilder abzuwickeln. In jedem Fall benötigen Sie einen Mitarbeiter, der den Druckprozess koordiniert und überwacht. Idealerweise haben Sie auch einen Technologie-Experten vor Ort, der den reibungslosen Betrieb der Geräte sicherstellt und bei technischen Problemen Hilfestellung leisten kann. Gegebenenfalls muss das Check-in-Personal für die Bedienung der Drucksysteme geschult werden.
Achtung: Diese Fallstricke müssen Sie vermeiden
Damit ein Vor-Ort-Druck der Namensschilder reibungslos abläuft, müssen Sie unbedingt sicherstellen, dass die Technik vor Ort funktioniert. Netzwerkstörungen, Druckerprobleme oder Systemabstürze können sehr negative Folgen haben und zu langen Warteschlangen am Einlass führen. Es sollte daher jederzeit eine technische Fachkraft verfügbar sein, die das Team vor Ort unterstützen kann. Ebenso ist es sinnvoll, bereits im Vorfeld eine Backup-Strategie zu verfolgen und für den Fall der Fälle Ersatzdrucker bereitzuhalten.
Planungsfehler können ebenfalls fatale Folgen haben. Da sich insbesondere bei hohen Besucherzahlen bei Verzögerungen im Ablauf schnell Warteschlangen bilden können, muss der Druckprozess von einer ausreichend großen Anzahl an Druckern erledigt werden. Auch die Druckgeschwindigkeit muss im Vorfeld beachtet werden. In der Regel verfügen Event-Agenturen beziehungsweise die Geräteverleiher über Erfahrungen und Richtwerte, die dabei helfen, die Kapazitäten vor Ort entsprechend zu planen.
Fazit: Zusammenspiel aus Planung und Event-Technologie führt zum Erfolg
Ein On-Demand-Druck der Badges ist für Veranstaltungen aller Größe geeignet. Insbesondere für Event-Manager, die Wert auf eine hohe Flexibilität und positive Teilnehmererlebnisse legen, sind diese Lösungen sinnvoll. Last-Minute-Änderungen der Teilnehmerangaben oder spontane Neu-Anmeldungen sind damit kein Problem.
Allerdings dürfen die Kosten nicht außer Acht gelassen werden. Die Anschaffung oder Miete von Hochleistungsdruckern kann je nach Veranstaltungsgröße teuer werden. In der Praxis hat sich daher mittlerweile eine Variante bewährt, bei der vor Ort mit vergleichsweise kostengünstigen Geräten die Label mit den Nutzer-Informationen ausgedruckt und auf zuvor entsprechend designte „Rohlinge“ aufgeklebt werden.
Technik und Personal müssen in jedem Fall im Vorfeld sorgfältig geplant werden. Eine wesentliche Rolle für den Erfolg einer Badges-On-Demand-Strategie spielt außerdem die passende Event-Technologie, mit der der Vor-Ort-Druck gemanagt wird. Besonders komfortabel sind Apps wie Cvent OnArrival, die umfassende Funktionen für das Management von Teilnehmern bei Veranstaltungen bietet – von der Verwaltung des Vor-Ort-Check-ins und der Registrierung spontaner Teilnehmer über den Druck von Namensschildern auf Abruf bis hin zur Erfassung der Anwesenheit in den einzelnen Sessions.
