Ohne echtes Teilnehmer-Engagement und effektive Networking-Möglichkeiten kann Ihre Veranstaltung weder erfolgreich noch unterhaltsam sein. Deshalb verfolgen viele Eventplaner das Ziel, die Teilnehmer während der gesamten Veranstaltung aktiv zu halten – untereinander und im Austausch mit Ihrem Event. Doch was bedeutet das genau?
Event-Engagement umfasst mehr als nur die Anzahl der Besucher pro Session. Es geht darum, wie viel Aufmerksamkeit diese Sessions bekommen, wie viele Teilnehmer Ausstellerstände besuchen und wie viele von ihnen tatsächlich neue Kontakte knüpfen. Kurz gesagt: Es misst, wie aktiv die Teilnehmer am Event teilnehmen und welchen Nutzen sie daraus ziehen.
Eine effektive Strategie zur Steigerung des Event-Engagements ist eine Herausforderung. Egal, ob Sie eine interne Schulung oder einen großen Kongress veranstalten: Der Inhalt, die Art der Vermittlung und die unterhaltsamen Elemente Ihres Eventprogramms sind entscheidend, wenn Sie Ihre Teilnehmer begeistern wollen.
Warum Event-Engagement so wichtig ist
Event-Engagement bzw. Teilnehmer-Einbindung ist aus mehreren Gründen von entscheidender Bedeutung – sowohl für Ihre Teilnehmer als auch für Sie als Veranstalter.
Hier sind einige zentrale Aspekte, die verdeutlichen, warum ein hohes Engagement bei Events essenziell ist:
1. Aktives Erinnern und bessere Behaltensquote
Menschen erinnern sich besser an Informationen, wenn sie aktiv eingebunden sind, anstatt nur passiv zuzuhören. Interaktive Formate wie Live-Abstimmungen, Gamification und Q&A-Sessions fördern das aktive Erinnern und sorgen dafür, dass die Inhalte länger im Gedächtnis bleiben. Studien zeigen, dass Menschen nur etwa 10 % einer passiv aufgenommenen Information behalten – aber bis zu 90 % von etwas, das sie aktiv erlebt haben.
2. Mehr Beteiligung durch aktives Mitmachen
Engagierte Teilnehmer sind aufmerksamer und beteiligen sich stärker an Sessions, Networking-Gelegenheiten und Diskussionsrunden. Gamification, interaktive Workshops oder personalisierte Content-Tracks ermöglichen es, dass sich Teilnehmer wirklich mit dem Event identifizieren. Es ist bekannt, dass ein höheres Engagement zu einem besseren Event-Erlebnis für die Teilnehmer führt, da sie einen echten Mehrwert aus dem Event ziehen.
3. Wertvolle Daten sammeln
Engagierte Teilnehmer hinterlassen (mehr) verwertbare Daten, die Sie für die Optimierung künftiger Events nutzen können. Durch Live-Abstimmungen, Umfragen und Analyse-Tools erhalten Sie als Planer Echtzeit-Insights darüber, welche Inhalte besonders gut ankamen. So zeigen beispielsweise Heatmaps von virtuellen Events oder RFID-Technologie bei Präsenzveranstaltungen, welche Stände oder Programmpunkte am meisten Interesse geweckt haben.
4. Grundlage für zielgerichtete Follow-ups
Ein hoher Engagement-Level während des Events ermöglicht es Ihnen, gezielte Follow-ups durchzuführen, statt Ihre Teilnehmenden nach dem Gießkannenprinzip mit Informationen zu versorgen. Teilnehmer, die aktiv Fragen gestellt oder an Networking-Formaten teilgenommen haben, können Sie gezielt mit weiterführenden Inhalten oder exklusiven Angeboten ansprechen. Durch datengestützte Analysen können Sie als Veranstalter herausfinden, welche Inhalte für wen besonders relevant waren und personalisierte Nachfassaktionen durchführen.
5. Mehr Sponsoren- und Partnerwert
Ein engagiertes Publikum bedeutet höhere Sichtbarkeit für Sponsoren und Aussteller, da die Teilnehmer mehr interagieren. So erhalten Ihre Sponsoren messbare Daten über Interaktionsraten, was den ROI für Ihr Event-Sponsoring erhöht. Darüber hinaus steigert Event-Engagement die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Teilnehmer in sozialen Medien über Ihr Event berichten und so für eine größere Reichweite sorgen.
Wie Sie eine Strategie für aktives Teilnehmer-Engagement entwickeln
Während eines Events passieren viele Dinge gleichzeitig, was sowohl für Sie als Planer als auch für Ihre Teilnehmer überwältigend sein kann. Angesichts der Vielzahl an Angeboten – von Networking-Sessions über Ausstellungen bis hin zu Vorträgen – ist es nicht überraschend, dass Teilnehmer leicht abgelenkt werden. Doch wie können Sie ihre Aufmerksamkeit gewinnen?
Gestalten Sie von Anfang an ein Programm, das für Ihre Teilnehmer spannend ist, und werden Sie kreativ in der Präsentation der Inhalte. Die Inhalte sollten interaktiv sein, verschiedene Formate und Themen abdecken und so gestaltet sein, dass Teilnehmer ihre eigene „Eventreise“ wählen können.
Haben Sie Ihren Programm-Plan festgelegt, machen Sie das Beste daraus! Integrieren Sie Gamification und Unterhaltung, um Ihre Teilnehmer aktiv einzubeziehen. So motiviert z.B. Gamification zur aktiven Event-Teilnahme, indem Sie Inhalte in Form eines Spiels präsentieren – oft mit einem Anreiz oder Preis.
Wenn Teilnehmer auch unterhalten werden, steigt ihr Engagement. Wollen Sie echte und aktivierende Erlebnisse zu schaffen, brauchen Sie jedoch oft Unterstützung. Hier kommen Event-Dienstleister ins Spiel.
Die richtigen Event-Engagement-Dienstleister finden
Die Zusammenarbeit mit erfahrenen Dienstleistern ist entscheidend für den Erfolg Ihrer Veranstaltung. Ob es um hochwertige Give-aways oder eine unterhaltsame Quiznacht geht – es gibt Anbieter für jedes Event-Bedürfnis. Doch wie finden Sie die besten Partner?
Ein einfacher Google-Suchlauf oder eine Liste vergangener Anbieter kann hilfreich sein. Das ist allerdings zeitaufwendig und nicht immer zielführend. Nutzen Sie stattdessen zuverlässige Quellen wie Cvents Vendor Marketplace, um Bewertungen anderer Planer zu lesen können und die besten Anbieter für Ihre Anforderungen zu finden.
Eine Plattform, die sowohl Venue- als auch Vendor-Sourcing ermöglicht, hilft Ihnen, organisiert zu bleiben und Zeit zu sparen. So können Sie Dienstleister auswählen, die moderne Event-Trends unterstützen – von höheren Hygiene- und Sicherheitsstandards bis hin zu hybriden Event-Lösungen.
25 Event-Engagement-Ideen
Die Teilnehmer während des gesamten Events zu begeistern, ist Ihr ultimative Ziel. Hier sind 20 Ideen, um Ihr nächstes Event interaktiver und unterhaltsamer zu gestalten:
- Live Q&A-Sessions: Teilnehmer wollen gehört werden. Bieten Sie Fragerunden an, damit sie sich aktiv beteiligen können.
- Live-Umfragen: Finden Sie heraus, ob Ihr Publikum mitkommt – und passen Sie Ihre Inhalte in Echtzeit an.
- 1:1-Termine für Networking: Erleichtern Sie gezieltes Netzwerken durch Terminbuchungen für Einzelgespräche, zum Beispiel mit einer Event-App.
- Teilnehmer-Umfragen: Erfahren Sie vor und nach dem Event, was Ihre Teilnehmer denken und optimieren Sie Ihr Event entsprechend.
- Individuelle Content-Tracks: Bieten Sie themenspezifische Sessions für verschiedene Interessensgruppen an.
- Speaker- und Podiumsteilnehmer-Training: Investieren Sie in gute Redner – sie machen einen großen Unterschied und können Ihre Teilnehmenden in jede Session aktiv einbinden – oder passiv auf den Stühlen sitzen lassen.
- Wellness-Angebote: Von Yoga bis Massage – kleine Pausen steigern das Wohlbefinden.
- Wissensquiz: Testen Sie das Wissen der Teilnehmer und sorgen Sie für Unterhaltung und für eine längere Behaltensquote.
- Push-Benachrichtigungen: Erinnerungen per Event-App oder E-Mail halten Teilnehmer bei der Stange.
- Gewinnspiele mit Preisen: Erhöhen Sie die Spannung durch Verlosungen und Wettbewerbe.
- Give-aways: Hochwertige Event-Souvenirs steigern die Teilnehmerzufriedenheit.
- Gamification: Von Social-Media-Wettbewerben bis zu Schnitzeljagden – spielerische Elemente machen Spaß.
- Gezielte Networking-Möglichkeiten: Bieten Sie gezielte Formate für den Austausch an, z.B. Speed-Networking.
- Event-Motto-Tage: Themen-Tage, z. B. Firmenfarben oder Sporttrikot-Tage, sorgen für zusätzlichen Spaß.
- Icebreaker-Sessions: Starten Sie Ihr Event mit interaktiven Icebreaker-Aktivitäten, um die Teilnehmer von Beginn an einzubeziehen. Nutzen Sie kreative Vorstellungsrunden, um Barrieren zu durchbrechen.
- Co-Creation & Teilnehmergenerierte Inhalte: Lassen Sie Teilnehmer aktiv Inhalte mitgestalten, z. B. durch Live-Ideenwettbewerbe, digitale Whiteboards oder Abstimmungen über kommende Themen. So entsteht mehr Beteiligung und ein stärkeres Zugehörigkeitsgefühl.
- Interaktive Workshops & Breakout-Sessions: Bieten Sie praktische, interaktive Workshops an, in denen Teilnehmer direkt mitmachen und sich austauschen können.
- Escape-Rooms & Team Challenges: Gamification auf einem neuen Level: Organisieren Sie virtuelle oder physische Escape-Rooms oder interaktive Team-Challenges, bei denen Gruppen gemeinsam Lösungen erarbeiten müssen. Dies fördert die Zusammenarbeit und das Engagement.
- Live-Zeichner oder Graphic Recording: Setzen Sie auf visuelle Inhalte, indem Sie Live-Illustratoren oder Graphic Recorder einsetzen, die Keynotes und Diskussionen visuell zusammenfassen. Teilnehmer können sich aktiv beteiligen, indem sie Inhalte vorschlagen oder auf Social Media teilen.
- Virtuelle Hintergrund-Wettbewerbe & Selfie-Aktionen: Lassen Sie Teilnehmer kreative virtuelle Hintergründe für Videocalls entwerfen oder organisieren Sie ein Selfie-Gewinnspiel mit bestimmten Motiven oder Posen passend zum Event-Thema.
- Interaktive Storytelling-Sessions: Verwandeln Sie Vorträge in Erlebnisberichte durch interaktive Storytelling-Techniken. Nutzen Sie AR, VR oder 360°-Videos, um Teilnehmer in eine Geschichte eintauchen zu lassen und sie emotional einzubinden.
- Teilnehmerpunkte & Leaderboards: Erstellen Sie ein Punktesystem, bei dem Teilnehmer für Aktivitäten wie Networking, Quiz-Teilnahmen oder Social-Media-Posts Punkte sammeln. Ein Live-Leaderboard mit Preisen für die aktivsten Teilnehmer sorgt für zusätzlichen Anreiz.
- "Ask Me Anything"-Sessions mit Branchenexperten: Bieten Sie offene Q&A-Sessions mit Experten an, bei denen Teilnehmer ihre persönlichen Fragen zu branchenspezifischen Themen stellen können. Eine interaktive Diskussionsrunde schafft Mehrwert und stärkt das Engagement.
- Live-Votings für Event-Entscheidungen: Binden Sie Teilnehmer direkt in Entscheidungen ein – etwa durch Live-Abstimmungen über den nächsten Vortrag, das Catering oder Event-Aktivitäten. So fühlen sie sich aktiv in den Ablauf des Events eingebunden.
- Event-Hashtag nutzen: Ein eigener Hashtag fördert den Austausch und steigert die Reichweite.
Fazit
Mit diesen Ideen gestalten Sie Ihre Veranstaltung interaktiver und steigern das Teilnehmer-Engagement nachhaltig. Nutzen Sie professionelle Dienstleister, um Ihre Events noch erfolgreicher zu machen!
