Auch wenn sich die Welt in Richtung Online-Vernetzung und virtuelle Veranstaltungen bewegt, ist es unbestreitbar, dass persönliche Interaktionen auch in Zukunft ein wesentlicher Bestandteil unserer Zukunft sein werden. Ganz gleich, ob Sie Ihre Leads erhöhen, Ihre Markenpräsenz ausbauen oder das Unternehmenswachstum vorantreiben möchten, es gibt keinen besseren Weg, dies zu erreichen, indem Sie Ihre Interessenten und Kunden persönlich treffen.
Auch wenn die Chancen für physische Treffen unter den gegenwärtigen Umständen gering erscheinen mögen, empfiehlt es sich, mit der Ausarbeitung eines langfristigen Veranstaltungsprogramms zu beginnen. Und wenn Sie planen, in etwa einem Jahr eine Geschäftskonferenz zu organisieren, ist es besser, bereits jetzt mit der Suche nach einem Veranstaltungsort zu beginnen.
Wenn Sie auf der Suche nach einem Konferenzort sind, der alle Ihre Kriterien erfüllt, kann es leicht passieren, dass Sie sich in kleinen Details verstricken und etwas übersehen, das für den Erfolg Ihres Treffens entscheidend ist. Vor allem, wenn es sich um eine neue Konferenz für Ihr Unternehmen handelt oder Sie mit der Suche nach einem Veranstaltungsort nicht ganz vertraut sind, ist es wichtig, mit einem bestehenden Plan fortzufahren.
Bevor Sie mit dem Anbieter des Veranstaltungsortes sprechen, sollten Sie eine Liste Ihrer Anforderungen erstellen. Möglicherweise wünschen Sie eine bestimmte Art der Verpflegung, andere Branding-Optionen oder zusätzliche Gästezimmer, um Last-Minute-Anmelder unterzubringen. Wenn Sie diese Liste erstellt haben, wird diese Ihnen helfen, die richtigen Fragen zu stellen, wenn Sie einen Veranstaltungsort besuchen, und auch mehrere Veranstaltungsorte nebeneinander vergleichen, um den besten auszuwählen.
Hier sind einige relevante Fragen, die Sie stellen müssen:
1. IST DER ORT ZU DEN VON IHNEN GEWÄHLTEN TERMINEN VERFÜGBAR?
Wenn ja, kann Ihnen der Veranstaltungsort an diesen Terminen Räume, audiovisuelle Geräte, Podien und alles, was Sie sonst noch benötigen, zur Verfügung stellen?
2. IST DER VERANSTALTUNGSORT VOM FLUGHAFEN, VON AUTOBAHNEN ODER MIT ÖFFENTLICHEN VERKEHRSMITTELN ERREICHBAR?
Überlegen Sie, wie Ihre Teilnehmer zur Konferenz reisen werden. Wenn die meisten von ihnen vom Flughafen kommen, fragen Sie, ob der Veranstaltungsort einen Shuttle-Service anbietet. Sie sollten sich auch erkundigen, ob genügend Parkplätze zur Verfügung stehen.
3. BIETET DER VERANSTALTUNGSORT ÜBERNACHTUNGSMÖGLICHKEITEN AN?
Wenn Ihre Teilnehmer von außerhalb der Stadt anreisen, möchten Sie Ihre Konferenz vielleicht an einem Veranstaltungsort abhalten, der von mehreren Hotels und Restaurants umgeben ist.
4. BIETET DER VERANSTALTUNGSORT DAS AMBIENTE, DAS ZU IHRER VERANSTALTUNG PASST?
Während Sie mit einem schlichten Veranstaltungsort Geld sparen können, beschweren sich Ihre Teilnehmer möglicherweise über das Ambiente der Konferenz, was zu einem geringeren Interesse an zukünftigen Veranstaltungen führen könnte.
5. IST DER VERANSTALTUNGSORT GROß GENUG FÜR IHRE VERANSTALTUNG?
Die Teilnehmer sollten in allen Sessions bequeme Sitzgelegenheiten und zwischen den Sessions Platz zum Entspannen haben. Wenn die Teilnehmer sich in einer Menschenmenge drängeln und stundenlang auf engstem Raum sitzen müssen, könnten sie sich auf den Weg zur Ausgangstür machen.
6. BIETET DER VERANSTALTUNGSORT DIE RICHTIGEN EINRICHTUNGEN?
Möglicherweise benötigen Sie ein Theater, einen Ballsaal, Räume für Breakout-Sessions und Platz für Ausstellungsstücke. Möglicherweise interessieren Sie sich auch für Restaurants, Aufenthaltsräume und Außenbereiche vor Ort.
7. ENTSPRICHT DER VERANSTALTUNGSORT IHREN TECHNISCHEN UND GESCHÄFTLICHEN ANFORDERUNGEN?
Kann die Einrichtung AV-Ausstattung, WiFi und große Projektoren bereitstellen? Ist das WiFi kostenlos oder kostenpflichtig? Einige Veranstaltungsorte bieten vor Ort Geschäftszentren mit Fax-, Druck- und Postversanddiensten an, so dass die Teilnehmer ihre Geschäfte abwickeln können, während sie nicht in ihren Büros sind.
8. BIETET DER VERANSTALTUNGSORT CATERING-DIENSTE AN?
Wenn ja, können die Caterer vegane, diabetikergerechte und andere Ernährungsoptionen anbieten? Welche dienstleistungsspezifischen Optionen sind verfügbar? Sind, falls erforderlich, externe Caterer erlaubt?
9. BIETET DER VERANSTALTUNGSORT WERBEGESCHENKE AN?
Kleine Dinge wie kostenloses Briefpapier, Shuttle-Service zum Flughafen, kostenlose Begrüßungsgetränke usw. können sich zu großen Einsparungen summieren und bei Ihren Teilnehmern einen positiven Eindruck hinterlassen.
10. WAS KOSTET DER VERANSTALTUNGSORT?
Der Veranstaltungsort sollte in Ihr Budget passen und Anreize bieten, um Ihr Geschäft zu gewinnen. Sie sollten sich auch über Haftungsfragen, Zahlungsbedingungen und das Kleingedruckte im Klaren sein. Der Veranstaltungsort wird wahrscheinlich der größte Kostenbestandteil in Ihrem Budget sein. Stellen Sie also sicher, dass weder Sie noch Ihre Teilnehmer am Ende etwas bereuen!
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