IMEX Group
Die IMEX-Gruppe musste ihre Frühjahrsveranstaltung in Frankfurt wegen der globalen Pandemie absagen und beschloss stattdessen, der Branche durch die Ausrichtung einer kostenlosen virtuellen Veranstaltung etwas zurückzugeben.
Die Herausforderung
Carina Bauer, CEO der IMEX-Gruppe, und ihr Team planten, ihre IMEX Veranstaltung in Frankfurt im Mai live abzuhalten. Doch die wachsende Pandemie machte ihren Plänen einen Strich durch die Rechnung, wie es für die meisten Länder der Welt der Fall war. Sie mussten ihre Strategie schnell bewerten, um sich auf die bevorstehenden Veränderungen einzustellen. Mitte März mussten sie dann die Absage der IMEX in Frankfurt bekannt geben. Carina stellt fest: „Covid-19 hatte verheerende Auswirkungen, nicht nur auf die IMEX Frankfurt, sondern auch auf das gesamte Ökosystem, das eine Messe wie die IMEX sowohl in Frankfurt als auch auf der ganzen Welt unterstützt... es hatte Auswirkungen auf die gesamte Branche“.
Das IMEX-Team wollte in dieser Zeit der Not etwas zurückgeben und etwas für die Branche tun. Sie bewerteten die Elemente, die sie normalerweise auf einer ihrer Messen einbauen würden, und ermittelten schließlich, welche Teile sie in nur sechs Wochen virtuell umstellen konnten. „Wir haben uns alles angesehen, was wir auf der IMEX tun: Wohlbefinden, Bildungsinhalte, Networking, 1:1-Geschäftstermin", erklärt Carina. „Wir haben diese Teile auseinandergenommen und darüber nachgedacht, wie wir sie online auf eine Art und Weise anbieten können, die einzigartig für die IMEX ist und den Leuten ein wenig Freude bereiten könnte, während sie bei Ausgangssperre zuhause sitzen. Das waren unsere Leitprinzipien“, erklärt Carina. Um die Veranstaltung durchführen zu können, benötigte das IMEX-Team eine umfassende Strategie. „Wir brachen die Veranstaltung auseinander, betrachteten all diese einzelnen Elemente und teilten die Teams in Gruppen auf, um die verschiedenen Elemente der Veranstaltung zu untersuchen, wie z.B. die technische Plattform, die Durchführung des Bildungsangebots und Dinge wie den IMEX-Verlauf und die Networking-Elemente.“ Die Schnelligkeit des Turnarounds bedeutete, dass dieser strategische Ansatz sowohl den Bedürfnissen der internen Teams als auch der Teilnehmer am besten gerecht werden konnte. Sie fügt hinzu: "Dies war der beste Weg, dies in der Geschwindigkeit zu tun, die wir für die Umsetzung benötigten. Von der Konzeption bis zur Umsetzung dauerte es etwa sechs Wochen".
Sie nutzten eine effektive Kombination aus dem Registrierungstool von Cvent, der mobilen App CrowdCompass und einer Integration von 6Connex für ihre virtuelle Umgebung. Dies alles war mit ihrer virtuellen 3D-Insel Planet IMEX verbunden, die sie als zentrale Drehscheibe für Informationen über alle Aspekte der gesamten Veranstaltung geschaffen hatten. Alles musste nahtlos sein, einschließlich der komplizierten Branding-Details von den zwitschernden Vögeln auf ihrer virtuellen 3D-Insel bis hin zur Farbassoziation ihrer Räume
Der Ablauf
Es gab eine Lernkurve für alle Beteiligten, da dies eine beispiellose Transformation für eine Veranstaltung dieser Größe war. Carina und ihr Team holten Cvent an Board und sahen schnell, dass die enge Partnerschaft dem Team sehr hilfreich war. „Wir haben von Anfang an mit Cvent zusammengearbeitet“, sagt sie. Sie verstanden schnell, was die erfolgreiche Durchführung dieses Projekts erforderte und was es für den Rest der Eventsbranche bedeuten würde, wenn andere MICE-Führungskräfte die gleiche Transformation durchmachen. Sie wussten, dass die Kombination aus der zentralisierten Plattform von Cvent und einem effizient zusammengestellten Team der Schlüssel zum Erfolg sein würde. Das IMEX-Team nutzte die Dienste des Event-Builders von Cvent, um eine Website und einen Registrierungssablauf zu entwerfen, die markengerecht waren und es für die Teilnehmer leicht machte, Ihre Agenda zu gestalten. Sie nutzten den App-Build Service für CrowdCompass, um ein konsistentes Erscheinungsbild zu gewährleisten und ihren Teilnehmern am Tag der Veranstaltung durch Live-Abstimmungen, Fragen-und-Antworten sowie den Kontakt mitanderen Teilnehmern über die App mehr interaktive Elemente zu bieten. Sie bauten auch ihre virtuelle Umgebung innerhalb von 6Connex auf, damit die Teilnehmer an diesem Tag auf den Webinar-Übertragungsdienst Zoom zugreifen konnten. Mit dieser starken Technologie-Suite hatte das Event einen soliden Start.
Mit dem zentralen Ziel, die Branche zu unterstützen und wertvolle Verbindungen zu fördern, hat Carinas Team die Eventstruktur sorgfältig durchdacht. „Wir wollten einige der Elemente der IMEX in die Branche einbringen, und es ging wirklich darum, Verbindungen und Gemeinschaft zu fördern und ein bisschen Freude zu verbreiten“, erklärt Carina. Die drei Bereiche, auf die sie sich konzentrierten, waren Weiterbildung, Networking und Gemeinschaft. PlanetIMEX umfasste die drei Inseln: einer Gemeinschaftsinsel mit Strand, einer vom Wald inspirierten Weiterbildungungsinsel und einer Insel der Vernetzung, die von Schluchten, Bergen und Tälern geprägt war. Der Haupttag der Veranstaltung war der EduMonday Live, welcher der gesamten Branche kostenlos zur Verfügung stand und den Teilnehmern eine Fülle von Bildungsinhalten bot. Es gab auch einen Fachausbildungstag, der aus drei Tracks bestand und sich an Verbände, Unternehmen und Agenturen richtete. Jeder dieser Tracks enthielt wiederrum einen eigenen Fachtrack. Die Tracks waren jeweils drei Stunden lang, mit eingebauten Networking- und geselligen Veranstaltungen, Podiumsdiskussionen und Hauptrednern. Dies erforderte einen hohen Koordinationsaufwand, da die Events mehrere Arten von Anmeldungen, Eventanwendungen und Netzwerkfähigkeiten erforderte. Auchsollte das Publikum in dem Event optimaleingebunden sein. Das IMEX-Team arbeitete eng mit Cvent zusammen, um die besten Schritte für die Durchführung der Veranstaltung zu finden
Nahtlose Teilnehmererlebnisse
Die Integration aller technischen Lösungen schuf ein nahtloses Erlebnis für die Teilnehmer, was eine grundlegende Anforderung für IMEX war. Es sollte sichergestellt werden, dass die Teilnehmer beim Übergang von der Registrierung in den virtuellen Veranstaltungsraum und in die Event-App keine Hindernisse oder Komplikationen in der virtuellen Umgebung haben. Carina erklärt: „Bei der Registrierung wählten Sie z.B. dieSessionsA, B und C, in der CrowdCompass-App wurden diese Sessionsautomatisch in Ihrem Terminplan dann gespeichert. Sie konnten diese direkt anklicken und die Zoom-Umgebung aufrufen“. Die Mobile Event-App von Cvent wurde auch genutzt, um den Austausch zwischen Referenten und Teilnehmern der Veranstaltungen zu ermöglichen. „Wir nutzten die CrowdCompass-App auch für das interaktive Element, sodass Sie auch mit anderen Teilnehmern auf der Veranstaltung chatten und über die App auf Umfragen und Fragen-und-Antworten zugreifen konnten“, fügt Carina hinzu. Teilnehmer konnten über ihr Telefon auf die App zugreifen, was diesen einen zweiten Bildschirm bot, auf dem sie zu den Veranstaltungen beitragen und mit anderen Teilnehmern und Rednern interagieren konnten. „Dieser zweite Bildschirm war sehr wertvoll. Damitkonnten sie ihre Veranstaltung auf ihrem Computerbildschirm verfolgen und ihren zweiten Bildschirm auf ihrem Mobiltelefon für das Vernetzungselement geöffnet haben, als auch den Rednern Fragen stellen“.
Carina und ihr Team arbeiteten mit Cvent und Cvents Partner 6Connex zusammen, um die vollständige virtuelle Erfahrung zu schaffen, die einen nahtlosen Datenfluss zwischen den Systemen ermöglicht. „Über das Partnernetzwerk von Cvent nutzten wir das 6Connex-System, und die Registrierungsdaten von Cvent konntenan das 6Connex-System weitergeleitet werden, wo wir die virtuelle Umgebung schufen“, sagt Carina. Dieser automatisierte Prozess ermöglichte den Teilnehmern einen einfachen Zugriff auf die virtuelle Veranstaltung mit einem sicheren und effizienten Benutzererlebnis. „Wenn Sie sich zum Beispiel für den EduMonday live angemeldet haben, wurde Ihnen ein Link zugesandt“, fügt Carina hinzu. „Wenn Sie auf diesen Link klickten, wurden Sie direkt zur virtuellen Umgebung weitergeleitet, über die Sie dann auf alle Weiterbildungssessions zugreifen konnten, die wir für den EduMonday live eingerichtet hatten.“
Wie Carina anmerkt war es über diese integrierten Systeme auch möglich, wertvolle Daten zu sammeln. Sie sagt: „Durch dieses System waren wir in der Lage, sehr reichhaltige Daten darüber zu erhalten, was die Menschen taten, wohin sie gingen, was sie sahen und wie lange sie im System waren. Dadurch erhielt die IMEX detaillierte Einblicke in den Event, die für künftige Veranstaltungen wertvoll sein werden.“
PlanetIMEX
Das Programm von PlanetIMEX bestand aus 45 Sessions die strategisch darauf ausgerichtet waren, die aktuelle Situation und ihre Bedeutung für die Zukunft der Branche zu erörtern. Sie brachten 44 Redner und Moderatoren von Weltrang als Gastgeber für Thought-Leadership-Diskussionen, spannende Seminare und Networking-Veranstaltungen zusammen.IMEX wusste, dass es eine Herausforderung sein würde, in einer virtuellen Umgebung die Aufmerksamkeit der Menschen zu halten, in der sie anfälliger für Ablenkungen sind.
Um die Interaktion innerhalb all dieser Sessions zu erhöhen, griffen sie auf die CrowdCompass-App zurück, sodass die Menschen effektiver teilnehmen konnten. „Zu Beginn jeder Session erwähnte der Moderator die App. Wir haben die Leute dazu gedrängt, die App für das Networking, für Fragen-und-Antworten und für Umfragen zu nutzen", sagt Carina. Dies führte zu einer 95-prozentigen Akzeptanz der App unter den Teilnehmern der Veranstaltung. Dank der Marketingbemühungen des Teams erreichte diese Botschaft die richtigen Kontaktpunkte. Sie wussten, dass dies eine der wichtigsten Kommunikationsquellen sein würde. Es gab über 9.000 Benutzerbeiträge, einschließlich Social Media Shares und In-App-Networking, über 42.000 allgemeine Engagementpunkte wie die Nutzung von Lesezeichen für Referenten und das Ansehen von Sponsorenseiten, als auch die EduMonday Live-App wurde insgesamt 38.000 Minuten aufgerufen.
Am Tag von EduMonday Live hat die IMEX eine Superstar-Truppeaus eigenen internen Mitarbeitern, Projektmanagern von Streamlined Communications und einigen der Sendeexperten von Cvent ins Leben gerufen, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Dank der Integration flossen die in Cvent gesammelten Daten in die virtuelle Umgebung ein, die für Zoom-Ansichten verwendet wurde, um einen nahtlosen und sicheren Ablauf für die Teilnehmer zu gewährleisten.
Hinter den Kulissen wurden Redner und Moderatoren koordiniert, während das Team die Übergänge von Zoom-Session zu Zoom-Session orchestrierte. Die Teilnehmer wurden mit detaillierten Verbindungsanweisungen und Erinnerungen ausgestattet, um leicht durch die virtuelle Umgebung zu navigieren, als auch auf diese Weise konnte IMEX die Synchronität der Systeme in Echtzeit verfolgen. „Für EduMonday hatten wir fast 6.000 Teilnehmer registriert, von denen fast 50% teilnahmen. Die Hälfte dieser Leute war ganz neu auf der IMEX, so dass dies an sich schon sehr wichtig für uns war“, sagt Carina. „Wir kamen mit Leuten in Kontakt, die noch nie auf einer Messe waren, und haben sie in unsere Welt gebracht. Das hat uns sehr gefreut“, sagt Carina. Carina erklärt, dass von denen, die am Event teilnahmen und mehrere Veranstaltung besuchten, „in allen 45 Veranstaltungen 12.500 Plätze belegt waren“. Sie haben auch hohe Website-Besuchsraten vor, während und nach der Veranstaltung festgestellt. Dort, wo „25.000 Einzelpersonen auf PlanetIMEX zugegriffen haben, betrug die Verweildauer zwischen vier und sieben Minuten, was für eine online Teilnahme sehr hoch ist“, bemerkt Carina
Carina betont, dass das, was bei dieser Umstellung in dieser kurzen Zeit wirklich geholfen hat, vor allem die Teams waren, die da waren, um sich gegenseitig zu unterstützen. Alle Beteiligten verstanden den Nutzen für die Teilnehmer, die Organisatoren und die gesamte Branche und arbeiteten an den Wochenenden und sogar an Feiertagen, um dem Event zum Erfolg zu verhelfen. Sie wussten, dass das Event die Maßstäbe für die Widerstandsfähigkeit der Eventbranche setzt, und als solchesmusste die IMEX-Gruppe die Herausforderung meistern, dieses monumentale Ereignis erfolgreich aufzulegen.
Carina und ihr Team waren mit den Ergebnissen und dem Feedback der Veranstaltung sehr zufrieden. Sie stellt fest: „Das Feedback war phänomenal in Bezug auf das Engagement bei den Veranstaltungen, die sozialen Aktivitäten, den IMEX-Verlauf und die 1.500 Einzeltermine, die vereinbart wurden. All diese Dinge waren große Erfolge“.
Die Zukunftsaussichten
Carina ist zuversichtlich, dass nach dem Abklingen der globalen Pandemie die Zukunft für Live-Events rosig aussieht. „Ich zweifle nicht im Geringsten daran, dass die Menschen, wenn sie zu Live-Veranstaltungen zurückkehren, diese auch auf einer sehr tiefen und emotionalen Ebene genießen werden“, betont sie. Sie werden auch den Wert von Live-Veranstaltungen auf einer tieferen Ebene den je zu schätzen wissen. Carina vermutet: „Ich weiß, dass sich die Leute, wenn sie zu Live-Events zurückkehren, daran erinnern werden, warum Live-Events so wichtig sind und warum sie für die Geschäftstätigkeit effektiver sind.“
