Einladungen geben den Ton für jedes Event an. Aber wie gestalten Sie eine Einladung, die Ihre potenziellen Kund:innen und Gäste dazu bringt, sich anzumelden? Das ist eine Frage, die sich heutzutage viele Eventplanende und Marketingprofs stellen. Denn die Zahl der Events und die der Marketingkanäle nimmt stetig zu. Ist die Konkurrenz stark, müssen auch Ihre Eventeinladungen überzeugen. Wie Ihnen das gelingt, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Warum sind Eventeinladungen so wichtig?
Gut gestaltete Eventeinladungen erzeugen Spannung und vermitteln wichtige Details auf eine Weise, die ein positives Eventerlebnis auslöst. Ihre Einladungen können:
- Interesse und Teilnahme anregen:
Eine ansprechende Eventeinladung weckt das Interesse bei Ihrer Zielgruppe und macht Lust auf die Veranstaltung, was die Teilnehmendenzahl erhöht. Je mehr Sie die besonderen Aspekte hervorheben, die man verpassen könnte, desto mehr FOMO werden Sie erzeugen. Mehr FOMO = mehr Gründe, sich zu registrieren.
- Die Erwartungen an die Veranstaltung festlegen:
Die Eventeinladung liefert erste Informationen über den Sinn bzw. das Ziel des Events, den Stil und die Atmosphäre der Veranstaltung. So erfahren Ihre Gäste, was sie erwarten können.
- Die Markenidentität widerspiegeln:
Schon mit der Eventeinladung können Sie als Event- oder Marketingprofi die visuelle Identität ihrer Organisation oder Marke durch Designelemente unterstreichen. Wenn die Markenbekanntheit zu den KPIs Ihrer Veranstaltung gehört, sollten Sie sicherstellen, dass diese in Ihrer Einladung deutlich sichtbar ist. Ist Ihre Marke hingegen schon bekannt, nutzen Sie dies zu Ihrem Vorteil und stellen Sie Ihre Marke stets in den Mittelpunkt. So kurbeln Sie die Zusagen für Ihr Event an.
- Wichtige Details vermitteln:
Die Eventeinladung sollte die wichtigsten Details wie Datum, Uhrzeit, Veranstaltungsort, Informationen zum Anmeldeweg und alle weiteren Informationen enthalten, die Ihre potenziellen Gäste schon vorab wissen müssen. Natürlich können Sie auch weitere Details auf der Anmeldeseite der Veranstaltung oder in späteren Mitteilungen angeben. So stellen Sie ein ausgewogenes Verhältnis zwischen wichtigen Informationen und spannenden Details für Ihre Einladungen her.
- Einen bleibenden Eindruck hinterlassen:
Qualitativ hochwertige, kreative Einladungen hinterlassen einen starken ersten Eindruck und bilden die Grundlage für ein eindrucksvolles Eventerlebnis. Wenn Ihre Einladungen langweilig sind, schließen die Empfänger:innen schnell darauf, dass auch Ihre Veranstaltung langweilig sein wird. Sind Ihre Eventeinladungen hingegen interessant, verlockend und vielleicht sogar witzig, erscheint Ihre Veranstaltung gleich vielversprechender.
- Erleichtern die Planung der Veranstaltung:
Wenn Ihre Eventeinladungen eine Option für eine schnelle Rückmeldung bieten oder die Empfänger:innen direkt zu einer Anmeldeseite leiten, können Sie als Planer:in die Anmeldungen leichter verwalten und die Teilnehmendenzahl einschätzen und kalkulieren. Sobald Sie Ihre Eventeinladungen verschickt haben, erhalten Sie anhand der ersten Anmeldungen ein Gefühl dafür, wie attraktiv Ihre Veranstaltung ist.
Das sollte in einer Eventeinladung enthalten sein
Eventeinladungen sind wichtig, um potenzielle Teilnehmende über die Veranstaltung zu informieren und ihnen die Entscheidung zu erleichtern, ob sie teilnehmen möchten. Eine gut gestaltete Einladung enthält in der Regel:
- Name der Veranstaltung, Datum, Uhrzeit, Ort und Website oder Kontaktinformationen
- Hochkarätige Redner oder besondere Inhalte
- Anweisungen zur Anmeldung
- Anreisehinweise und Hinweise zum Veranstaltungsort
- Vorteile einer Teilnahme, insbesondere einzigartige Erlebnisse
Praxistipp: Nutzen Sie Event-Marketing-Software, um Ihre Eventeinladungen, Nachfassaktionen und Analysen zu optimieren. Mit der richtigen Software können Sie den Versand von E-Mail-Einladungen und Erinnerungen an potenzielle Teilnehmende automatisieren. Außerdem erhalten Sie durch Öffnungs- und Klickraten wichtige Insights zur Optimierung der Kampagnen.
Mit einer Software für das E-Mail-Marketing von Events können Sie gezielte Kampagnen erstellen, die Anmeldungen fördern und die Erfolg Ihrer Eventeinladungen maximieren.
Das macht eine erfolgreiche Eventeinladung aus
Eine wirklich überzeugende Einladung erfordert etwas mehr Finesse als die oben vorgestellten Basics. Unter den vielen Eventeinladungen fallen jene besonders positiv auf, die folgende Tipps beherzigen:
1. Personalisierte Begrüßung
Wenn Sie Einladungen zu Ihren Veranstaltungen verschicken, sollten diese individualisiert sein – mindestens in der Begrüßung. Warum? Niemand mag es, mit E-Mails zugemüllt zu werden. Um also sicherzustellen, dass Ihr:e Empfänger:in weiß, dass Sie sich für ihn oder sie als Individuum interessieren, sollten Sie ihn oder sie mit seinem Namen ansprechen.
Es ist nur ein kleines Detail, und doch ist es erstaunlich, wie viele Einladungen zu Veranstaltungen ohne einen Hauch von Höflichkeit im Posteingang landen.
2. Nutzenversprechen an vorderster Stelle – what’s in for me?
Stellen Sie Ihr Wertangebot in den Vordergrund. Natürlich müssen die Teilnehmenden wichtige Informationen wie das Datum und die Uhrzeit Ihrer Veranstaltung erfahren, allerdings sollten Sie zuerst aufzeigen, warum sie sich überhaupt für Ihre Veranstaltung interessieren sollten.
Wenn die Empfänger:innen den (Mehr-)Wert Ihrer Veranstaltung nicht sofort erkennen können, werden sie sich dann überhaupt dafür interessieren, wann sie stattfindet? Unwahrscheinlich.
Ganz gleich, ob es sich um eine grandiose Speakerliste, außergewöhnliche Produktvorstellungen oder einfach nur um ein einzigartiges Erlebnis handelt, nutzen Sie das größte Verkaufsargument Ihrer Veranstaltung, um sie potenziellen Teilnehmenden schmackhaft zu machen. Denken und formulieren Sie den Wert Ihres Events aus der Perspektive Ihrer Gäste.
3. Ein klarer Aufruf zum Handeln, der tatsächlich zum Handeln anregt
CTAs sollten zum Handeln auffordern, ohne aufdringlich zu sein und sie sollten die nächsten Schritte andeuten. Außerdem sollten sie so interessant sein, dass man wissen möchte, wohin der Button führt.
Versuchen Sie anstelle der müden alten Klassiker wie “Registrieren Sie sich hier” eine der folgenden Varianten:
- Halten Sie mir einen Platz frei!
- Vermeiden Sie das FOMO: Klicken Sie hier
- Das Unvergessliche erwartet Sie!
- Ich bin begeistert - melden Sie mich an!
Praxistipp: Fügen Sie ein aktives Verb auf den Button ein. Schon allein diese Daumenregel wird Ihnen helfen, sich von den klassischen Texten wie “mehr” oder “hier” zu lösen.
4. Zeigen Sie, was Ihr Event auszeichnet
Viele Veranstaltungen innerhalb derselben Branche oder Community können einander sehr ähnlich sein. Es ist Ihre Aufgabe, deutlich zu machen, was Ihre Veranstaltung von den anderen unterscheidet.
Wenn Sie z. B. eine Reihe hervorragender Redner:innen haben und Ihre Veranstaltung die einzige ihrer Art ist, die den Teilnehmern die Möglichkeit bietet, eine Zertifizierung zu erwerben, sollten Sie diese beiden Elemente hervorheben.
Natürlich sollte das Hauptangebot in Ihrer Einladung immer noch Vorrang haben, da es fast Personen alle Ihrer Zielgruppe ansprechen sollte, während Ihr einzigartiges Element eher einen kleinen Aspekt darstellen könnten.
Solche Elemente könnten sein:
- Schulungs- und Zertifizierungsmöglichkeiten
- Interaktive Sessions
- Gelegenheiten zum Networking
- Auszeichnungen
- Workshops mit Expert:innen
5. Das macht eine wiederkehrende Veranstaltung zu einem besonderen Ereignis
Wenn Ihre Organisation wiederkehrende Veranstaltungen durchführt, wie z. B. jährliche Tagungen oder Konferenzen, Sales Kick-Offs, Launches oder interne Events, sollten Sie in Ihrer Einladung deutlich machen, was den Unterschied zwischen dieser und der nächsten Ausgabe Ihrer Veranstaltung ausmacht.
Wenn jemand schon einmal an Ihrem Event teilgenommen hat und ein großartiges Erlebnis hatte, bedeutet das nicht unbedingt, dass er oder sie sich gleich wieder anmeldet. Es kann sogar das Gegenteil der Fall sein. Manch eine:r hat bereits einmal an Ihrer Veranstaltung teilgenommen und geht daher davon aus, dass er oder sie bereits von Ihrer Veranstaltung profitiert hat und eine Wiederholung nicht nötig ist. Es ist Ihre Aufgabe, ihn oder sie davon zu überzeugen, dass es sich lohnt, wieder zu Ihrem Event zu kommen.
6. Vermitteln Sie ein Gefühl der Dringlichkeit
Wie alle Marketingprofis wissen, verkauft sich Dringlichkeit gut. Können Sie Ihre potenziellen Teilnehmenden davon überzeugen, dass sie eine großartige Gelegenheit verpassen, wenn sie nicht schnell handeln, ist die Anmeldechance deutlich höher.
Sie können die Dringlichkeit beispielsweise mit diesen Formulierungen unterstreichen:
- Diese Veranstaltung ist schnell ausverkauft.
- Verpassen Sie diese Gelegenheit nicht.
- Der Countdown beginnt ...
- Profitieren Sie von unseren Early Bird Preisen …
- Es ist noch nicht zu spät, sich günstig anzumelden.
7. Bieten Sie Anreize zur Eventteilnahme an
Was lieben Menschen mehr als kostenfreie Dinge? Wenn Sie die Möglichkeit haben, sollten Sie Anreize für Wettbewerbe oder Add-ons anbieten, z. B. für eine frühzeitige Anmeldung, für die Teilnahme an der Veranstaltung als einer der Ersten oder für die Verbreitung Ihrer Veranstaltung in den sozialen Medien.
Zu den Preisen können kostenfreie Marken-Artikel, Zugang zu VIP-Veranstaltungen, Rabattcodes, wertvolle Sachpreise, Geschenkkarten, Gutscheine für Erlebnisse - wie z.B. das Folgeevent im nächsten Jahr - und vieles mehr sein.
8. Überlassen Sie Ihren Fans das Marketing
Der Einsatz von Erfahrungsberichten ehemaliger Teilnehmenden kann sowohl Ihrer Veranstaltung und Ihrer Marke Glaubwürdigkeit verleihen, als auch neue Gäste dazu verleiten, sich eingehender mit Ihrer Veranstaltung zu befassen und sich schließlich zu registrieren.
9. Fesseln Sie das Auge mit fotografischen Beweisen
Manchmal kann ein tolles Foto von einem vergangenen Event oder ein Bild, das Ihren Veranstaltungsort wirklich zur Geltung bringt, jemanden dazu bewegen, mehr über Ihre Veranstaltung zu erfahren. Wenn Sie großartige Bilder haben, nutzen Sie sie zu Ihrem Vorteil. Außerdem es kann nicht schaden, Ihren E-Mail-Text ein wenig aufzulockern.
10. Erstellen Sie kohärente, markenbezogene Kommunikation
Branding ist bei Eventeinladungen sehr wichtig. Wenn Ihre E-Mail-Einladung nicht mit dem Erscheinungsbild Ihrer Website übereinstimmt, werden Sie wahrscheinlich alle verwirren.
Stellen Sie daher sicher, dass das Design Ihrer E-Mail der Eventwebsite entspricht, um ein einheitliches, konsistentes Benutzererlebnis zu schaffen.
Denken Sie an die DSGVO
Ihre Eventeinladung sollte natürlich auch DSGVO-konform sein. Denken Sie stets daran, dass Sie personenspezifische Daten verarbeiten, sobald Sie eine Person direkt einladen. Nutzen Sie hierfür Tools wie die Cvent-Suite und Prozesse, die DSGVO-konform sind.
Digital oder analog?
Bevor Sie mit der Produktion Ihrer Eventeinladung beginnen, sollten Sie festlegen, welche Art von Einladungen Sie versenden wollen: Digital oder analog.
Es kann zu Ihrer Zielgruppe passen, eine gedruckte Eventeinladung zu versenden. Digitale Einladungen jedoch bieten einige Vorteile gegenüber den gedruckten Varianten. Printeinladungen zeichnen sich oft durch diese Nachteile aus:
- Hohe Kosten: Druck-, Versand- und Gestaltungskosten summieren sich je nach Verteilergröße recht schnell.
- Aufwändige Personalisierung: Gedruckte Karten erfordern das Handling von Serienlisten und -Etiketten oder händische Eintragen von Namen. Beides ist aufwändig.
- Anmeldehürden – Bruch im Anmeldeprozess: Eine sofortige Zu- oder Absage ist für die potenziellen Gäste nicht möglich. Die Eingeladene müssen meist eine Website besuchen, um sich dort zu registrieren
5 Vorlagen für E-Mail-Einladungen für Ihr Event
Verschiedene Veranstaltungen erfordern unterschiedliche Ansätze für Einladungs-E-Mails, die jeweils auf die Besonderheiten der Veranstaltung und die Erwartungen Ihres Publikums zugeschnitten sind.
Hier sind 5 Vorlagen, mit denen Sie sicherstellen können, dass Ihre Eventeinladungen ein Erfolg werden:
1. Webinar-E-Mail-Einladungsvorlage
Weisen Sie Ihre Zielgruppe auf den Wert des Webinars hin. Heben Sie die wichtigsten Erkenntnisse hervor, um Ihre Teilnehmenden dazu zu bewegen, Zeit mit Ihnen zu verbringen.
E-Mail-Vorlage:
Betreff: Erweitern Sie Ihre Fähigkeiten: Exklusives Webinar zu [Thema]
E-Mail-Text:
Hallo [Name des Empfängers],
wir laden Sie herzlich zu unserem kommenden Webinar ein: „[Webinar-Thema]“!
Wann: [Datum und Uhrzeit]
Wo: Online – nehmen Sie von überall aus teil!
Tauchen Sie ein in die neuesten Erkenntnisse aus [Branche/Bereich] mit unserem Experten [Name des Referenten], der [Thema] erörtern und Strategien zu [Thema] aufzeigen wird.
Warum Sie teilnehmen sollten?
Lernen Sie modernste Techniken und Tools kennen
Tauschen Sie sich mit Branchenkollegen aus
Gewinnen Sie wertvolle Erkenntnisse, die Sie sofort in Ihrer Arbeit anwenden können
Reservieren Sie jetzt Ihren virtuellen Platz - die Plätze sind schnell vergeben.
CTA-Button Text: Meinen Platz sichern
Wir freuen uns auf Ihre Teilnahme und eine spannende Lernerfahrung.
P.S. Sie können nicht live dabei sein? Registrieren Sie sich trotzdem [LINK], und wir schicken Ihnen die Aufzeichnung zu.
2. E-Mail-Einladungsvorlage für einen Produktlaunch
Erzeugen Sie Begeisterung mit einer Mischung aus Information und Faszination, ohne zu viel zu verraten.
E-Mail-Vorlage:
Betreff: Seien Sie der Erste, der unsere neueste Innovation erlebt!
Tipp: Splitten Sie die Betreffzeile und senden Sie diese in der richtigen Gender-Ansprache an die Empfänger:innen zu.
E-Mail-Text:
Hallo [Name],
mit großer Freude laden wir Sie zur exklusiven Einführung unserer neuesten Innovation ein - [Name des Produkts/der Dienstleistung].
Datum: [Einführungsdatum]
Uhrzeit: [Einführungszeit]
Ort: [Veranstaltungsort/Online-Plattform]
Hier ist ein kleiner Einblick in das, was Sie erwartet:
Erster Einblick: Seien Sie unter den Ersten, die die Funktionen und Vorteile von [Name des Produkts/Dienstleistung] kennenlernen.
Blick hinter die Kulissen: Erfahren Sie von unserem visionären Team die Geschichte der Entwicklung.
Live-Vorführung: Erleben Sie die Möglichkeiten unseres neuen Produkts/unserer neuen Dienstleistung in Aktion.
Expert:innen-Einblicke: Gewinnen Sie wertvolle Einblicke von Branchenführern über die Auswirkungen unseres neuesten Angebots.
Netzwerken: Knüpfen Sie Kontakte zu gleichgesinnten Fachleuten und Branchenvertreter:innen.
Dies ist mehr als eine Markteinführung, es ist der Beginn eines neuen Kapitels in [Branche/Bereich] und Ihre Anwesenheit wäre die perfekte Ergänzung zu unserer Feier.
CTA-Button Text: Melden Sie sich an, um beim Launch dabei zu sein.
Die Plätze sind begrenzt und die Vorfreude ist groß. Sichern Sie sich noch heute Ihren Platz und nehmen Sie mit [Name Ihres Unternehmens] an der Innovationswelle teil.
P.S. Aufregende Werbegeschenke und exklusive Angebote warten auf unsere Teilnehmerinnen und Teilnehmer. Verpassen Sie es nicht.
3. E-Mail-Vorlage für die Einladung zur Konferenz
Stellen Sie die Bildungs- und Networking-Möglichkeiten vor und heben Sie die Redner:innen hervor, um das Interesse zu wecken.
E-Mail-Vorlage:
Betreff: Kontakte knüpfen, lernen und Innovationen erleben – auf der [Name der Konferenz]!
E-Mail-Text:
Lieber [Name],
verpassen Sie nicht die [Konferenz] von [Name des Unternehmens] mit über [Anzahl] Branchenführern. [Name der Konferenz] ist mehr als nur eine Konferenz; es ist eine gemeinsame Reise in die Zukunft von [Branche/Bereich]. Es ist ein Ort, an dem Innovation auf Chancen trifft.
Datum: [Veranstaltungsdatum]
Uhrzeit: [Uhrzeit der Veranstaltung]
Ort: [Veranstaltungsort]
In diesem Jahr freuen wir uns darauf, eine außergewöhnliche Auswahl an Redner:innen, anregende Podiumsdiskussionen und unvergleichliche Networking-Möglichkeiten zusammenzubringen.
Was steht auf der Tagesordnung?
Aufschlussreiche Keynotes: [Details hinzufügen]
Interaktive Podiumsdiskussionen: [Details hinzufügen]
Gelegenheiten zum Networking: Knüpfen Sie Kontakte zu Gleichgesinnten, Branchenführern und potenziellen Mitarbeitern.
Exklusive Workshops: [Details hinzufügen]und Abend-Veranstaltungen.
Ganz gleich, ob Sie tiefere Einblicke in die Branche gewinnen, sinnvolle Kontakte knüpfen oder Ihre neuesten Arbeiten präsentieren möchten, [Name der Konferenz] ist der richtige Ort für Sie.
CTA-Button Text: Sichern Sie sich Ihren Frühbucherpreis!
Sichern Sie sich Ihren Platz und profitieren Sie von unseren Frühbucherpreisen bis zum [Frühbucherfrist].
Die detaillierte Agenda und die Liste der Redner:innen finden Sie hier [LINK].
Wir freuen uns darauf, Sie zu einer neuen Art des Lernens und der Vernetzung begrüßen zu dürfen.
P.S. Bleiben Sie auf dem Laufenden! Beteiligen Sie sich an der Diskussion auf [Social Media Hashtags/Plattformen] und erhalten Sie Live-Updates im Vorfeld der Veranstaltung.
4. Award-Event Einladungsvorlage
Feiern Sie herausragende Leistungen in der Branche, indem Sie den Sinn der Veranstaltung erläutern und die Nominierten ehren, ohne die finale Überraschung zu verderben.
E-Mail-Vorlage:
Betreff: Erleben Sie mit uns einen Abend der Spitzenleistungen bei [Name der Preisverleihung]
E-Mail-Text:
Lieber [Name],
kommen Sie am [Datum] am [Ort] zu einer Nacht der Anerkennung bei der [Preisverleihung Name].
Wir versammeln die besten Köpfe der [Name der Branche], um die herausragenden Leistungen und Innovationen zu würdigen, die unsere Branche in diesem Jahr vorangebracht haben. Die diesjährigen Kategorien umfassen [Liste einiger Kategorien], und die Nominierten haben neue Maßstäbe für uns alle gesetzt.
Wir freuen uns darauf, ihre Beiträge zu würdigen und diesen denkwürdigen Abend mit Ihnen zu teilen.
Lassen Sie uns gemeinsam ein Glas auf diejenigen erheben, die mit ihrer Vision und ihrem Engagement den Weg geebnet haben. Seien Sie dabei, wenn wir Ihnen einen unvergesslichen Abend versprechen.
CTA-Button Text: Unterstützen Sie Ihre Kollegen - Antworten Sie bis zum [Deadline]!
Die vollständige Liste der Nominierten und Details zur Veranstaltung finden Sie hier [LINK]!
5. Einladungsvorlage für Kundenevent
Bringen Sie Ihre Dankbarkeit zum Ausdruck und stellen Sie die Kund:innen in den Mittelpunkt der Veranstaltung, um ihnen ein persönliches Erlebnis zu bieten.
E-Mail-Vorlage:
Betreff: Ein besonderes Dankeschön von [Name des Unternehmens]!
E-Mail-Text:
Hallo [Name],
Wir möchten SIE feiern!
Begleiten Sie uns zu einem Abend, der unseren Stars gewidmet ist - unseren Kund:innen.
Sie sind herzlich eingeladen zur [Name Ihres Unternehmens]'s Customer Appreciation Night!
Datum: [Datum der Veranstaltung]
Uhrzeit: [Uhrzeit der Veranstaltung]
Veranstaltungsort: [Veranstaltungsort]
Hier ist, was wir für Sie auf Lager haben:
Gourmet-Häppchen und Drinks: Lassen Sie sich von den feinsten Aromen verwöhnen, die unsere Köche zu bieten haben.
Live-Unterhaltung: Genießen Sie die Melodien und Bewegungen von einigen der besten Künstler:innen der Stadt.
Exklusive Vergünstigungen: Seien Sie der/die Erste, der/die einen Blick auf unsere neuen Produkte und Dienstleistungen wirft.
Anregende Gespräche: Tauschen Sie sich mit unserem Team aus und erzählen Sie uns Ihre Geschichten, die uns jeden Tag inspirieren.
Überraschungsgeschenke: Denn eine Party ohne Geschenke ist nur ein Treffen.
Ihre Anwesenheit bedeutet uns sehr viel und wir freuen uns darauf, den Abend mit Ihnen zu feiern.
Dress to impress und feiern Sie mit uns einen Abend, an dem es nur darum geht, SIE zu feiern.
CTA-Button Text: Meinen Platz sichern.
Das Auge isst mit – gestalten Sie die Optik ansprechend
Achten Sie darauf, dass Ihre Eventeinladung ansprechend gestaltet ist. Nutzen Sie dafür attraktive Bilder, die positive Emotionen hervorrufen. Beachten Sie außerdem die Farbwahl und -wirkung bei allen grafischen Elementen.
So hat Rot beispielsweise eine Signalwirkung. Sie signalisiert Achtung, Feuer, Gefahr und erzeugt Aufmerksamkeit. Was in Rot gestaltet ist, fällt auf – kann allerdings auch aggressiv wirken.
Denken Sie bei der Gestaltung ebenfalls an die richtige Typografie:
- Entscheiden Sie sich für zwei verschiedene Schriftarten.
Wählen Sie eine auffälligere für die Überschrift auf der Vorderseite und eine gut lesbare für die Rückseite.
- Meiden Sie zu ähnliche Schriftarten zu verwenden, da sie sich nicht gut ergänzen.
- Stellen Sie sicher, dass die Schriften einen ausreichenden Kontrast zum Hintergrund hat.
- Achten Sie auf ausreichende Einzüge und Zeilenabstände, um die Lesbarkeit zu erhöhen.
Noch ein paar Praxistipps für erfolgreiche Eventeinladungen
Die Gestaltung einer ansprechenden Einladung für ein Event ist entscheidend für die Steigerung der Teilnehmendenzahlen. Eine überzeugende Einladung lockt potenzielle Teilnehmer:innen an, spiegelt den Wert der Veranstaltung wider und enthält wichtige Eventdetails.
Wenn Sie mit dem Entwurf Ihrer eigenen Eventeinladungen beginnen, denken Sie an diese Aspekte:
- Gestalten Sie Ihr Event so, dass sie neugierig macht: Egal, ob es sich um einen prägnanten Eventnamen oder einen faszinierenden Slogan handelt, Ihre Veranstaltung sollte sich so gut wie möglich selbst verkaufen.
- Immer nachfassen: Wie jede gute Kommunikationsstrategie sollten auch Ihre Veranstaltungseinladungen keine einmalige Angelegenheit sein. Entwickeln Sie eine Marketingstrategie, die ein rechtzeitiges Follow-up vorsieht und neue Informationen und Anreize zur Anmeldung bietet, je näher das Event rückt.
- Helfen Sie den Teilnehmenden, sich anzumelden: Wenn Sie eine kostenpflichtige Veranstaltung durchführen, müssen Sie sowohl die Teilnehmenden überzeugen, dass es sich lohnt, als auch deren Arbeitgeber:innen oder Interessenvertreter:innen. Wer auch immer die finanziellen Fäden in der Hand hält, hat das letzte Wort. Überlegen Sie sich also, ob Sie vielleicht einen One-Pager mit den Vorteilen der Teilnahme einfügen, den die potenziellen Teilnehmenden weitergeben können, um die Zustimmung ihrer Vorgesetzten zu erhalten.
- Messen Sie den Erfolg Ihrer Eventeinladungen: Wie bei jeder Marketingkommunikation sollten Sie Ihre Einladungen nicht blindlings verschicken. Verwenden Sie gute Marketing-E-Mail-Software, um die Öffnungs- und Klickraten zu verfolgen und vergleichen Sie diese mit den Anmeldezahlen, um den Erfolg Ihrer Einladungen für die Zukunft zu bewerten.
- Befragen Sie die Teilnehmenden: Um den Erfolg Ihrer Veranstaltungen zu messen und zu verstehen, was sie überzeugt hat, sich anzumelden, verwenden Sie eine Online-Umfrage-Software, mit der Sie die Ergebnisse einfach versenden und analysieren können. Pro-Tipp: Studien zeigen, dass das Versenden von Einladungen zu Umfragen an Montagen die höchsten Antwortquoten erzielt.
Fazit
Ganz gleich, ob Sie ein kleines Meeting oder eine große Konferenz veranstalten, die Erstellung strategischer Eventeinladungen ist unerlässlich. Nutzen Sie diese Tipps und Vorlagen für Ihre Eventeinladungen.
