Bei der Vorbereitung meines 13-jährigen Sohnes auf eine weitere Woche virtuellen Heimunterrichts sprachen wir kürzlich über grundlegende Benimmregeln für den Online-Unterricht.
Einige der Ratschläge, die er sich anhören musste, waren: Sei pünktlich vor Deinem Bildschirm, stöhne nicht auf, wenn Dir eine Frage gestellt wird, mache einen gepflegten Eindruck und hör auf, Minecraft hinter Deinem Browser zu verstecken.
Als ich diese elterliche Einsicht vermittelte, kam mir der Gedanke, dass diese Lektionen über die Grundlagen für gutes Benehmen zwar für einen Besprechungsraum im Büro genauso gelten wie für ein Klassenzimmer; aber da seit so langer Zeit niemand von uns mehr einen Fuß in ein echtes Büro gesetzt hat, ist die Wahrscheinlichkeit relativ groß, dass wir alle unsere Ansprüche ein wenig vernachlässigt haben, wenn es um die Teilnahme an virtuellen Meetings geht.
So bemerkt ohne Videoübertragung zum Beispiel niemand, wenn Sie zur Arbeit mit Hemd und Krawatte bekleidet sind. Aber das Kollegium bekommt natürlich mit, wenn Sie Ihre 30-Minuten-Zoom-Slots ständig überziehen.
Um das Jahr erfolgreich zu beginnen, finden Sie hier eine hilfreiche Praxisauffrischung für virtuelle Meetings.
Das Zeitfenster für Ihr Meeting großzügig planen
In der heutigen virtuellen Arbeitsumgebung ist eines der größten Ärgernisse, wenn ein für 30 Minuten angesetztes Meeting immer näher an eine Stunde heranrückt. Durch solch ein verlängertes Meeting wird nun Ihr gesamter weiterer Tag beeinflusst.
Bei der Planung Ihres virtuellen Meetings ist es immer besser, das Zeitfenster zu vergrößern, als an der zugewiesenen Zeit zu sparen.
Wenn Sie nicht abschätzen können, ob Sie alle Ziele Ihrer Besprechung in 30 Minuten erreichen können, planen Sie eine Stunde im Kalender ein. Wenn Sie das Meeting dann nach 45 Minuten abschließen, werden sich Ihre Teilnehmer über die gewonnen 15 Minuten freuen.
Eine Agenda senden
In den ersten Monaten des Lockdowns waren Agenden sehr beliebt. Zehn Monate später ist "Lass uns das über Zoom besprechen" oft der Vorbote für ein Problem, das mit einer kurzen E-Mail hätte gelöst werden können.
Die Rückkehr zu Agenda für virtuelle Meetings ermöglicht Ihnen die Bewertung, ob diese Besprechung überhaupt benötigt wird. So wissen Ihre Teilnehmer schon im Vorfeld, welche Themen besprochen werden sollen und ob sie auf dieser Grundlage weitere Teammitglieder einladen sollten.
Wenn die Teilnehmer wissen, was besprochen werden soll, ist es auch einfacher, das Meeting im vorgesehenen Zeitrahmen zu halten.
Das Meeting moderieren
Es ist viel einfacher, das Gespräch auf Kurs zu halten, wenn es einen Verantwortlichen gibt, der die Besprechung leitet.
Bitten Sie diese Person, Nebenthemen auf ein Minimum zu beschränken, und die übrigen Teilnehmer anzuhalten, ausschließlich auf die Punkte der Agenda einzugehen.
Falls Sie bemerken, dass eine Person sich nicht beteiligt, sprechen Sie sie direkt an, um Gedanken beizusteuern. Wenn alle von zu Hause arbeiten, übersieht man leicht die ersten Anzeichen für Schwierigkeiten, die Teilnehmende eventuell haben. Stellen Sie daher sicher, dass alle Anwesenden ermutigt werden, sich gleichermaßen an der Gesprächsrunde zu beteiligen.
Fragen bis zum Ende einer Präsentation zurückstellen
Erklären Sie bei einer virtuellen Schulung oder bei der Vorstellung neuer Produkte und Konzepte für interne Entscheidungsträger, dass am Ende der Präsentation Zeit für Fragen vorhanden sein wird. Bitten Sie alle Teilnehmenden bis dahin Ihre Mikrofone stumm zu schalten.
Auf diese Weise können Sie Ihre Präsentation so planen, dass Sie 15 Minuten Zeit für Fragen zur Verfügung stellen können, und Sie können Ihren Vortrag so halten, dass Sie nicht durch die Hintergrundgeräusche der anderen Teilnehmer unterbrochen werden.
Einen Protokollführer bestimmen und das Meeting aufzeichnen
Wenn Personen ihren Bildschirm freigeben, ist es schwierig für sie, gleichzeitig Notizen zu machen.
Stellen Sie virtuelle Meeting-Benimmregeln unter Beweis, indem Sie einen festgelegten Protokollführer das Gespräch protokollieren lassen, damit alle Teilnehmer nach dem Gespräch Zugang zu den Informationen haben.
Für jene Teilnehmer, die bei der Besprechung anwesend waren, sind Notizen eine gute Zusammenfassung der Informationen. Doch für diejenigen, die nicht teilnehmen konnten, ist eine Ton- oder Videoaufnahme die beste Möglichkeit, dass sie alle Informationen erhalten.
Stellen Sie sicher, dass Ihre virtuelle Meeting-Plattform über Aufzeichnungsfunktionen verfügt und dass Sie das Meeting von Anfang an aufnehmen.
Nur weil wir räumlich getrennt sind, heißt das nicht, dass wir bei den üblichen Höflichkeiten des Büroalltags nachlassen dürfen. Achten Sie darauf, die virtuellen Meeting-Etikette zu praktizieren, um Ihren Kolleginnen und Kollegen, Ihrem Unternehmen und sich selbst gegenüber Respekt zu erweisen. Es wird sich auszahlen, wenn wir alle wieder beisammen sind.
